Software aus zweiter Hand ist um 30 bis 50 Prozent günstiger, bei gleicher Funktionalität. Die Ausmusterung nicht benötigter Software setzt beim Verkäufer Budgets für Neuanschaffungen frei.

Der deutschen Wirtschaft geht es blendend. Das kommt auch IT-Budgets zugute, wie eine aktuelle Studie von Capgemini zeigt (siehe Abbildung 1). Demnach sehen 54 Prozent der befragten Unternehmen in den kommenden zwei Jahren steigende Ausgaben für Software, Hardware und sonstige IT-Leistungen voraus.

Trotz dieser guten Prognose sind die Budgets – insbesondere für die Softwarebeschaffung – nicht unlimitiert. Vielmehr verlagern sich die Ausgaben. Ein immer größer werdender Teil der IT-Investitionen fließt in Leistungen des Cloud Computing, der digitalen Transformation und der IT-Sicherheit.

Software ist und bleibt jedoch eine zentrale Stütze fast jedes Unternehmens. Wie also können IT-Verantwortliche diese günstig einkaufen und den reibungslosen Geschäftsablauf ihrer Organisation garantieren? Eine Antwort lautet: Mit gebrauchter Software.

Gute Gründe für Gebrauchtsoftware. Ein wesentlicher Vorteil von gebrauchten Lizenzen der Hersteller -Microsoft und Adobe ist der Preis: Aus zweiter Hand sind sie um 30 bis 50 Prozent günstiger – und dabei genauso funktional wie neue.

Argumente für den Kauf älterer Softwareversionen gehen jedoch über den Preis hinaus. Björn Orth ist Gründer und Geschäftsführer der VENDOSOFT GmbH (www.vendosoft.de). Der Gebrauchtsoftware-Händler aus dem oberbayrischen Inning am Ammersee setzt sich seit vielen Jahren für die Liberalisierung des Softwaremarktes ein und nennt weitere Argumente: »Viele unserer Kunden setzen auf ausgereifte Produkte. Denn die laufen zuverlässig – und sind optimal dokumentiert.« Oft geht es auch darum, Software nachzukaufen, die das eigene Unternehmen noch verwendet, der Hersteller aber nicht mehr anbietet. Und manche Kunden sind schlichtweg nicht einverstanden mit der Preispolitik der Hersteller – für sie hingegen stimmt das Preis-Leistungs-Verhältnis der Gebrauchtsoftware von VENDOSOFT.Neu ist ohnehin nicht immer und nicht für jeden das Richtige. Für viele IT-Leiter kommt zum Beispiel Office 365 nicht in Frage. Unter anderem, weil in vielen Regionen die Internetverbindungen nicht performant genug sind, um zuverlässig mit allen Standorten in der Cloud zu agieren.

Brach liegende Software verkaufen. Firmenumstrukturierung, Arbeitsplatzabbau, die Umstellung auf Cloud-Lösungen oder nicht genutzte Volumenlizenzen sind die gängigen Bezugsquellen, aus denen VENDOSOFT sein Angebot schöpft. Die Ausmusterung daraus resultierender, nicht benötigter Software setzt beim Verkäufer Budgets für Neuanschaffungen frei und sorgt für eine Reduzierung der Supportkosten.

»Hier liegt bares Geld brach«, weiß Björn Orth und rät IT-Leitern, ihre Lizenzbestände zu optimieren. »Wir kaufen überschüssige Lizenzen zu sehr guten Konditionen auf und führen sie dem Markt für Gebrauchtsoftware zu.« Bei Stückzahlen von einigen Hundert oder gar Tausend lassen sich IT-Budgets signifikant aufstocken. Gleichzeitig kann das veräußernde Unternehmen bei der Abtretung seiner alten Software an die VENDOSOFT GmbH sicher sein, alle rechtlichen Anforderungen zu erfüllen und herstellerkonform zu handeln.

Dazu noch einmal Björn Orth: »Europäischer Gerichtshof und Bundesgerichtshof haben klare Richtlinien für den Handel mit gebrauchten Softwarelizenzen aufgestellt. An diese halten wir uns vollumfänglich und liefern Verkäufern und Käufern der von uns gehandelten Software alle notwendigen Dokumentationen.« Unter anderem zählt dazu die geprüfte Originalware mit Datenträger und rechtsgültiger Lizenzierung. Ebenso wichtig ist eine Bestätigung der Deinstallation der Lizenzen bei den Vorbesitzern. Bei VENDOSOFT wacht zudem eine auf Lizenzrecht spezialisierte Wirtschaftsprüferkanzlei über die Rechtmäßigkeit der Käufe und Verkäufe. So sind alle Beteiligten auf der sicheren Seite.

