Der hybride Arbeitsplatz – (K)eine Frage der Technik

Wenn es darum geht, künftige Arbeitsplätze zu gestalten, stehen Unternehmen vor vielen Herausforderungen. Ging es zu Beginn der Corona-Pandemie vor allem darum, die aktuell geltenden Sicherheitsmaßnahmen im Büro einzuhalten, ist das grundsätzliche Einrichten von hybriden Arbeitsmodellen mittlerweile zu einer Frage der Unternehmenskultur geworden.

Im Zuge des ersten Lockdowns 2020 war alles sehr schnell gegangen. Wer konnte, schickte seine Mitarbeitenden nach Hause ins Homeoffice. Was bisher meist nur in Ausnahmefällen üblich war, wurde zum Alltag für Millionen. Die technische Infrastruktur für die virtuelle Zusammenarbeit wurde in vielen Unternehmen über Nacht geschaffen. Noch heute ist die Pandemie ein beliebtes Beispiel dafür, wie unerwartete Ereignisse als Treiber der Digitalisierung wirken können.

So schnell wie der Umzug ins Homeoffice funktioniert hat, so kompliziert und unterschiedlich gestaltet sich nun die Rückkehr. Angesichts zunehmender Lockerungen der diversen Coronaregeln ergibt sich immer öfter die Frage: Wann geht es eigentlich zurück ins Büro? Und vor allem, wie? Wer muss ins Büro kommen und wie oft? Diese und weitere Fragen, die sich viele Unternehmen aktuell stellen, drehen sich um grundsätzliche Regelungen für Mitarbeitende: Es geht im Grunde um die eigene Unternehmenskultur.

Hybrides Arbeiten als Asset im War for Talents. Manche Arbeitgeber setzen das Angebot hybrider Arbeitsplätze längst als Asset im Kampf um neue Mitarbeitende, im »War for Talents«, ein. Die Möglichkeit, frei über Arbeitsort- und Zeit zu verfügen, könnte für Arbeitnehmende künftig ein entscheidendes Kriterium bei der Jobsuche sein.

SAP hat seine Mitarbeitenden beispielsweise zu dem Thema befragt. Da sich diese mehrheitlich für ein hybrides Arbeitsplatzmodell ausgesprochen hatten, haben sie künftig die freie Wahl, wann sie von zu Hause arbeiten wollen und wann nicht. Auch wenn SAP damit wahrscheinlich weiter geht als die meisten deutschen Arbeitgebenden, überlegen viele Firmen, ob und in welcher Form sie hybride Arbeitsplätze anbieten können. Die verpflichtende 5-Tage-Woche im Büro wird wohl bald zum Auslaufmodell. 

Aber bis es tatsächlich so weit ist, hängt vieles rund um das Thema hybrides Arbeiten und das »New Normal« in der Schwebe. Umso wichtiger ist es für Unternehmen, flexibel zu bleiben – auch was die zugehörige Technologie angeht.

Apps als einfache und kurzfristige Lösung. Technische Lösungen bieten für hybride Arbeitsplätze einen echten Mehrwert. Geht es zum Beispiel um die Belegung der Büros und der vorhandenen Kapazitäten, kann eine Raumplanungs-App helfen. Analoge Anwesenheitslisten kommen schnell an ihre Grenzen, wenn Mitarbeitende sich spontan umentscheiden, ihnen etwas dazwischenkommt oder sich zeitlich verschiebt. Alles Punkte, die sich mit ein wenig Technik leicht lösen lassen.

Zu diesem Schluss kam auch ein rumänisches Entwicklerteam des Softwareunternehmens msg. Als Anbieter moderner Digitalisierungslösungen und Cloud-Anwendungen erkannten sie in der aktuellen Situation einen Business Case: Mit der msg.Check-In App entwickelten sie ein einfaches Tool, um den eigenen Büroalltag und die Anwesenheiten vor Ort zu managen. Alle Erfahrungen, die das Projektteam selbst als Mitarbeitende während des Lockdowns machte, konnten sie direkt in die App-Entwicklung einfließen lassen. So war es dem Team besonders wichtig, in Kontakt zu bleiben. Funktionen in der App, die typischerweise in Social Networks zum Einsatz kommen, helfen Kolleginnen und Kollegen dabei, sich zu vernetzen – so können sie sich gegenseitig folgen und sich als Gruppe in den Büroräumen einchecken sowie gemeinsame Anwesenheiten planen.

