Druck- und Outputprozesse stehen im Spannungsfeld von Informationssicherheit, Datenschutz und Wirtschaftlichkeit. Nach Angaben von SPS nennen 61 Prozent der 209 für eine gemeinsame Studie mit YouGov befragten Unternehmen steigende Sicherheits- und Datenschutzanforderungen als größte Herausforderung. Für IT-Verantwortliche lohnt deshalb der Blick auf die gesamte Prozesskette – von der Dokumentenerstellung über Druck und digitalen Versand bis zur Zusammenarbeit mit Dienstleistern. Entscheidend sind nachvollziehbare Verantwortlichkeiten und ein Schutzkonzept, das digitale und physische Kommunikation gleichermaßen berücksichtigt. [1][2][3]

Management Summary

• Sicherheit entlang der Prozesskette betrachten: Das BSI beschreibt Drucker und Multifunktionsgeräte als IT-Systeme mit eigenen Betriebssystemen, Serverfunktionen und gespeicherten Informationen. Sie gehören deshalb in die Sicherheitsplanung, nicht nur in die Beschaffung. [3]
• Compliance als Betriebsanforderung behandeln: Laut SPS nennen 50 Prozent der befragten Unternehmen zunehmende Compliance-Anforderungen als zentrales Handlungsfeld. Bei personenbezogenen Daten sind insbesondere die DSGVO-Vorgaben zur Auftragsverarbeitung und zur Sicherheit der Verarbeitung relevant. [1][2]
• KI-Erwartungen von Geschäftsnutzen trennen: 68 Prozent erwarten laut SPS eine wachsende Bedeutung von KI in Druck- und Outputprozessen. Diese Erwartung ist kein Nachweis bereits erzielter Produktivitätsgewinne. Investitionsentscheidungen sollten auf überprüfbaren Pilotzielen beruhen. [1]
• Digital und physisch gemeinsam absichern: Netzübertragung, Gerätespeicher und Papierausgabe benötigen jeweils passende Schutzmaßnahmen. Eine reine Kanalbetrachtung greift für das Sicherheitskonzept zu kurz. [3]
• Outsourcing mit Kontrolle verbinden: Bei Auftragsverarbeitung verlangt Artikel 28 DSGVO geeignete Garantien des Dienstleisters und eine verbindliche Regelung der Verarbeitung. Empfehlung: Leistungsumfang, Nachweise, Unterauftragnehmer und Rückgabe beziehungsweise Löschung der Daten vor Vertragsabschluss klären. [2]

 

Informationssicherheit im Output Management umfasst die Prozesskette vom IT-System über die Dokumentenausgabe bis zum physischen oder digitalen Versand. KI-generierte Illustration.

 

Steigende Anforderungen an IT-Sicherheit und Datenschutz stellen viele Unternehmen vor neue Herausforderungen. Bestehende Druck- und Outputprozesse müssen nicht nur zuverlässig funktionieren, sondern auch höchste Anforderungen an Datenschutz, Compliance und Prozesssicherheit erfüllen.

 

Die aktuelle SPS- und YouGov-Studie zeigt:

• 61 % der befragten Unternehmen nennen steigende Anforderungen an IT-Sicherheit und Datenschutz als ihre größte Herausforderung im Output Management.
• 50 % nennen zunehmende Compliance-Anforderungen als zentrales Handlungsfeld.
• Gerade in regulierten Branchen wächst damit der Druck, bestehende Prozesse nicht nur effizient, sondern auch sicher, nachvollziehbar und gesetzeskonform zu gestalten.

 

Das erfahren Sie im Whitepaper

Die Studie liefert konkrete Antworten auf die Fragen, die derzeit viele Unternehmen beschäftigen:

• Welche Herausforderungen Druck- und Outputprozesse aktuell am stärksten beeinflussen
• Welche Technologien in den kommenden Jahren an Bedeutung gewinnen
• Wie Unternehmen den Einsatz von KI bewerten
• Welche Rolle physische Kommunikation künftig spielt
• Wie sich Betriebsmodelle und Organisationsstrukturen verändern
• Welche Strategien Unternehmen verfolgen, um Kosten, Risiken und Komplexität zu reduzieren

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KI, Automatisierung und neue Betriebsmodelle verändern den Markt

Die Zukunft des Output Managements wird nicht allein durch Digitalisierung bestimmt.

