Unternehmensweite Suche: Gute Planung erleichtert die Einführung von Enterprise-Search-Lösungen

Illustration: Absmeier Geralt

Eine Enterprise-Search-Lösung im Unternehmen einzuführen, bringt viele Vorteile und ist sehr lohnenswert. Sie ermöglicht es, große Datenmengen effizienter nutzbar zu machen und bessere Entscheidungen anhand verfügbarer Informationen zu treffen. Panik vor Fallstricken bei der Einführung ist nicht angebracht, denn mit der richtigen Taktik können Firmen sie bei der Umsetzung leicht vermeiden.

 

Für Unternehmen sind Daten und Informationen extrem wertvoll. Das gilt allerdings nur, wenn die richtigen Personen darin enthaltenes Wissen auch systematisch auffinden und nutzen können. Für diesen Zweck haben sich im Businesskontext Enterprise-Search-Lösungen bewährt. Ein zentraler, intelligenter Sucheinstieg öffnet für die Belegschaft das Tor zum internen und externen Datenschatz: Damit die Einführung reibungslos funktioniert, ist – wie bei fast jeder Software – gute Planung nötig.

 

Die Nutzer im Fokus

Der Erfolg eines Enterprise-Search-Projekts steht und fällt mit den Nutzern: Sie müssen im Mittelpunkt stehen und die Software als Bereicherung und sinnvolle Unterstützung für ihre Arbeit sehen. Gespräche mit einzelnen Fachabteilungen geben Aufschluss darüber, welche Anforderungen die Kollegen – also die Nutzer – an eine neue Suchmaschine haben. Wichtig ist natürlich auch der technische und fachliche Austausch mit der IT-Abteilung, die die Lösung (die Suchmaschine, das Wissensmanagementsystem, das Informationscockpit, den suchgetriebenen digitalen Arbeitsplatz) eventuell installieren, aber in der Regel zumindest betreiben müssen.

Wissen ist Macht und je klarer die Zielvorstellungen aller Stakeholder bereits in der Planungsphase sind, desto einfacher wird die Umsetzung später. Nur so können Unternehmen die Anforderungen der Mitarbeiter in User Stories gießen, die klaren Nutzen bringen.

 

Kontinuierliche Einführung statt Big Bang Rollout

Ist die Planungsphase abgeschlossen, geht es mit der praktischen Umsetzung weiter. Damit eine Enterprise-Search-Lösung technisch überhaupt funktioniert, müssen Unternehmen ihre Daten für die Suche zugänglich machen. Die Verlockung ist natürlich groß, gleich alle internen wie externen Datenquellen anzubinden und die Suche möglichst für alle Mitarbeiter direkt bereitzustellen. Zu viel Input und zu viele angebundene Datenquellen – unabgestimmt auf die Anforderungen einzelner Bereiche – auf einmal können die Suche anfangs allerdings unübersichtlich machen, was für die Belegschaft eine Hürde bei der Nutzung darstellen würde.

Klüger ist es daher, das Suchprojekt zunächst lediglich mit wenigen Datenquellen zu beginnen und zudem nur mit einigen Usergruppen zu starten. Sind die Erstnutzer begeistert und abgeholt, können Unternehmen die Enterprise-Search-Lösung schrittweise mit mehreren Datenquellen verknüpfen, den Personenkreis erweitern und neben einer Intranetsuche auch weitere Such-Use-Cases wie das Servicemanagement oder die DSGVO-Analyse angehen.

 

Quelle: Intrafind

 

Holistische und zukunftsorientierte Planung

Eine unternehmensweite Suche muss allerdings nicht nur richtig implementiert werden, sondern vor allem für alle Abteilungen, Stakeholder und Nutzergruppen funktional sein. Um das zu gewährleisten, sollten Firmen die Anwendung von verschiedenen Nutzergruppen testen lassen: Ein Power User, der die Suche intensiv nutzt, hat andere Ansprüche, als Anwender, die nur hin und wieder etwas suchen. Sogenannte Lost-and-found-Szenarien sind ebenso wie exploratives Stöbern zu berücksichtigen. Auch zwischen den Abteilungen gibt es in der Regel unterschiedliche Anforderungen an eine Enterprise-Search-Lösung. Beziehen Unternehmen diese verschiedenen User-Gruppen in ihre Planung ein, sparen sie sich viel Ärger und Arbeit.

International agierende Unternehmen benötigen Konzepte für die Anbindung von Datenquellen aus den einzelnen Regionen und für die Bereitstellung von Informationen an die Mitarbeiter in den Landesniederlassungen. Damit einhergehend sind vor allem die sprachlichen Aspekte zu beachten, also etwa welche UI-Sprachen benötigt werden, welche Content-Sprachen zu berücksichtigen sind und ob eine mehrsprachige Suche möglich sein soll. Unternehmen sollten sich zudem fragen, ob es Sinn ergibt, Suchfragen mehrsprachig anzureichern, um das Sucherlebnis zu optimieren.

Zu guter Letzt müssen Firmen bei der Entscheidung für eine Suche auch an ihre Zukunft denken. Viele Enterprise-Search-Lösungen sind stark begrenzt, wenn es um die indexierbaren Datenmengen geht. Das Datenvolumen kann teilweise erheblich wachsen. Es empfiehlt sich daher für Unternehmen darauf zu achten, dass ihre Suche skalierbar ist und neu hinzukommende Daten laufend indexiert werden.

Enterprise Search erfordert ein klares Commitment aller Beteiligten. Ein entsprechendes Projekt mit der richtigen Software ist aber kein Großprojekt, sondern wird mit überschaubarem Aufwand eingeführt – egal ob On-Premises oder als SaaS-Lösung und auch unabhängig von der Branche. Dann wird eine unternehmensweite Suche allen Mitarbeitern schon bald eine große Unterstützung sein und die Effizienz in der Wissensnutzung erheblich steigern, Synergien nutzbar machen und schnell Kosten einsparen.

Franz Kögl

Franz Kögl ist Vorstand beim Spezialisten für Enterprise Search und KI IntraFind in München