Flexibel bleiben: Native Cloud und Loosely Coupled. Doch wie muss eine solche Lösung technisch aufgebaut sein, um maximale Flexibilität zu ermöglichen? Große Lösungen sind oft stark mit der IT-Landschaft im Unternehmen verschmolzen. Das bietet gerade bei langfristig angelegten Investitionen Vorteile. Weil sich aber viele Firmen heute noch nicht sicher sind, wie sie ihr neues Normal hinsichtlich hybrider Arbeitsmodelle gestalten wollen, fällt ihnen eine langfristige Planung schwer. In dieser Situation eignen sich einfache, App-basierte Tools, die eine niedrige Hürde für die IT-Infrastruktur darstellen. »Loosely coupled« lautet das Stichwort auf technischer Ebene. Das Risiko, das Unternehmen mit solchen Tools eingehen, ist minimal, der sofortige Nutzen aber groß. Sie können kurzfristig und sofort eingesetzt werden, mittelfristig als neues Asset dienen und bei Bedarf schnell und einfach wieder entfernt werden. Dass so eine Anwendung nicht stark mit anderen Systemen verknüpft ist, bedeutet in der Praxis zwar gewisse Abstriche in der Convenience, zum Beispiel, dass Outlook-Termine nicht automatisch übernommen werden. Dafür passt eine App aber problemlos in jedes IT-Ökosystem. Der Fokus liegt klar auf der einen Kernfunktion: die Organisation hybrider Arbeitsplätze. Und das auf möglichst einfache und nutzerfreundliche Art.

Im Beispiel der msg.Check-In App zeigt sich diese Einfachheit auch beim technischen Setup: Die App setzt auf den im Unternehmen bereits bestehenden Identity Provider auf. Egal ob Microsoft Azure, Google GSuite, Active Directory oder eine eigene On-Premises-Lösung: Der Avatar in der App kann darüber ganz einfach mit der realen Person im Unternehmen verknüpft werden. Für die Implementierung braucht es so nur wenige Stunden und der Aufwand ist minimal. Eine Wartung ist nicht notwendig, denn native Cloud-Apps sind genau dafür konzipiert: Stabile Laufleistung und Selbstheilung. Der Kunde profitiert also von allen Vorteilen, die eine SaaS-Lösung heute ausmachen.

Datenschutz by Design und by Architecture. Eine Frage, die vielen Unternehmen am Herzen liegen könnte, ist die des Datenschutzes. Auch hier konnte das Entwicklerteam der msg die eigenen Erfahrungen in die Appentwicklung einfließen lassen. Denn nachdem die App in Rumänien entwickelt wurde, kündigten bald weitere Abteilungen im Unternehmen Interesse an. Um die App großflächig einsetzen zu können, mussten allerdings zuerst hohe Datenschutzanforderungen erfüllt werden. Neben der Corporate Security galt es auch den Betriebsrat zu überzeugen. Ein Weg, den auch viele Kunden vor Nutzung neuer Tools beschreiten müssen.

Die App soll die Mitarbeitenden dabei unterstützen, ihre Anwesenheiten im Büro zu planen, ohne sie zu kontrollieren. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, wurde der Datenschutz auf mehreren Ebenen berücksichtigt: Zum einen wird die App ausschließlich in Europa gehostet, zum größten Teil in Frankfurt. Zum anderen ist der Ansatz des Datenschutzes bereits in der Architektur der App angelegt. Wo es nicht unbedingt notwendig ist, werden überhaupt keine Daten gespeichert. So wird der Fußabdruck des Users möglichst klein gehalten. Beim Zugriff auf erhobene Daten, beispielsweise für spezielle Reporting-Funktionen, werden in der App die verschiedenen Rollen getrennt. Nur der sogenannte Reporting-Admin kann Daten für Reporting-Zwecke einsehen. Der Kunde kann diese Funktionen aber auch schnell und einfach deaktivieren. Ein gutes Beispiel dafür, wie Datenschutz by Design und by Architecture aussehen kann.

Neue Möglichkeiten erkennen und nutzen. Eine gut gemachte App bietet hier unzählige Möglichkeiten zur Weiterentwicklung: Daten könnten Auskunft über die Auslastung der Cafeteria geben oder den Bedarf an barrierefreien Arbeitsplätzen sowie Parkplätzen mit E-Ladestation ermitteln. Durch Continuous Deployment können solche neuen Features in der App kontinuierlich veröffentlicht und zugänglich gemacht werden. Sollte sich herausstellen, dass die neue Funktion keinen Anklang findet, kann sie ohne Weiteres wieder entfernt werden. Oder anhand von gezielt eingeholtem Nutzer-Feedback dementsprechend verbessert. Derartige Reporting-Funktionen könnten in Zukunft dabei helfen, die Flächennutzung im Büro und dessen Umfeld zu optimieren, Ressourcen gezielt einzusetzen und Geld einzusparen. So könnten Unternehmen sich mit einer flexiblen Raumplanungs-App die neuen Gegebenheiten der Arbeitswelt in Zukunft in vielerlei Hinsicht zunutze machen.

 


Ulrich Römer,
Business Consultant
bei der msg systems AG

 

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