68 % der befragten 209 Unternehmen erwarten, dass die Integration von KI in Druck- und Outputprozesse künftig an Bedeutung gewinnen wird.

Gleichzeitig prüfen viele Unternehmen ihre bestehenden Betriebsmodelle neu. Die Frage lautet nicht mehr nur, welche Technologien eingesetzt werden sollen, sondern wie Prozesse künftig sicher, effizient und wirtschaftlich betrieben werden können.

Die Studie zeigt, welche Entwicklungen aktuell den größten Einfluss auf die Zukunft des Output Managements haben.

 

Die Zukunft ist nicht rein digital

Die Ergebnisse belegen: Physische Kundenkommunikation bleibt für viele Unternehmen ein wichtiger Bestandteil ihrer Kommunikationsstrategie.

Statt eines vollständigen Wechsels zu digitalen Kanälen steht für viele Organisationen die intelligente Kombination aus physischen und digitalen Kommunikationsprozessen im Vordergrund.

Entscheidend wird dabei sein, wie sich bestehende Prozesse effizienter, sicherer und flexibler gestalten lassen.

 

Wenn Komplexität steigt, werden neue Wege interessant

Steigende IT-Sicherheitsanforderungen, Fachkräftemangel, wachsende regulatorische Vorgaben und hohe Betriebskosten führen dazu, dass viele Unternehmen ihre bestehenden Betriebsmodelle kritisch hinterfragen.

Die Marktstudie von SPS und YouGov macht deutlich, dass Unternehmen zunehmend nach Möglichkeiten suchen, ihre Druck- und Outputprozesse effizienter und zukunftssicher zu gestalten.

Für viele Organisationen stellt sich deshalb die Frage:

Welche Prozesse müssen tatsächlich intern betrieben werden und welche lassen sich an einen spezialisierten Partner auslagern?

 

Genau hier unterstützt SPS.

SPS unterstützt Unternehmen seit vielen Jahren dabei, geschäftskritische Kundenkommunikation sicher und regelkonform abzuwickeln. Zertifizierte Prozesse, hohe Sicherheitsstandards und langjährige Erfahrung in regulierten Branchen schaffen die Grundlage für eine Kundenkommunikation, die auch anspruchsvollen regulatorischen Anforderungen gerecht wird.

Von Banken und Versicherungen bis hin zu Unternehmen mit erhöhten Datenschutz- und Compliance-Anforderungen vertrauen Organisationen auf SPS, wenn es um die sichere Verarbeitung und Zustellung geschäftskritischer Dokumente geht.

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Tipps für Unternehmen: Outputprozesse gezielt absichern

Die folgenden Maßnahmen sind redaktionelle Handlungsempfehlungen auf Grundlage der DSGVO und des BSI-Bausteins SYS.4.1, keine Ergebnisse der SPS-/YouGov-Befragung. Ihre konkrete Ausgestaltung sollte sich nach Schutzbedarf, Geschäftsprozess und rechtlichen Anforderungen richten. [2][3]

