Illustration: Geralt Absmeier

Mithilfe von digitalen Unterschriften, sogenannten elektronischen Signaturen, lassen sich Dokumente rechtlich verbindlich, schnell und sicher unterzeichnen. Wo kommen die verschiedenen Formen der elektronischen Signatur zum Einsatz.

Verträge, Angebote, Formulare und Bescheinigungen in Schriftform zu unterzeichnen und zu versenden, kann Tage, ja sogar Wochen dauern. Mit digitalen Unterschriften, elektronische Signatur genannt, lässt sich dieser Prozess signifikant verkürzen. Denn das zeitaufwendige Hin- und Herschicken per Post entfällt. Stattdessen können alle Beteiligten das entsprechende Dokument innerhalb weniger Minuten rechtsgültig austauschen und unterzeichnen. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Selbstständige bietet diese Art der Vertragsunterzeichnung großes Potenzial, da sich hierdurch Geschäftsabschlüsse und Prozesse stark beschleunigen lassen. Das spart Zeit und damit Geld. Zudem lassen sich Dokumente so bequem von unterwegs per Smartphone oder Tablet unterzeichnen.

Aber in welchen Fällen sind die unterschiedlichen Formen der elektronischen Signatur rechtlich verbindlich? Francotyp-Postalia (FP), Experte für sicheres Mailbusiness und sichere digitale Kommunikationsprozesse, hat die Antworten:

1. Rechtsverbindlichkeit per Zertifikat

In 95 Prozent aller kaufmännischen Verträge und Vorgänge kommt die fortgeschrittene elektronische Signatur zum Einsatz. Diese sichert über ein Zertifikat die Integrität des Dokuments. So lässt sich jederzeit nachweisen, dass das Dokument im Laufe des Unterzeichnungsprozesses nicht verändert wurde.

2. Höchste Sicherheitsstufe durch digitale Identität

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) garantiert das höchste Sicherheitsniveau für digitale Unterschriften und entspricht den Anforderungen der Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS). Sie kommt beispielsweise bei der Unterzeichnung von Arbeitnehmerüberlassungen, kassenärztlichen Abrechnungen oder Verbraucherdarlehen zum Einsatz.

Für die Verwendung der QES muss sich der Nutzer registrieren und seine digitale Identität bestätigen. Dies lässt sich beispielsweise über den Vertrauensdiensteanbieter D-TRUST der Bundesdruckerei durchführen. Der Nutzer beantragt hierfür eine Signaturkarte, für die er sich per PostIdent identifizieren muss. Mithilfe eines speziellen Kartenlesegeräts und einer Software kann der Nutzer eine elektronische Signatur generieren und damit Dokumente unterzeichnen.

Noch einfacher geht es mit der Kombination von sign-me der Bundesdruckerei und FP Sign. Dabei wird die digitale Identität per VideoIdent-Verfahren erfasst und von der Bundesdruckerei gespeichert. Der Nutzer kann diese elektronische Signatur anschließend unkompliziert via SMS-Authentifizierung über das FP-Sign-Konto auslösen. Eine Signaturkarte und ein Kartenlesegerät werden nicht benötigt, weshalb die Unterzeichnung von unterwegs noch einfacher möglich ist.

3. Wichtige Ausnahmefälle

Es gibt allerdings einige Sonderfälle, bei denen weder die fortgeschrittene noch die qualifizierte elektronische Signatur zum Einsatz kommen kann. Dies sind hauptsächlich Verträge im Notargeschäft oder familienrechtliche Angelegenheiten. Der Grund hierfür ist, dass der Gesetzgeber in diesen Fällen eine nochmals erhöhte Rechtssicherheit gewährleisten will und deshalb nach wie vor nur die schriftliche Form akzeptiert.

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Illustration: Absmeier, edar

Die Digitalisierung schreitet in deutschen Büros voran. Laut einer Bitkom-Studie haben es sich Unternehmen zum Ziel gesetzt, ihren Papierverbrauch zu reduzieren, indem sie Briefpost durch digitale Kommunikation ersetzen oder Papierakten digitalisieren.

Schließlich haben digitale Dokumente gegenüber gedruckten den Vorteil, dass man sie nicht im Drucker vergessen kann. Aber auch in digitaler Form ist drauf zu achten, dass auf dem Netzwerk gespeicherte vertrauliche Dokumente nicht in falsche Hände geraten. Eine Umfrage von Kyocera hat herausgefunden, dass über die Hälfte (53%) der deutschen Büroangestellten mindestens einmal pro Woche Zugriff auf Dokumente hat, die nicht für sie bestimmt sind.

Rahim Kaba, Director of Product Marketing bei eSignLive by VASCO Data Security, beschreibt, wie eine E-Signature-Lösung bei diesem Problem Abhilfe verschaffen kann und führt weitere Vorteile eines papierlosen Büros an:

Dokumentensicherung durch digitale Signatur

»In Unternehmen werden regelmäßig Verträge unterzeichnet, vertrauliche Korrespondenzen geführt sowie Konzepte oder Gehaltsabrechnungen erstellt – alles Unterlagen, die geschützt werden müssen. Neben Mitarbeiterschulungen zur Dokumentensicherheit, ist die Einführung der digitalen Signatur eine effektive Maßnahme, um die Dokumentensicherheit zu erhöhen.

Die Signaturlösung ist idealerweise in DIGIPASS for Apps eingebettet, ein Software Development Kit, das beispielsweise die Zwei-Faktor-Authentifizierung bietet. So erhalten nur diejenigen Mitarbeiter Zugriff zu Unterlagen, für dessen Einsicht oder Bearbeitung sie auch befugt sind. Mittels digitaler Signatur lässt sich zudem nachverfolgen, wer auf ein Dokument zugegriffen hat und zu welchem Zeitpunkt der Zugriff erfolgte.

Geschäftsprozesse effizienter gestalten

Digitale Akten haben darüber hinaus den Vorteil, dass man Unterlagen und Informationen schneller auffindet. So lassen sich die Dokumente von jedem Gerät aus und zu jeder Zeit abrufen und bearbeiten. Das ist nicht nur für den Mitarbeiter bequem, sondern steigert auch die Effizienz der Geschäftsprozesse – beispielsweise, wenn Verträge ebenfalls mittels digitaler Signatur sofort unterzeichnet werden. Zugleich reduziert das Ausfüllen von elektronischen Formularen die Fehlerquote etwa durch fehlende Angaben, was wiederum Zeit und Kosten bei der Verwaltung dieser Dokumente spart.

Papierverbrauch reduzieren und Umwelt schonen

Die Technologie der digitalen Signatur macht somit Papier überflüssig. Nicht zu unterschätzen sind die Kosten, die Unternehmen durch den Verzicht von Mehrfachkopien und Dokumentenausdrucken sparen. So hat die Bank of Montreal, die mit über 12 Millionen Kunden eines der größten Finanzinstitute Kanadas ist, errechnet, dass sie pro Jahr über 132 Millionen kanadische Dollar (ca. 80 Millionen Euro) durch den Verzicht von Papier spart. Das schont nicht nur die Umwelt, sondern reduziert den Aufbewahrungs- und Verwaltungsaufwand, den Akten und Ordner mit sich bringen.

Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile, die ein papierloses Büro mit sich bringt, weshalb das Argument, papierlos zu werden, an Schlagkraft gewinnt. Lösungen, wie digitale Signaturen sorgen für den Schutz vertraulicher Dokumente und vereinfachen den Arbeitsalltag. Ein papierloses Büro ist heutzutage keine Option mehr, sondern vielmehr ein Muss.«

 

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