Terminliche Zuverlässigkeit ist das A und O in der Auftragserfüllung. Um diese auch für die zukünftige geschäftliche Weiterentwicklung sicherzustellen, setzte die ENGMATEC GmbH auf eine umfassende, strukturierte Prozessanalyse in Zusammenarbeit mit der Asseco Solutions.
Die 1994 gegründete ENGMATEC GmbH aus dem baden-württembergischen Radolfzell am Bodensee hat sich die Konstruktion und Fertigung von Geräten zur effizienten Automatisierung von Montageprozessen und Prüftechnik in Produktionsanlagen zum Ziel gemacht. Dazu zählen beispielsweise Prüfgeräte, mit denen sich die Qualität und Funktion von Steuerelementen in einem Fahrzeug nach Abschluss des Produktionsprozesses sicherstellen oder die Funktionsfähigkeit der eingebauten Heizelemente verifizieren lässt. Rund 150 Beschäftigte arbeiten tagtäglich daran, den Kunden aus den Bereichen Automotive, Telekommunikation, Haus- und Gebäudetechnik, Medizintechnik, Unterhaltungselektronik sowie Industrieautomation flexible Lösungen anzubieten.
Umstieg auf moderne ERP-Version. Für die Unterstützung der dahinterstehenden Geschäftsprozesse setzt ENGMATEC bereits seit 2004 auf Lösungen der Asseco Solutions. 2017 beschloss das Unternehmen den Umstieg von P2plus -(Version 4.1) auf APplus 6.3. »Aufgrund des großen Generationssprungs zwischen beiden Versionen war der Umstieg fast vergleichbar mit dem Neueinsatz eines ERP-Systems«, so Toni Haller, IT-Leiter bei der ENGMATEC GmbH. »Diesen ›Neustart‹ haben wir zum Anlass genommen, auch unsere Prozesse intern grob zu sondieren. Gerade zu dieser Zeit wurde ENGMATEC zudem durch die Schauenberg-Gruppe übernommen, wodurch weitere Anforderungen an das ERP-System hinzukamen.«
Die Eingliederung in den Konzern brachte eine neue Geschäftsführung mit sich, die eine weitere Optimierung von Transparenz und Auswertungen anstieß. Vor diesem Hintergrund beschlossen die Verantwortlichen bei ENGMATEC, eine Analyse für alle Unternehmensbereiche durchzuführen, um weiteres vorhandenes Potenzial bestmöglich zu nutzen – zumal stetige Prozessoptimierungen bei ENGMATEC ein laufender Prozess sind, in den das Unternehmen kontinuierlich investiert.
Potenzial identifizieren, Prozesse optimieren. 2020 begab sich die ENGMATEC GmbH daher mit Asseco ins Gespräch, um Möglichkeiten einer umfassenden Prozessanalyse auszuloten. Die Zusammenarbeit mit einem externen Unternehmen war dem Spezialisten für Prüftechnik wichtig, da ein möglichst objektiver Blick auf den bestehenden Status Quo herausgearbeitet werden sollte. Ein erstes Angebot wurde Anfang 2021 erstellt, bereits im Sommer desselben Jahres konnte mit der Umsetzung des Projekts begonnen werden.
Gemeinsam mit Asseco wurden zunächst die Analyseziele des Projekts festgelegt. Daraufhin wurden jeweils zwei Key-User pro Abteilung in von den Asseco-Experten geführten Interviews zu den für sie relevanten Prozessschritten befragt. Gut anderthalb Stunden sprachen sie mit den Interviewpartnern zu Fragen wie: Wie laufen Prozesse im Detail ab? Wie funktioniert die Kommunikation mit anderen Abteilungen? Wie gelangen die Mitarbeiter an erforderliche Informationen? Wo besteht Verbesserungspotenzial? All diese Aspekte wurden anhand eines strukturierten Fragebogens diskutiert und dokumentiert.
Im Anschluss daran fand ein sogenannter »Swimlane-Workshop« statt, der unter anderem auch das Zusammenspiel der Unternehmensbereiche (Lanes) Vertrieb, Engineering, Projekt, Produktion, SCM und Stammdaten analysierte und Kommunikationsprozesse aufzeigte. Auf Basis dieser Analysen konnten die Projektbeteiligten schließlich ein Schaubild entwickeln, das die gesamten Abläufe bei ENGMATEC übersichtlich visualisierte. Von den Mitarbeitern wahrgenommene Optimierungspotenziale wurden darin als Punkte dargestellt.
»Das Schaubild füllte schließlich eine ganze Wand in unserem Unternehmen aus. Unsere gesamten Prozessabläufe einmal auf diese Weise so tiefgehend sichtbar zu machen, war überaus hilfreich und brachte einige wertvolle Erkenntnisse mit sich«, betont der IT-Leiter. »Besonders gut konnte man im Schaubild erkennen, welche Verbesserungen auch positive Effekte auf weiteren Prozessstufen mit sich bringen und uns daher gleich auf mehrfache Weise zugutekommen würden. Von einer einzigen zusätzlichen Datenweitergabe oder Abstimmung auf einer bestimmten Stufe profitierten beispielsweise gleich mehrere Kollegen im späteren Verlauf des Prozesses.«
Konkreter Fahrplan für die Zukunft. Auf Basis dieser Erkenntnisse ermittelten die Asseco-Experten gemeinsam mit dem -ENGMATEC-Team konkrete Handlungsempfehlungen, bei denen es sich sowohl um interne Vorschläge an die Mitarbeiter als auch um erforderliche Änderungen in der Nutzungsweise von APplus sowie technische Anpassungen am ERP-System handeln konnte. Zu den Optimierungsvorschlägen gehörten beispielsweise ein Workshop zur effizienten Stammdatenpflege mit APplus, das Hinterlegen von Templates in der ERP-Lösung oder auch die Implementierung eines Moduls für die Finanzbuchhaltung.
In einem Kosten-Nutzen-Diagramm ließ sich zudem auf einen Blick erkennen, welche Optimierungsschritte einen sehr hohen Nutzen bringen und dabei besonders leicht umzusetzen sind – für ENGMATEC eine optimale Möglichkeit, bereits in kürzester Zeit Verbesserungen für das Tagesgeschäft aus der Prozessanalyse zu ziehen.
»Selbstverständlich braucht es entsprechende zeitliche Ressourcen, um solch eine tiefgreifende Prozessanalyse umzusetzen«, so Toni Haller. »Letztendlich profitieren aber alle Abteilungen von der investierten Zeit. Dank der genau auf unser Unternehmen zugeschnittenen Handlungsem-pfeh-lungen wissen wir nun, wo wir für eine kontinuierliche Optimierung ansetzen können. Diese Erkenntnisse hätten wir sonst nicht in diesem Detailgrad erhalten.«
Insgesamt wurden für die komplette Umsetzung aller Handlungsempfehlungen eineinhalb Jahre angesetzt.
Steve Roth,
Director Account Management
bei Asseco Solutions