Qualität, Umwelt, Arbeitsschutz und Sicherheit, möglichst alle vorhandenen Vorgaben sollen in ein einziges, integriertes Managementsystem gebracht werden. Die vorliegenden Handbücher, oft im PDF-Format, mit ihren Redundanzen und selten aktualisierten Inhalten, sollen Teil eines organisierten, kontrollierbaren und transparenten Ganzen, einem integrierten Managementsystem werden. So die Wunschvorstellungen nicht nur des größeren Mittelstands, sondern eigentlich aller Unternehmen und Organisationen. Aber wie soll das gehen?
Die ISO 9001 war eine der ersten Normen, nach der viele Unternehmen zertifiziert wurden. Sie war schon da und damit auch schon das erste Managementsystem. Erst beim nächsten entstand die Notwendigkeit zu integrieren. Danach wurde für das Arbeitsschutz-, Umwelt- oder Energiemanagement ein weiteres Managementsystem aufgebaut, natürlich mit umfangreichen Handbüchern. Im schlimmsten Fall haben die Unternehmen im Intranet bis heute fünf und mehr unterschiedliche Handbücher zu bearbeiten und umzusetzen. Jedes von ihnen hat oft bis zu 150 Seiten, die man lesen, verstehen und anwenden sollte. Spätestens an diesem Punkt ist eine Organisation überfordert, aber auch alle Nutzer. Denn in den Handbüchern gibt es Überschneidungen. Sie sind nie aktuell und allein verbindlich, denn sie können nicht auf gemeinsame Regeln, wie etwa auf ein einziges Organigramm mit aktuellen Verantwortlichkeiten referenzieren. Sobald es Strukturänderungen oder auch nur einen Führungswechsel gibt, sind die Handbücher nicht mehr aktuell. Fünf und mehr Handbuchschreiber müssen ihre Systeme erneut anpassen. Doppelte Arbeit mit der Gefahr von Inkonsistenzen ist zu stemmen. Und die Anwender haben zu tun, sich die für sie relevanten Änderungen mühsam herauszusuchen.
Organisationsdaten sind Teil von Prozessen. Die erste Frage, ist, »worauf es bei einem integrierten Managementsystem eigentlich ankommt«, so Kai Krings, Vorstandsvorsitzender des Stuttgarter Lösungshauses intellior AG. »Es nutzt gemeinsame Strukturen und greift auf dieselben Organisationsdaten zu. Diese werden an nur einer Stelle gepflegt.« Ein solches IMS ergänzt die notwendigen Rollen und Verantwortlichkeiten und die fachlichen Aufgaben der Prozessbeschreibungen um die Anforderungen aus den relevanten Vorgaben. Es liefert den Nutzern an der richtigen Stelle nur die Informationen, die sie für eine konforme Durchführung benötigen. Es ist einfach zu verstehen, schafft Transparenz in der Komplexität, vermittelt Zusammenhänge und kann direkt mit dem Prozess geschult werden. Der »Prozess«, das sind für Kai Krings Ablauf- und Organisationsdaten in ihren Zusammenhängen und Verknüpfungen. Auf diese Weise stößt man bei seiner Einarbeitung fast von alleine auf die wichtigen Fragen und umgeht zu allgemeine Beschreibungen. Solche Prozesse sind dann tatsächlich handlungsleitend für die alltägliche Arbeit.
Inwieweit kann aber »Aeneis«, so der Name des Lösungstools im Prozessmanagement, helfen, diese Herausforderungen zu bändigen? Wenn alle Vorgaben an Prozessen zu finden sind, wie kommt man dann zu einem gelebten, also lebendigen Prozessgeschehen? Ein Prozess, den man lediglich hinschreibt, wird ja dadurch noch nicht gelebt, sondern nur dokumentiert. Der erste Schritt ist aber trotzdem die Prozessdokumentation. Wenn diese Dokumentation den Alltag der Mitarbeiter klärt und dafür sorgt, dass nicht immer die gleichen Fragen beantwortet werden müssen und es damit zu einer verbesserten Zusammenarbeit kommt, dann ist diese »Prozessdokumentation« über Workshops und Dialog ein Treiber, einzusteigen und mitzumachen.