• Prozessinventar erstellen: Dokumentieren Sie Anwendungen, Druckserver, Geräte, Versandkanäle und externe Partner. Benennen Sie für jeden Prozess einen Verantwortlichen und erfassen Sie die betroffenen Datenarten. [2][3]
• Schutzbedarf priorisieren: Beginnen Sie mit personenbezogenen und geschäftskritischen Dokumenten. Prüfen Sie Zugriff, Speicherung, Übertragung und Ausgabe getrennt; richten Sie Maßnahmen am jeweiligen Risiko aus. [2][3]
• Geräte in den IT-Betrieb integrieren: Prüfen Sie sichere Konfiguration, verfügbare Updates, erforderliche Netzwerkverbindungen und administrative Zugänge. Deaktivieren Sie nicht benötigte Funktionen im Rahmen eines dokumentierten Betriebskonzepts. [3]
• Vertrauliche Ausgaben kontrollieren: Prüfen Sie authentisierte Druckfreigabe am Gerät, geeignete Aufstellorte und Regeln zur Abholung. Planen Sie auch die sichere Entsorgung von Fehldrucken und Papieroriginalen ein. [3]
• Speicher und Übertragung berücksichtigen: Bewerten Sie Verschlüsselung, temporäre Dateien und Löschfunktionen. Regeln Sie insbesondere, wie gespeicherte Informationen vor Leasingrückgabe oder Außerbetriebnahme entfernt werden. [3]
• Dienstleister anhand von Nachweisen auswählen: Klären Sie bei Auftragsverarbeitung Vertrag, technische und organisatorische Maßnahmen, Unterauftragnehmer, Kontrollmöglichkeiten und Datenrückgabe beziehungsweise Löschung. Prüfen Sie bei Zertifikaten auch Geltungsbereich und Laufzeit. [2]
• Ausfälle und Vorfälle üben: Legen Sie Ersatzverfahren, Eskalationswege und Wiederanlaufprüfungen fest. Berücksichtigen Sie bei personenbezogenen Daten auch die Prüfung möglicher Meldepflichten nach Artikel 33 DSGVO. [2][3]
• KI nur mit definiertem Pilotauftrag testen: Formulieren Sie einen konkreten Anwendungsfall, erlaubte Daten, Freigabeschritte und Qualitätskriterien. Vergleichen Sie Aufwand und Ergebnis mit dem bisherigen Verfahren; eine steigende Markterwartung allein ist kein Investitionsnachweis. [1][2]

 

FAQ: Zehn Fragen zum sicheren Output Management

1. Warum gehört Output Management zur IT-Sicherheitsstrategie?

Drucker und Multifunktionsgeräte verarbeiten Informationen, verfügen über eigene Betriebssysteme und können Serverdienste bereitstellen. Das BSI betrachtet deshalb nicht nur das einzelne Gerät, sondern die gesamte Druck- und Scan-Infrastruktur als schutzbedürftig. Für das Management bedeutet das: Beschaffung, IT-Betrieb und Informationssicherheit sollten dieselben Anforderungen zugrunde legen. [3]

2. Was sagen die Zahlen der SPS-/YouGov-Studie tatsächlich aus?

SPS veröffentlicht für 209 befragte Unternehmen drei zentrale Angaben: 61 Prozent nennen steigende IT-Sicherheits- und Datenschutzanforderungen als größte Herausforderung, 50 Prozent zunehmende Compliance-Anforderungen als zentrales Handlungsfeld und 68 Prozent erwarten eine wachsende Bedeutung von KI. Die Prozentwerte beschreiben unterschiedliche Fragestellungen und sollten nicht zu einer Gesamtquote addiert werden. Sie belegen weder tatsächliche Sicherheitsvorfälle noch bereits realisierte KI-Einsparungen. [1]

3. Wie belastbar ist die Studie für eigene Investitionsentscheidungen?

Die SPS-Veröffentlichung bestätigt die genannten Kennzahlen und die Zahl von 209 befragten Unternehmen. [1] [Unverified] Erhebungszeitraum, Auswahlverfahren, Gewichtung und vollständiger Fragebogen sind durch die hier ausgewertete Landingpage nicht verifiziert. Ich kann das nicht überprüfen. Empfehlung: Ziehen Sie vor einer Übertragung auf das eigene Unternehmen die vollständige Methodik heran und ergänzen Sie die Marktindikatoren um eine eigene Risiko- und Kostenanalyse.

4. Welche Rolle spielt die DSGVO bei Druck und Versand?

Wer personenbezogene Daten verarbeitet, muss unter anderem die Grundsätze aus Artikel 5 DSGVO berücksichtigen, etwa Zweckbindung, Datenminimierung und Speicherbegrenzung. Artikel 32 verlangt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen für ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau. Die Anforderungen hängen vom Verarbeitungsvorgang ab; ein bestimmtes Druckverfahren ist nicht allein aufgrund seiner Produktbezeichnung datenschutzkonform. [2]

5. Welche Risiken nennt das BSI für Drucker und Multifunktionsgeräte?

Der Baustein SYS.4.1 behandelt unter anderem unerlaubte Einsicht in Ausdrucke, unzureichend geschützte gespeicherte Informationen, unverschlüsselte Kommunikation und mangelhaft geschützte administrative Zugänge. Auch Nutz- und Metadaten sowie Netzwerk- und Speicherschnittstellen sind zu berücksichtigen. Eine Bestandsaufnahme sollte deshalb technische Einstellungen und den physischen Umgang mit Dokumenten verbinden. [3]

