Bei der digitalen Transformation ist die Optimierung zentraler Kerngeschäftsprozesse für alle Unternehmen, die in der heutigen wettbewerbsintensiven Geschäftslandschaft erfolgreich sein wollen, eine der obersten Prioritäten. Geschäftsprozesse werden von Tag zu Tag komplexer: Unternehmen tätigen Akquisitionen und neue komplexe Prozesse müssen integriert werden. Unternehmen migrieren von Legacy- zu Cloud-first-Anwendungen und treiben ihre Globalisierung voran. Beides erhöht den Bedarf an vereinfachten Geschäftsprozessen.

Die Verantwortlichen für die digitale Transformation arbeiten hart daran, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und Optimierung aufzubauen, um mehr Leistung und Geschäftseinblicke aus ihren Abläufen zu gewinnen, aber ihnen fehlen oft die Werkzeuge, um ihre Prozesse zu verstehen, was sich negativ auf das Geschäftswachstum auswirkt.

 

Von Process Excellence zu Process Intelligence

Unternehmen arbeiten schon seit langem daran, ihre Geschäftsprozesse effizienter und widerstandsfähiger zu gestalten, und setzen dabei verschiedene Methoden der Prozessoptimierung ein. Diese haben sich deutlich weiterentwickelt: von einem manuellen Ansatz über den Einsatz wissenschaftlicher Techniken wie Six Sigma und Kaizen bis hin zu Process Intelligence Tools zur Vereinfachung und Optimierung von Prozessen.

 

Abbildung 1: Entwicklung von Process Excellence hin zu Process Intelligence im Laufe der Jahre (Bildquelle Nintex)

 

Kurz erklärt:

Unter Process Excellence versteht man die Verbesserung der Effizienz und Effektivität von Geschäftsprozessen. Durch Re-Engineering, Design und Tests sollen konsistente, positive Ergebnisse mit minimalen Prozessabweichungen und -verlusten erzielt werden.

Process Intelligence ist ein werkzeug- und datengesteuerter Ansatz für das automatische und kontinuierliche Verständnis von Prozessdaten, und zwar in großem Umfang über alle Unternehmenssysteme hinweg. Sie bietet einen klaren und genauen Einblick in den aktuellen Stand der Unternehmensprozesse und hilft bei der Identifizierung von Prozessengpässen.

 

Unternehmen arbeiten daran, bei Process Intelligence einen stärker datengesteuerten und autonomen Ansatz zu wählen. Der Reifegrad von Unternehmen lässt sich in 3 Hauptstufen einteilen (siehe Abbildung 2).

 

Abbildung 2: Unternehmen verfolgen verschiedene Process Intelligence Ansätze (Bildquelle Nintex)

 

 

In dem Maße, in dem sich Unternehmen von einer manuellen zu einer toolgestützten und dann zu einer autonomeren Art der Identifizierung und Abbildung von Prozessen entwickeln, werden sich auch die Anbieter ihre Plattformen ständig verbessern und weiterentwickeln, um den sich ändernden Kundenanforderungen gerecht zu werden.

 

Mythen rund um Business Process Intelligence

Um Business Process Intelligence (BPI) ranken sich mehrere Mythen, die Unternehmen davon abhalten, diese Technologie zu erforschen. Sobald die Prozessverantwortlichen eine klare Vorstellung davon haben, was Process-Intelligence-Lösungen für ihre Geschäftsprozesse leisten können, wird es einfacher, sich die richtigen Ergebnisse vorzustellen und einen Fahrplan für das Programm zu entwerfen.

 

Mythos: BPI-Tools spionieren sensible Nutzer- und Unternehmensdaten aus.

Fakt: Die meisten Plattformen befolgen solide Sicherheits- und Governance-Standards, sind GDPR- und CCPA-konform, verfügen über Datenverschlüsselungsstandards und beschränken den Zugang zu sensiblen Informationen auf bestimmte Nutzer.

 

Mythos: BPI-Tools sind nur ein Vorläufer für Automatisierungsprogramme im Unternehmen.

Fakt: Process Intelligence Tools helfen Unternehmen nicht nur beim Aufbau von Automatisierungsprojekten, sondern auch bei der Abbildung ihrer Geschäftsprozesse, bei der Verbesserung der Transparenz über den gesamten Prozess und bei der Verkürzung der Zeitspanne für die Implementierung der Automatisierung.

 

Mythos: Business Process Intelligence ist ein Allheilmittel zur Lösung aller Probleme bei der digitalen Transformation.

Fakt: BPI-Lösungen können Unternehmen bei der Erfassung von Geschäftsprozessen anhand von Desktop-Daten und Unternehmensprotokollen, bei der Erstellung von Prozesslandkarten und der Automatisierung dieser Prozesse unterstützen.

 

Mythos: Business Process Intelligence ist eine einmalige Investition.

Fakt: Um neue Prozesse für die Automatisierung zu optimieren und zu entdecken, muss Process Intelligence als kontinuierliche Aktivität behandelt werden, um Prozesse in Echtzeit zu identifizieren und zu überwachen.

 

Mythos: BPI ist ein zusätzlicher Kostenfaktor, die manuelle Prozesserkennung ist wirtschaftlicher.