Lebendige Prozesse durch klar definierte Verantwortlichkeiten. Der »Booster« für eine nachhaltige Wirksamkeit ist aber eine echte Prozessorientierung, nicht nur eine Prozessdokumentation. Zwei Sachen sind dabei zu beachten: ein wirtschaftlich orientierter Kundenfokus, also eine klare Ausrichtung am Kunden und Ziele, die intern erreicht werden sollen. Und die Verankerung einer klaren Prozessverantwortung im Management. Nur wenn der Prozess wirklich vom Management geführt und gesteuert wird, bekommt man etwas, das lebt und an notwenige Änderungen angepasst wird. Wenn der Chef aber ganz anders führt als sein Prozess oder Managementsystem es verlangt, dann geht es irgendwohin, niemand weiß genau, wohin. »Daher ist diese Prozessorientierung«, so Kai Krings, »für das IMS sogar der Schlüssel. Mit Aeneis entfalten wir über Informationsvernetzung, Transparenz und rollenspezifische Sichten die Potenziale der Prozessorientierung, wir helfen den Unternehmen sie zu wecken.«
Das kann man stufenweise erreichen. Unternehmen und Kunden, die ihre Prozesse schon dokumentiert haben oder auch schon angefangen haben zu optimieren, haben eine sehr gute Voraussetzung, das IMS wirksam »draufzusatteln«. Für intellior ist es gleichgültig, auf welc her Stufe man beginnt: »Wir holen die Kunden da ab, wo sie gerade stehen.«
Dabei macht man die unterschiedlichsten Erfahrungen: Der größere Mittelstand etwa sucht immer Möglichkeiten, Managementsysteme einfach umzusetzen. Dort steht an oberster Stelle nicht die perfekte Umsetzung, sondern die beste Wirksamkeit bei geringstem Aufwand. Intellior beobachtet, so Krings, zwei Herangehensweisen: Der eine besteht darauf, dass alle Regeln »sauberst« abgebildet sind, exakt wie in einer juristischen Arbeit, und der andere sagt, das Risiko müsse minimiert werden und zwar so, dass die Mitarbeiter es auch verstehen. Komplizierte Zusammenhänge kann man aufschlüsseln, indem die Mitarbeiter an der Stelle im Prozess »Wie mach ich‘s gleich richtig« finden und mögliche Auswirkungen oder auch Gegenmaßnahmen verstehen.
»Wir erklären dem Kunden, wie er Aeneis nutzen kann, um seine Anforderungen entsprechend guter Praktiken umzusetzen und die Transparenz zu erhöhen, der erste Schritt in Richtung besserer Wirksamkeit ist dann bereits gemacht«
Anreiz durch Managementsysteme: Steuerrückzahlungen durch verbessertes Energiemanagement. Es gibt auch Anreize, etwa im Energiemanagement, mit denen sich Unternehmen auch freiwillig ein zusätzliches Managementsystem »aufbürden«. Energiemanagement/ISO50001 ist eine der wenigen Normen, deren Umsetzung nicht nur kostet, sondern durch deren Umsetzung man Geld in Form von Steuerrückzahlungen »verdienen« kann. Das kann sich schnell amortisieren. Viele Maßnahmen haben allerdings mit Prozessmanagement wenig zu tun: Leuchtstoffröhren gegen LEDs auswechseln, Druckluftverluste beseitigen oder Maschinen mit alten verbrauchsintensiven Motoren austauschen sind eher einmalige Vorgänge. Aber spätestens bei den Einkaufsprozessen müssen dann neue Beschaffungskriterien für die Verbesserung der energiebezogenen Leistung umgesetzt werden.
Selbst wenn in einem Normsystem nur wenige Prozesse wichtig sind, in einem weiteren Normsystem sind andere oder auch deutlich mehr Prozesse relevant. So baut man sich sukzessive alle benötigten Prozesse mit allen relevanten Vorgaben auf und kommt in kleinen Schritten zu den Prozessen, die alle Verantwortlichen letztlich brauchen, um ihr Geschäft risikoarm und wirksam umsetzen zu können. So ergibt sich im Zuge der Umsetzung aller benötigten Normsysteme über die eigenen Prozesse schrittweise ein wirksames Ganzes.
