Illustration: Absmeier freepik harryarts

Durch die aktuellen Turbulenzen in den Lieferketten ist die detaillierte Prüfung eingehender Auftragsbestätigungen elementar wichtig zur Sicherung der eigenen Produktion und Liefertreue. Moderne KI-Lösungen können diese automatisieren und finden die berühmte Nadel im Heuhaufen.

In der Vergangenheit rangierten Auftragsbestätigungen in der Aufmerksamkeit eher auf den hinteren Rängen. Ausgelöst durch die aktuellen Turbulenzen in den Lieferketten haben sie sich heute vom Mauerblümchen zum Star entwickelt und rücken damit in den Fokus für eine automatisierte Verarbeitung.

Während früher in der Regel davon auszugehen war, dass ein Lieferant eine Ware auch wie beauftragt bestätigte, ist das heute oftmals nicht mehr der Fall. In den Auftragsbestätigungen finden sich abweichende Mengen und Liefertermine oder – schlimmer noch – manche Lieferanten bestätigen wegen Lieferengpässen alternative Produkte oder Varianten. Da Abweichungen oft direkten Einfluss auf die eigene Produktion und Lieferfähigkeit haben, müssen Auftragsbestätigungen heute im Purchase-to-Pay-Prozess viel intensiver geprüft werden als in der Vergangenheit.

Unglücklicherweise stehen Einkaufsabteilungen durch die genannten Turbulenzen in den Lieferketten ohnehin schon unter einem hohen personellen Druck, weil sie eine Vielzahl von Sonderaufgaben erledigen müssen. Recherchen nach und Bewertungen von Lieferanten dauern deutlich länger und allerlei Komplikationen in den Lieferketten sorgen für entsprechenden Abstimmungsaufwand. Insofern kommt der gestiegene Bedarf bei der Kontrolle eingehender Auftragsbestätigungen zur Unzeit.

Abhilfe schafft die automatisierte Prüfung von Auftragsbestätigungen mittels einer KI-gestützten Lösung. Die Voraussetzungen sind hierfür eigentlich optimal, da in den korrespondierenden Bestellungen eine Fülle an Informationen zum Vergleich bereitsteht. Eine Hürde in diesem Prozess ist allerdings, dass trotz EDI in vielen Fällen Auftragsbestätigungen das Unternehmen als unstrukturierte PDF-Dateien oder in Papierform erreichen und dementsprechend erst digitalisiert und ausgelesen werden müssen.

Die notwendigen Technologien dafür sind jedoch bereits bestens etabliert und liefern in anderen Bereichen wie beispielsweise der automatischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen oder von Aufträgen hervorragende Ergebnisse.

Die Krux bei der Prüfung von Auftragsbestätigungen ist dabei, die Nadel im Heuhaufen zu finden. Bei Hunderten von Belegen am Tag mit Tausenden Bestellpositionen reicht es, wenn nur einige wenige Bestellpositionen nicht, nicht fristgerecht oder nicht in der nötigen Anzahl geliefert werden, um Schwierigkeiten in der Produktion oder bei der Liefertreue auszulösen.

Es ist also mehr als sinnvoll, die große Masse an Belegen ausschließlich durch eine vollständig automatisierte Prüfung zu analysieren, um manuelle Aufwände auf wirklich kritische Fälle, bei denen Abweichungen zur Bestellung vorliegen, konzentrieren zu können.

Zum Einsatz kommen sollten dabei moderne KI-Lösungen, die unabhängig vom Layout arbeiten und bereits speziell für Auftragsbestätigungen vorkonfiguriert sind. Standardprodukte wie smart ORDER CONFIRMATION von Insiders Technologies erfassen sofort alle relevanten Daten wie Bestellnummern, Liefertermine und Bestellmengen. Dabei werden out of the box mehr als 50 typische Kopf- und Tabellenpositionen erkannt und auch Anhänge verarbeitet. Die extrahierten Daten werden auf Basis intelligenter Fuzzy-Suchalgorithmen abgeglichen und zusätzlich mathematischen und logischen Prüfungen unterzogen. In Zweifelsfällen kann die Belegerkennung mit einer komfortablen, webbasierten Benutzeroberfläche das Fachpersonal einbinden («Human-in-the-Loop«).

Damit gelingt die lückenlose Überprüfung aller eingehenden Auftragsbestätigungen im Mix aus automatisierten und manuellen Prüfungen trotz knapper Ressourcen.

Aus der automatisierten Prüfung ergibt sich zudem eine echte Chance, den Prozess kontinuierlich zu verbessern. So können Abweichungen – beispielsweise durch ein fehlerhaftes Mapping in den internen und externen Artikelnummern – oder sonstige regelmäßig auftretende Probleme ausgemerzt werden. Damit lässt sich der manuelle Aufwand auch nach der Einführung weiter reduzieren.

Die automatisierte Prüfung eingehender Auftragsbestätigungen kann ein entscheidender Schritt bei der administrativen Bewältigung der aktuellen Lieferengpässe und Turbulenzen in den Lieferketten sein. Der gezielte Einsatz von KI kann dabei helfen, die eigenen Kunden auch in Krisenzeiten mit gewohnt verlässlicher Produktion und Liefertreue zu begeistern.

Die technischen Mittel für solche Lösungen sind längst vorhanden und viele Unternehmen zeigen erfolgreich, dass sie sehr gut funktionieren. Jetzt gilt es, die Dinge mutig in Angriff zu nehmen. Die Erfahrung der vergangenen Jahre zeigt, dass sich Turbulenzen in den Lieferketten nicht von heute auf morgen beheben lassen. Und die nächste Krise kommt bestimmt.

Julian Berger

Julian Berger ist Experte für KI-basierte Dokumentenverarbeitung bei Insiders Technologies. Insiders Technologies ist führender Hersteller von Lösungen zur Cognitive Process Automation.

www.insiders-technologies.com