Fakt: Process Intelligence-Lösungen helfen bei der Auswahl der zu automatisierenden Prozesse mit dem höchsten ROI, automatisieren die Prozessabbildung und verkürzen die Zeitspanne für die Implementierung der Automatisierung erheblich. Letztendlich maximiert dies die durch das Automatisierungsprogramm erzielten Einsparungen.

 

Mythos: Process Intelligence stützt sich ausschließlich auf die Daten der IT-Systeme des Unternehmens und lässt Feinheiten der Prozesse auf Benutzerebene außer Acht.

Fakt: Task Mining ermöglicht Unternehmen die Erfassung von Details auf Benutzerebene mithilfe von Technologien wie Computer Vision, Screen Scarping und User Tracking.

 

Schlüsselelemente, die eine BPI-Lösung umfassen

Der Business Process Intelligence Tech Stack umfasst mehrere Technologien und Funktionen, um eine durchgängige Process Intelligence-Lösung zu schaffen (siehe Abbildung 3). Unternehmen starten mit Process Mining, um die betrieblichen Prozesse auf der Grundlage der Ereignisprotokolle des Unternehmens zu analysieren. Die Lösung muss nahtlos in die Unternehmensanwendungen integriert werden, um einen reibungslosen Dateneingabeprozess zu gewährleisten.

Auch wenn Process Mining Unternehmen bei der Analyse und Abbildung von Betriebsprozessen effektiv unterstützen kann, gibt es möglicherweise noch einige Nuancen auf Benutzerebene, die übersehen wurden. Hier kommt Task Mining ins Spiel – eine Technologie, die es Unternehmen ermöglicht, Benutzer- (oder Desktop-) Interaktionsdaten zu erfassen, um zu analysieren, wie die Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen. Die durch Prozess- und Task Mining gesammelten Daten helfen bei der Erstellung von detaillierten Prozesslandkarten, die ein klares Bild davon vermitteln, wie die Prozesse ausgeführt werden und welche Akteure an jedem Schritt beteiligt sind.

Daraus lassen sich intuitive Dashboards für das Unternehmen und die Prozessverantwortlichen mit Workflow-Analysen und Einblicken erstellen, die ihnen helfen, die Prozesse von innen heraus zu verstehen und Engpässe zu erkennen. Die Intelligenzschicht, die die Technologie in der Lösung unterstützt, wird durch künstliche Intelligenz (KI), Computer Vision, Deep Learning-Algorithmen und Natural Language Processing (NLP)-Fähigkeiten verbessert. Ein wichtiger Bestandteil einer Process-Intelligence-Lösung ist die Datensicherheitsebene mit starken Sicherheitsmerkmalen und Verschlüsselungsstandards, die alle erhobenen Daten effektiv schützen.

 

Abbildung 3: Der Process Intelligence Tech Stack (Bildquelle Nintex)

 

Ein Anwendungsfall kurz skizziert:

Ein großer Marketing- und Werbekonzern wollte tiefere Einblicke in seine Geschäftsprozesse gewinnen, genauere Details erfassen und alle Prozesse abbilden. Das Unternehmen nutzte Process Mining, um auf seine Unternehmensdaten und Systemprotokolle zuzugreifen, und konnte so über 2.200 Prozesse erfolgreich dokumentieren. Es analysierte mehr als 19 Millionen Ereignisprotokolle und erstellte daraus 80 automatisch generierte prozessorientierte Dokumente (PDDs). Für die manuelle Durchführung der gesamten Aufgabe wären 30 zusätzliche Mitarbeiter erforderlich gewesen.

 

Fazit

In der heutigen wettbewerbsintensiven Geschäftslandschaft ist die Geschwindigkeit, mit der analysiert, automatisiert und Mehrwert geschaffen wird, ein Schlüssel zum Erfolg einer Initiative zur digitalen Transformation eines Unternehmens. Die Unternehmen, die agil vorgehen und sich ständig um die Optimierung ihrer Geschäftsprozesse bemühen, haben bessere Chancen, sich gegen ihre Mitbewerber durchzusetzen.

Mithilfe von Business Process Intelligence können Unternehmen einen klaren und präzisen Überblick über die Aufgaben erhalten, die einen strategischen Wert haben, und über die Aufgaben, die transaktionaler Natur sind. BPI zeigt die Komplexität von Prozessen deutlich und unterstützt Unternehmen, einen Plan für ihre intelligenten Automatisierungsprogramme zu entwerfen.

 

Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA

 

Cosima von Kries ist Director, Pre-Sales Solution Engineering EMEA bei Nintex. Seit mehr als 6 Jahren ist sie in der IT-Branche tätig und engagiert sich im Women in Tech Umfeld. Ihr Spezialgebiet ist Prozessautomatisierung. Sie verfügt über umfangreiches Wissen, wenn es um die Nintex, Salesforce und Microsoft 365 Produkt-Plattformen geht sowie digitales Prozessmanagement und Prozessoptimierung. Von Kries spricht regelmäßig auf internationalen Technologiekonferenzen, ist aktive Mentorin für Frauen in technischen Führungspositionen und steht Kunden/Partnern bei technischen Fragestellungen sowie strategischen Herausforderungen mit Rat und Tat zur Seite.

 

Mehr Informationen: https://www.nintex.com/process-platform/