Viele Unternehmen treibt derzeit die Frage um, wie Menschen zukünftig zusammenarbeiten und, vor allem, wie dies effektiver möglich ist. Gerade junge Mitarbeiter, die mit digitalen Medien aufgewachsen sind, möchten auch im beruflichen Umfeld Social Media und Social-Collaboration-Technologien nutzen. Wie können mittelständische Unternehmen dies sinnvoll ermöglichen und gleichzeitig davon profitieren?
Viele Entscheider in mittelständischen Unternehmen sind weiterhin skeptisch und vermeiden es, Social Collaboration strategisch oder sogar mit externer Unterstützung zu adressieren. Häufig fehlt ihnen das Fachwissen, um das Thema ganzheitlich zu betrachten. Sie arbeiten daher oft Einzelfall-basiert und betrachten beispielsweise das System für Telefonkonferenzen isoliert von einem System für dokumentenzentrierte Zusammenarbeit. Dabei wäre im Mittelstand eine ganzheitliche Betrachtung sogar einfacher, da es hier meist keine dezentralen Bereichs-ITs gibt, das Thema weniger Mitarbeiter betrifft und die Abstimmungswege verhältnismäßig kurz sind.
Diese Vorteile sollten unbekannte Mittelständler sowie Hidden Champions nutzen, um ihre Ausgangslage im War for Talents zu verbessern und jungen Fachkräften einen attraktiven, modernen Arbeitsplatz mit Möglichkeiten zur Social Collaboration zur Verfügung zu stellen. Die Bedenken gegenüber Datensicherheit und Datenschutz sind dabei natürlich zu berücksichtigen sowie durch individuell angepasste und angemessene Lösungen zu adressieren.
Strategischer Ansatz. Für eine hohe Anwenderakzeptanz und somit eine nachhaltige Verbesserung der Zusammenarbeit ist es ratsam, das Thema Social Collaboration strategisch anzugehen. Ansonsten greifen Mitarbeiter sehr schnell zu privaten Cloud-Angeboten wie beispielsweise Dropbox oder Facebook und erzeugen durch diese spontane Nutzung von Anwendungen, die nicht für den Unternehmenseinsatz geeignet sind, Sicherheitslücken. Die Einführung einer geplanten, übergreifenden Social-Collaboration-Plattform sollte dabei schrittweise erfolgen, um die nötigen Feedback-Schleifen zu ermöglichen.
In der ersten Phase gilt es, die Geschäftsstrategie in sinnvolle Unterstützungsbedarfe im Kontext von Social Collaboration zu übersetzen. Anschließend werden die IT-Landschaft und die IT-Strategie analysiert sowie der IT-Blueprint für die nächsten drei bis fünf Jahre definiert. Daraus leitet sich die Roadmap auf Basis von Wichtigkeit, Dringlichkeit und unter Management-of-Change-Aspekten ab.
Die Mitarbeiter des Unternehmens sollten frühzeitig auf die neue Lösung vorbereitet werden, um deren Akzeptanz zu erhöhen. Hierfür ist das Schaffen einer emotionalen Veränderungsbereitschaft ebenso wesentlich wie das Vermitteln der praktischen Vorteile für den Arbeitsalltag sowie das Herbeiführen der entsprechenden organisatorischen Voraussetzungen. Die Ausarbeitung einer Change Story ist ebenfalls empfehlenswert. Mit ihr können die Verantwortlichen den Mitarbeitern erklären, warum die Veränderung erforderlich ist, was sie bedeutet und was sie konkret bringt. Dies steigert die Motivation und Bereitschaft für die Änderung.
In der zweiten Phase folgen die technischen Aufgaben von Bereitstellung und Rollout. Insbesondere hier ist die Veränderung kontinuierlich kommunikativ zu begleiten. Das Management muss zudem die kulturelle Veränderung vorleben: beispielsweise Informationen teilen und Diskussionen starten, damit die Mitarbeiter davon mitgezogen werden. Außerdem sind Anwendungs- und Einsatzszenarien klar zu definieren, mit geeigneten Kommunikations- sowie Schulungsmaßnahmen zu unterstützen und das Verhalten über Vorbilder zu steuern – nicht über große Dokumentationen, Anleitungen oder Regelwerke. Unternehmen sollten dabei in kleinen, schnellen Release-Zyklen denken und keinen Big Bang durchführen, um die Komplexität für die Nutzer gering zu halten. Anschließend sind weitere Schritte ständig zu validieren. Das beinhaltet auch, sich gegebenenfalls ein Scheitern einzugestehen und ein (Teil-)Projekt abzubrechen.
Damit die Einführung der Social-Collaboration-Plattform nachhaltig ist, folgt die Stabilisierungsphase. Hier werden die erreichten – oder noch nicht erreichten – Verhaltensänderungen gemessen und, falls nötig, nachjustiert. Dabei sind natürlich entsprechende Support-Prozesse zu etablieren, um die Anwender nicht alleine zu lassen. Erfolgsstories werden unternehmensintern kommuniziert.
Tragfähiger Ansatz. Um eine wirklich tragfähige Lösung zu erreichen, sollten sich Unternehmen vergegenwärtigen, dass die meisten Top-Down-Ansätze in der Vergangenheit gescheitert sind. Entweder haben die Führungsebenen wichtige Punkte für die Alltagstauglichkeit und die praktische Nutzung der Anwendung übersehen oder die Nutzer haben sie einfach nicht akzeptiert, da sie ihnen »von oben herab« aufgezwungen wurde. Entsprechend lautet die Antwort heute: Unternehmen müssen eine intelligente Plattform intelligent bereitstellen. Dazu ist die frühzeitige Einbindung und kontinuierliche Befragung der Mitarbeiter ein Schlüsselelement.
Wird die Lösung von den Mitarbeitern akzeptiert und im Alltag genutzt, können Unternehmen im Weiteren darauf vertrauen, dass diese sich selbst intelligent organisieren. Schließlich besitzen die Kollegen ein sehr genaues Gespür dafür, welche Formen und Kanäle der Kommunikation ihnen in der täglichen Arbeit wirklich nützen. Dies gilt insbesondere dann, wenn sie Kompetenzen vernetzen oder den Kontakt zu Experten oder Kollegen aufbauen möchten, die nicht im gleichen Büro sitzen.
Zahlreiche Vorteile. Aus einer strategisch sauber verankerten Collaboration-Lösung können mittelständische Unternehmen viele Vorteile ziehen. Dies zeigt sich vor allem beim Projektmanagement. So können Projektverantwortliche oder deren Kollegen und Vorgesetzte rückwirkend sämtliche Schritte nachvollziehen und analysieren, um für künftige Projekte die Prozessschritte zu optimieren.
Chat, E-Mail und Web-Konferenz sorgen für eine reibungslose Projektkommunikation, da Team-Mitglieder sie von jeder Anwendung aus unabhängig von Ort, Zeit oder Endgerät nutzen können. Für den Unternehmenseinsatz geeignete Cloud-Angebote wie SharePoint Online oder Yammer erleichtern dabei die Einbeziehung externer Partner und Kunden. Über eine personalisierte Bereitstellung kommen die Informationen zum Mitarbeiter, sodass er sie nicht mühsam suchen muss. Letztlich verändert dies auch die gesamte Unternehmenskultur hin zu offenem Austausch und besserer Vernetzung. Wissen ist einfacher verfügbar und existiert nicht mehr ausschließlich in den Köpfen und E-Mail-Postfächern einzelner Experten.
Boris Ovcak,
Director Social Collaboration bei Campana & Schott
www.campana-schott.com