Lizenzberatung nutzen. Ob Kauf oder Verkauf gebrauchter Software – vor dem ersten Abschluss stehen in der Regel viele Kundenfragen. Darin geht es zumeist darum, ob der Urheber (etwa Microsoft oder Adobe) dem Deal zustimmen muss, Updates durchführbar sind oder ob gebrauchte Software im Falle eines Hersteller-Audits anerkannt wird. Um rechtssicher antworten zu können, steht VENDOSOFT seinen Kunden mit zertifizierten Microsoft Licensing Professionals zur Seite. Immer auf dem neuesten Stand beraten sie kompetent und herstellerkonform. Auf Wunsch analysieren sie die tatsächlich beim Kunden eingesetzte Software und gleichen sie mit den vorliegenden Lizenzen ab. Dabei zeigt sich, ob eine Unterlizenzierung oder Überlizenzierung vorliegt – ob also Software gebraucht hinzugekauft werden sollte oder ungenutzte Ressourcen veräußert werden können. Auch den Bedarf an Microsoft-Windows-Server-Lizenzen, der sich aus dem Verhältnis von physischen und aktiven Prozessorkernen ergibt, ermitteln die Lizenzprofis.

Ein derart umfassender Service der Lizenzberatung hilft IT-Leitern, bares Geld zu sparen und die Betriebskosten für Software nachhaltig zu senken.

Angelika Mühleck,
Marketing Manager
VENDOSOFT GmbH

www.vendosoft.de

Illustration: © hvostik /shutterstock.com 

Eine professionelle Lizenzberatung ermittelt über Software Asset Management, ob Über- oder Unterlizenzierung besteht und empfiehlt Maßnahmen zur Optimierung des Softwarebestands.

Aufgrund seiner zentralen Bedeutung für den reibungslosen Geschäftsablauf stellt Software in Unternehmen ein wichtiges betriebswirtschaftliches Gut dar – und einen erheblichen Teil der Vermögenswerte. Nach Gartner belaufen sich die weltweiten Ausgaben für Enterprise-Software in diesem Jahr auf 357 Milliarden US-Dollar, für 2018 werden 376 Milliarden US-Dollar prognostiziert.

Trotz dieser gewaltigen Investitionssummen ist die größte Sorge vieler IT-Leiter und Firmenchefs, nicht ausreichend lizenziert zu sein. Schließlich kann eine Unterlizenzierung zu hohen Nachforderungen durch den Hersteller, zu Schadensersatzforderungen oder gar rechtlichen Belangen gegen die Geschäftsleitung führen.

Dagegen wird der wirtschaftliche Schaden, den nicht genutzte, also schlummernde, Softwarelizenzen verursachen, oft unterschätzt. Laut BSA, dem Interessenverband der Softwarehersteller, sind in Deutschland durchschnittlich 25 Prozent aller Unternehmen überlizenziert. Über größere Lizenzbestände zu verfügen als nötig, kann Sinn machen, wenn in absehbarer Zeit ein erhöhter Bedarf zu erwarten ist. Meist liegen die Gründe aber im Abbau von Arbeitsplätzen, in der Umstellung auf andere Betriebssysteme oder der Aufgabe von Geschäftsbereichen und Niederlassungen. Dann liegt bares Geld brach und es lohnt, Lizenzbestände zu optimieren.

Eine Möglichkeit, den IT-Anteil an Umsatz- und Gewinnsteigerung zu erhöhen, ist der Verkauf dieser überschüssigen Lizenzen. Da Hersteller gebrauchte Software nicht zurücknehmen, übernehmen diesen Service Anbieter wie die Vendosoft GmbH.

»Wir kaufen und verkaufen gebrauchte Softwarelizenzen aus gewerblicher Nutzung«, erklärt Geschäftsführer Björn Orth. »Dabei stellen wir sicher, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind und Käufer wie Verkäufer rechtskonform handeln.«

Mit Lizenzmanagement Einsparpotenzial erkennen. Eine Ausmusterung nicht benötigter Software setzt nicht nur Budgets für Neuanschaffungen frei. Sie sorgt auch für eine Reduzierung der Supportkosten. Der Weg dorthin führt über eine professionelle Lizenzberatung. Auch hier kommt Vendosoft ins Spiel. Denn oftmals stehen vor dem Kauf oder Verkauf gebrauchter Software Kundenfragen, die ein Software Asset Management (SAM) bedingen. Um diese rechtssicher und herstellerkonform zu beantworten, steht das Unternehmen mit geschultem Personal zur Seite. Alle beratenden Mitarbeiter sind zertifizierte Microsoft Licensing Professionals.

