Digitale Signatur: Auf dem Weg zum papierlosen Büro

Illustration: Absmeier, edar

Die Digitalisierung schreitet in deutschen Büros voran. Laut einer Bitkom-Studie haben es sich Unternehmen zum Ziel gesetzt, ihren Papierverbrauch zu reduzieren, indem sie Briefpost durch digitale Kommunikation ersetzen oder Papierakten digitalisieren.

Schließlich haben digitale Dokumente gegenüber gedruckten den Vorteil, dass man sie nicht im Drucker vergessen kann. Aber auch in digitaler Form ist drauf zu achten, dass auf dem Netzwerk gespeicherte vertrauliche Dokumente nicht in falsche Hände geraten. Eine Umfrage von Kyocera hat herausgefunden, dass über die Hälfte (53%) der deutschen Büroangestellten mindestens einmal pro Woche Zugriff auf Dokumente hat, die nicht für sie bestimmt sind.

Rahim Kaba, Director of Product Marketing bei eSignLive by VASCO Data Security, beschreibt, wie eine E-Signature-Lösung bei diesem Problem Abhilfe verschaffen kann und führt weitere Vorteile eines papierlosen Büros an:

Dokumentensicherung durch digitale Signatur

»In Unternehmen werden regelmäßig Verträge unterzeichnet, vertrauliche Korrespondenzen geführt sowie Konzepte oder Gehaltsabrechnungen erstellt – alles Unterlagen, die geschützt werden müssen. Neben Mitarbeiterschulungen zur Dokumentensicherheit, ist die Einführung der digitalen Signatur eine effektive Maßnahme, um die Dokumentensicherheit zu erhöhen.

Die Signaturlösung ist idealerweise in DIGIPASS for Apps eingebettet, ein Software Development Kit, das beispielsweise die Zwei-Faktor-Authentifizierung bietet. So erhalten nur diejenigen Mitarbeiter Zugriff zu Unterlagen, für dessen Einsicht oder Bearbeitung sie auch befugt sind. Mittels digitaler Signatur lässt sich zudem nachverfolgen, wer auf ein Dokument zugegriffen hat und zu welchem Zeitpunkt der Zugriff erfolgte.

Geschäftsprozesse effizienter gestalten

Digitale Akten haben darüber hinaus den Vorteil, dass man Unterlagen und Informationen schneller auffindet. So lassen sich die Dokumente von jedem Gerät aus und zu jeder Zeit abrufen und bearbeiten. Das ist nicht nur für den Mitarbeiter bequem, sondern steigert auch die Effizienz der Geschäftsprozesse – beispielsweise, wenn Verträge ebenfalls mittels digitaler Signatur sofort unterzeichnet werden. Zugleich reduziert das Ausfüllen von elektronischen Formularen die Fehlerquote etwa durch fehlende Angaben, was wiederum Zeit und Kosten bei der Verwaltung dieser Dokumente spart.

Papierverbrauch reduzieren und Umwelt schonen

Die Technologie der digitalen Signatur macht somit Papier überflüssig. Nicht zu unterschätzen sind die Kosten, die Unternehmen durch den Verzicht von Mehrfachkopien und Dokumentenausdrucken sparen. So hat die Bank of Montreal, die mit über 12 Millionen Kunden eines der größten Finanzinstitute Kanadas ist, errechnet, dass sie pro Jahr über 132 Millionen kanadische Dollar (ca. 80 Millionen Euro) durch den Verzicht von Papier spart. Das schont nicht nur die Umwelt, sondern reduziert den Aufbewahrungs- und Verwaltungsaufwand, den Akten und Ordner mit sich bringen.

Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile, die ein papierloses Büro mit sich bringt, weshalb das Argument, papierlos zu werden, an Schlagkraft gewinnt. Lösungen, wie digitale Signaturen sorgen für den Schutz vertraulicher Dokumente und vereinfachen den Arbeitsalltag. Ein papierloses Büro ist heutzutage keine Option mehr, sondern vielmehr ein Muss.«

 


 

Zukunftsorientierte Unternehmen setzen auf die Elektronische Signatur

Besonderes elektronisches Anwaltspostfach – beA: Wege aus dem Rechtsvakuum

Die digitale Signatur – wo sie heute steht und wo ihr Potenzial liegt

Digitale Signaturen: Gesetzliche Anforderungen in den USA mit Modellcharakter?

4 Tipps für elektronische Rechnungen im Mittelstand: Mehr Faktura, weniger Papier

Elektronische Rechnungen: Leitfaden erklärt wichtige Regelungen in zehn Merksätzen

Weitere Artikel zu