Die meisten Unternehmen sind mit ISO-Normen und deren Derivate konfrontiert. Dazu gehören in der Regel Arbeitsschutz- und Umweltmanagement. Aktuell geht es auch vielfach um die Norm 27001, das Informationssicherheitsmanagement. Dazu bietet Intellior mit der Komponente ISMS ein eigenes Modul mit Vorgehen, Inhalten und Risikokatalogen bis hin zur SOA an. Jedes Unternehmen mit kritischen Infrastrukturen oder IT-Betrieb in der Cloud muss auf kurz oder lang Informationssicherheitsmanagement nachweisen. Dabei dreht es sich dann meist auch um mehrere ISO-Normen und die mit ihnen verwandten Elemente.
CO2-Fußabdruck – Thema für die Integration in das integrierte Managementsystem? Die Europäische Kommission hat im vergangenen Jahr im Bereich Nachhaltigkeitsmanagement die EU-Taxonomie verabschiedet. Das Thema Klimawandel ist da und geht auch nicht mehr weg. Ein Thema auf das mehr und mehr geachtet wird. In der Logistikbranche eine schon längst gängige Praxis: Der Dienstleister, der den kleinsten CO2-Fußabdruck hinterlässt, erhält den Zuschlag. »Für uns als Lösungsanbieter«, so Krings, »stellt sich die Frage: In welchen Prozessen wird Nachhaltigkeit, etwa CO2-Emissionen, maßgeblich beeinflusst? Welche Daten müssen dazu an welcher Stelle im Prozess erfasst werden?« Prozesse und Daten müssen erfasst und die Verantwortlichkeiten geklärt werden. »Zur Lösung gehören aber auch neue Funktionalitäten (Visualisierung von Kennzahlen, Auswertungen etc.) um die Veränderungen zu verfolgen und den CO2-Fußabdruck zu verringern.« Wenn der Kunde fragt, wie der konkrete Beitrag aussieht, die CO2-Belastung zu verringern, liegt die Antwort meist in den Prozessen, die man in »Aeneis« abbilden und zu denen man dort Maßnahmen verfolgen kann. Prozessveränderungen werden nachweisbar, man kann belegen, dass die Veränderungen wirklich angestoßen und auch umgesetzt wurden – zum Beispiel in einem jährlichen Bericht, der Auskunft gibt, welchen Fortschritt es gibt. Auch die geforderten Kennzahlen für diese Nachhaltigkeitslösung können reportet werden. So lässt sich in der Logistik für jeden Lkw einzeln zeigen, welchen CO2-Verbrauch er pro Monat gehabt hat.
Warum aber kann man mit »Aeneis« integrierte Managementsysteme besonders gut umsetzen? In der Vergangenheit haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Worddokumente geschrieben, in denen auch der Prozess irgendwie beschrieben war. Irgendwo und verstreut gab es all die wichtigen Informationen. Allerdings waren sie nicht miteinander verknüpft. »Wir gehen anders vor«, so Kai Krings, »wir stellen den abgestimmten Prozess in den Vordergrund, der mit allen notwenigen Zusatzinformationen verknüpft und stets aktuell verbunden ist. In der Swimlane steht die für die dargestellten Aufgaben verantwortliche Rolle und hinter der Rolle steht der Mitarbeiter, der wiederum mit der Organisation verbunden ist und in ›Mein Aeneis‹ alle für ihn relevanten Prozesse, Dokumenten und offene Aufgaben im Prozessmanagement auf einen Blick findet. Darüber hinaus stellen wir mit unserem internen Kontrollsystem sicher, dass die Risiken bei Nichteinhaltung der internen und externen Vorgaben bewertet und kontrolliert werden. Anhand automatisiert erstellter Kontroll- und Überwachungsaufgaben wird die Wirksamkeit des gesamten Systems direkt im System nachgehalten. So setzen wir Informationen in Beziehung und es entsteht Transparenz und Auswertbarkeit.«
Aeneis stellt die Plattform für Prozess- , Organisationsdaten und die digitale Transformation dar. Es integriert die unterschiedlichen Sichten, Informationen, Dokumente, Anwendungssysteme im und am Prozess.
Dr. Klaus Neugebauer
unter Verwendung eines Pressegesprächs mit
Dr. Kai Krings, Vorstandsvorsitzender
der intellior AG