Auf Wunsch führt Vendosoft eine lückenlose Bestandsaufnahme durch, bei der die tatsächlich eingesetzte Software analysiert und mit den vorliegenden Lizenzen abgeglichen wird. Dabei stellt sich schnell heraus, ob vorhandene Lizenzen wirklich effizient genutzt werden. Dieses Wissen bildet die Grundlage für das eigentliche Lizenzmanagement, also die verschiedensten Maßnahmen zur Optimierung des Softwarebestands.

Positiver Nebeneffekt eines professionellen Software Asset Managements: Es zeigt unnötige Ausgaben, Redundanzen und ungenutzte Ressourcen auf und hilft, sie zu beseitigen. Geschäftsprozesse können mit SAM optimiert und Betriebskosten gesenkt werden. Nach einer Studie des Marktforschungsinstituts Gartner sind dabei Einsparpotenziale von bis zu 30 Prozent des IT-Budgets im ersten Jahr und von fünf bis zehn Prozent jährlich über weitere fünf Jahre möglich.

Wie Lizenzmanagement helfen kann, bares Geld zu sparen. Die genannten Einsparpotenziale lassen sich in kurz-, mittel- und langfristige Maßnahmen unterteilen.

• Kurzfristige Einsparung durch SAM: Hier wird beispielsweise hinterfragt, ob ein Mietmodell wie Office 365 Sinn macht oder das Unternehmen – wie in den meisten Fällen – mit einem Volumenlizenzvertrag besser beraten wäre. Und ob Teile des vorhandenen Softwarebestands ausgemustert (also verkauft) oder durch günstige Gebrauchtsoftware ergänzt werden können.
• Mittelfristige Einsparung durch SAM: Werden dasselbe Produkt oder dieselbe Funktionalität in verschiedenen Produkten mehrmals im Unternehmen genutzt und wurden darüber verschiedene Verträge abgeschlossen, kann es lohnen, diese zusammenzulegen. Auch hier prüft Vendosoft, ob gebrauchte Software-Volumenverträge zum Einsatz kommen können.
• Langfristige Einsparung durch SAM: Für Produkte wie Adobe Photoshop oder Microsoft Visio, die teuer in der Beschaffung sind, lohnt sich ein sogenanntes Lizenzpooling. Es deckt freie Lizenzen auf, die wiederverwertet oder verkauft werden können und nicht unnötig neu beschafft werden müssen. Lizenzpooling wirkt einer potenziellen Überlizenzierung entgegen.

In der Betrachtung, welchen Anteil an Umsatz- und Gewinnsteigerung die IT für sich verbuchen kann, bestehen bei CEOs und CIOs divergierende Vorstellungen. An IT-Budgets sind meist hohe Erwartungen hinsichtlich der Rentabilität geknüpft. Laut einer Capgemini-Studie erwarten 35 Prozent der Geschäftsführer von der IT eine Effizienzsteigerung bei gleichzeitiger Reduzierung der Kosten um ein Drittel.

Weitere Studien zeigen, dass die veranschlagten IT-Ausgaben in Abhängigkeit zur konjunkturellen Lage stehen. Das legt den Schluss nahe, dass IT-Budgets in wirtschaftlich schlechten Zeiten schnell Opfer von Sparmaßnahmen werden.

Auch hier kommt die erwähnte Gebrauchtsoftware ins Spiel, stellt sie doch einen extrem kostengünstigen Weg der IT-Beschaffung dar. Bei Vendosoft liegen die Anschaffungskosten für gebrauchte Microsoft-Produkte 40-70 Prozent unter dem Neupreis (siehe Grafik). Hinzu kommt die Möglichkeit, schlummernde Lizenzen zu veräußern und so das IT-Budget aufzustocken.

»Das erlaubt Unternehmen, auch in Krisenzeiten notwendige Investitionen zu tätigen«, sagt Geschäftsführer Björn Orth, »und trägt zugleich zur Gewinnsteigerung bei.«

Angelika Mühleck

www.vendosoft.de

Titelbild: © Who is Danny/shutterstock.com