6. Reicht eine verschlüsselte Verbindung zum Drucker aus?

Nein. Transportverschlüsselung adressiert die Übertragung, nicht automatisch gespeicherte Daten, administrative Berechtigungen oder frei zugängliche Ausdrucke. Das BSI behandelt diese Bereiche als eigene Anforderungen. Empfehlung: Prüfen Sie Übertragung, Gerätespeicher, Zugriff und Papierausgabe jeweils separat und dokumentieren Sie verbleibende Risiken. [3]

7. Was ist beim Outsourcing der Kundenkommunikation zu beachten?

Verarbeitet ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag, ist Artikel 28 DSGVO maßgeblich. Die Verarbeitung muss durch einen Vertrag oder ein anderes vorgesehenes Rechtsinstrument geregelt werden. Dazu gehören unter anderem Gegenstand und Dauer, Datenarten, Weisungsbindung, Vertraulichkeit, Sicherheitsmaßnahmen sowie Bedingungen für weitere Auftragsverarbeiter. Outsourcing ersetzt nicht die Prüfung, ob der Dienstleister ausreichende Garantien für eine rechtskonforme Verarbeitung bietet. [2]

8. Was muss bei Geräteaustausch oder Leasingrückgabe passieren?

Das BSI weist darauf hin, dass vertrauliche Informationen nach der Außerbetriebnahme auf Geräten verbleiben können. Empfehlung: Legen Sie vor der Rückgabe fest, welche Speicher und gespeicherten Informationen betroffen sind, welches geeignete Löschverfahren eingesetzt wird und wie dessen Durchführung dokumentiert wird. Berücksichtigen Sie auch Papier, Fehldrucke und andere Betriebsmittel mit vertraulichen Inhalten. [3]

9. Wie lässt sich KI im Output Management verantwortlich erproben?

Die von SPS berichteten 68 Prozent stehen für eine Erwartung zur künftigen Bedeutung von KI, nicht für einen gemessenen Nutzen. [1] Empfehlung: Begrenzen Sie den ersten Pilot auf einen definierten Prozess, legen Sie zulässige Daten und Prüfschritte fest und messen Sie Fehlerquote, Nachbearbeitungsaufwand und Durchlaufzeit gegen eine bestehende Referenz. Bei personenbezogenen Daten sind insbesondere Zweckbindung, Datenminimierung und angemessene Sicherheitsmaßnahmen zu berücksichtigen. [2]

10. Welche Kennzahlen eignen sich für die Steuerung?

Als redaktionelle Empfehlung bieten sich Durchlaufzeit, Kosten je korrekt zugestelltem Dokument, Fehlversandquote, Nachbearbeitungsquote sowie der Anteil dokumentierter Berechtigungs- und Sicherheitsprüfungen an. Ergänzen Sie Wiederanlaufzeiten und die Ergebnisse regelmäßiger Wirksamkeitsprüfungen. Artikel 32 DSGVO sieht Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit technischer und organisatorischer Maßnahmen vor; er schreibt diese konkrete Kennzahlenliste jedoch nicht vor. [2]

Quellen

[1] SPS: Druck- und Outputprozesse – Veröffentlichung zur gemeinsamen Marktstudie mit YouGov; Quelle der Angaben zu 209 Unternehmen sowie 61, 50 und 68 Prozent. URL: https://www.spsglobal.com/de/whitepaper-druck-und-outputprozesse

[2] EUR-Lex: Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung; insbesondere Artikel 5, 28, 32 und 33. Offizieller Rechtstext, hier recherchierte englische Fassung. URL: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj/eng

[3] Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik: IT-Grundschutz-Kompendium, SYS.4.1 Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte, Edition 2023. Die Ausgabe dient hier als technische Referenz, nicht als Behauptung zur neuesten verfügbaren Edition. URL: https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/Grundschutz/IT-GS-Kompendium_Einzel_PDFs_2023/07_SYS_IT_Systeme/SYS_4_1_Drucker_Kopierer_und_Multifunktionsgeraete_Edition_2023.pdf?__blob=publicationFile&v=3