Ein Ziel der digitalen Transformation ist es, die Arbeitswelt mit Hilfe von neuen technologischen Innovationen und Services so zu unterstützen, sodass Menschen von überall smarter arbeiten können.
Für die Beschäftigten bedeutet dies vor allem mehr Flexibilität, die die Kreativität fördert und letztendlich zum Geschäftswachstum beiträgt. Für viele Unterneh-men wird daher das hybride Arbeitsmodell immer attraktiver, das den Beschäftigten die Möglichkeit gibt, frei zu entscheiden, ob sie im Büro oder aus dem Homeoffice arbeiten wollen. Jedoch verlangt das Arbeitsmodell Hybrid Work eine präzise Auseinandersetzung mit den vorhandenen Infrastrukturen eines Unternehmens und den Prozessen, die angepasst werden sollen, um es erfolgreich zu implementieren. Investitionen in Technologien, die blindlings getätigt werden, können zu mehr Frustration führen, als dass sie Mitarbeiter wirklich unterstützen. Administrative Routineaufgaben zu automatisieren oder die Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Homeoffice-Lösungen zu erleichtern, gehört längst nicht mehr nur zur Kür betrieblicher Organisation, sondern ist angesichts des Fachkräftemangels essenziell. Technologie leistet einen wirksamen Beitrag zur Weiterentwicklung der Hybrid-Work-Arbeitsmodelle, aber die Realität in deutschen Unternehmen sieht oftmals anders aus.
Die aktuelle Digitalisierungslage in Unternehmen wird unterschiedlich bewertet. Die Meinungen von Entscheidern und Mitarbeitenden zur Frage, ob die eigenen Prozesse und Systeme sich an den alltäglichen Erfordernissen der Mitarbeitenden orientieren gehen deutlich auseinander – das zeigt eine aktuelle Studie von Ricoh [1]. So sind 68 Prozent der befragten Führungskräfte in Deutschland überzeugt, dass die technologischen Investitionen in ihrem Unternehmen mitarbeiterorientiert ausgerichtet ist – doch nur gut die Hälfte der befragten Angestellten (52 %) teilen die Einschätzung ihrer Führungskräfte. Fast ein Drittel (32 %) der befragten Arbeitskräfte meint sogar, dass Technologien, die im Unternehmen neu implementiert wurden, überhaupt keine positiven Auswirkungen auf ihre Arbeit haben.
Das Potenzial von Hybrid Work bleibt oftmals ungenutzt. Mit wohlüberlegten Technologie-Investitionen lässt sich die Mitarbeiterzufriedenheit deutlich steigern und zugleich die Produktivität erhöhen. Eine klare Mehrheit der befragten Arbeitnehmer (78 %) wünscht sich Hybrid Work, da sich so Familie und Beruf besser vereinbaren lassen, der Aufwand, der durch den Arbeitsweg entsteht, reduziert wird und Mitarbeiter flexibler auf berufliche und private Anforderungen reagieren können. Doch nur jedes dritte Unternehmen nutzt die notwendigen Besprechungstechnologien (34 %) und Software für Produktivitäts- und Projektmanagement (34 %). 78 Prozent der Befragten befürworten außerdem die Einführung von Automatisierungstools zur Reduzierung sich wiederholender administrativer Tätigkeiten. Jedoch nutzen 39 Prozent der Unternehmen bisher noch keine Software zur Automatisierung dieser Tätigkeiten. Damit ist das Potenzial für eine höhere Arbeitseffizienz und gleichzeitig höhere Zufriedenheit der Belegschaft durch die Digitalisierung noch lange nicht ausgeschöpft.
Doch nicht nur die Mitarbeiter profitieren von einer strategischen digitalen Transformation. Der Produktivitätsgewinn durch einen flächendeckenden Einsatz hybrider Arbeitsmodelle alleine liegt in Deutschland bei rund 21,5 Milliarden Euro im Vergleich zu den Arbeitsformen vor der Pandemie. Europaweit entgehen Unternehmen aktuell jährlich rund 9 Milliarden Euro, weil sie die Möglichkeiten hybriden Arbeitens nicht ausschöpfen. Gleichzeitig setzen diese Unternehmen die Fähigkeit aufs Spiel, Talente zu halten und neue Arbeitskräfte zu gewinnen, denn die Arbeitsbedingungen und dabei insbesondere die Homeoffice-Möglichkeiten entwickeln sich immer mehr zu einem entscheidenden Faktor für Arbeitskräfte, einem Unternehmen treu zu bleiben.
Unternehmen müssen in Sachen Digitalisierung nachbessern. Unternehmen müssen besser evaluieren, wie sie ihre Mitarbeiter durch Maßnahmen der Digitalisierung besser unterstützen können. Neue eingeführte Technologie sollte für die Mitarbeitenden eine Entlastung und in keinem Fall eine Belastung sein. Die notwendige digitale Transformation von Wirtschaft und Gesellschaft kann nur gelingen, wenn sie auch als vorteilhaft für jeden einzelnen wahrgenommen wird. Konkrete Verbesserungen des Arbeitsalltags der Beschäftigten sind deshalb zentral für die Digitalisierung im Unternehmen. Eine attraktive und moderne Arbeitsumgebung in gut ausgestatten Büros, eine Infrastruktur, die die Arbeit auch aus dem Homeoffice heraus ermöglicht sowie digitalisierte Workflows und Tools, die Routineaufgaben übernehmen, werden immer mehr zum neuen Standard. Moderne, hybride Arbeitsplätze sowie cloudbasierte Lösungen und automatisierte Workflows machen Unternehmen zu einem attraktiven Arbeitgeber. Das kann im Wettbewerb um Talente entscheidend sein.
Gut durchdachte Konzepte für hybrides Arbeiten sind deshalb essenziell für jedes Unternehmen. Das Büro bleibt ein wichtiges Umfeld für Zusammenarbeit und betrieblichen Austausch. Doch die Räumlichkeiten müssen das kollaborative Arbeiten fördern und so gestaltet sein, dass sie zu gemeinsamen Ideen und kreativem Arbeiten anregen. Gleichzeitig muss die Ausstattung gewährleisten, dass Kolleginnen und Kollegen, die sich aus dem Homeoffice zuschalten, tatsächlich gleichberechtigt partizipieren können.
Ingo Wittrock,
Regional Director Marketing Central & Eastern Europe
und New Work Experte,
Ricoh
[1] https://www.ricoh.de/news-events/news/ricoh-studie-beschaftigte-sind-aufgrund-technologischer-fehlinvestitionen-frustriert/?prev=