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Am 1. Januar 2025 entfällt der Vorrang der Papierrechnung. Standard zum Rechnungsaustausch im B2B ist ab dann die E-Rechnung, wobei der Gesetzgeber Übergangsfristen einräumt. Das bedeutet auch: Jeder darf elektronische Rechnungen an seine Kunden versenden, ein Einverständnis der Empfangsseite ist nicht mehr erforderlich. Jedes Unternehmen sollte sich daher darauf vorbereiten, ab diesem Zeitpunkt E-Rechnungen annehmen und verarbeiten zu können. Und: Das Thema betrifft nicht nur große, sondern alle Unternehmen in Deutschland – wenn auch gestaffelt nach Größe.
Die neuen Regelungen zur E-Rechnungspflicht finden sich im November 2023 vom Bundestag beschlossenen Wachstumschancengesetz. Auch den Bundesrat hat dies mittlerweile durchlaufen und liegt derzeit im Vermittlungsausschuss. Es ist davon auszugehen, dass die Teile des Gesetzes die E-Rechnung betreffend den Ausschuss im Großen und Ganzen passieren werden.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format (entsprechend der CEN-Norm EN 16931 aus Richtlinie 2014/55/EU) ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Das Format muss eine elektronische Verarbeitung beziehungsweise eine vollständige und richtige Extraktion der erforderlichen Angaben ermöglichen. Technisch erfüllen dieses Erfordernis die XRechnung-Formate sowie ZUGFeRD 2.x. Von einer E-Rechnung spricht man auch dann, wenn der strukturierte Teil um einen visuellen ergänzt wird, i.d.R. ein PDF (hybrid). Bisher kann sich die Empfangsseite aussuchen, welchen Teil sie für die Weiterverarbeitung verwendet, künftig wird der strukturierte Teil Vorrang haben. Alle Rechnungen, die diesen Anforderungen nicht genügen, gelten unter der neuen Regelung künftig als »Sonstige Rechnung«.
Worauf sich Unternehmen einstellen müssen
Ab dem Stichtag 1.1.2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten (sowie zu archivieren). Gleiches gilt für den Versand von steuerbaren und steuerpflichtigen B2B-Rechnungen im Inland, der ab dann elektronisch in einem strukturierten Format erfolgen muss. Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250,- € netto und Fahrausweise.
Für den Empfang und die Verarbeitung benötigt man eine entsprechende Lösung zur Verarbeitung von digitalen Eingangsrechnungen, wie sie die xSuite Group anbietet. xSuite hat sich insbesondere auf die Eingangsrechnungsverarbeitung innerhalb von SAP spezialisiert. Die Software funktioniert für alle SAP-Deployment-Modelle. Dazu zählen on-premises betriebene Systeme genauso wie die SAP S/4HANA Cloud, Private Edition und die SAP S/4HANA Cloud, Public Edition.
Gleichzeitig räumt der Gesetzgeber Übergangsregelungen ein: In den ersten zwei Jahren (bis 31.12.2026) darf man weiterhin Papierrechnungen verschicken, ebenso wie andere elektronische Formate (diese aber nur, wenn der Empfänger einwilligt). Die Papierrechnung hat keinen Vorrang mehr. Wer bereits ab 1.1.25 vollständige elektronische Rechnungen verschicken möchte, kann dies tun – der Empfänger hat die Verpflichtung zu ihrer Annahme, siehe oben.
Für Kleinunternehmen (unter 800T€-Vorjahresumsatz) gilt die Ausnahmeregelung (vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers) noch ein Jahr länger, also bis 31.12.2027. Ab dem 1.1.2028 müssen dann alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.
Mit dem aktuellen Gesetzgebungsverfahren verbunden ist eine Änderung des Umsatzsteuergesetzes. Die Papierrechnung wird ab 1.1.2025 als sonstige Rechnung deklariert, mit verschwindendem Vorrang. Standard ist demnach ab diesem Zeitpunkt die elektronische Rechnung. Ab 1.1.2028, nach Ende der Übergangsfrist, sind Papierrechnungen für den B2B-Bereich dann nicht mehr zulässig.
https://bit.ly/E-RechnungxSuite
Dina Haack,
Head of Marketing,
xSuite Group GmbH
xSuite ist Softwarehersteller von Anwendungen für dokumentenbasierte Prozesse und stellt weltweit standardisierte, digitale Lösungen bereit, die ein einfaches, sicheres und schnelles Arbeiten ermöglichen. Die Automatisierung wichtiger Arbeitsprozesse in Verbindung mit einem durchgängigen Dokumentenmanagement steht im Mittelpunkt. Kernkompetenz ist die Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP inkl. E-Invoicing für führende Unternehmen weltweit sowie öffentliche Auftraggeber. Ergänzt wird dies durch Anwendungen für Einkaufs- und Auftragsprozesse sowie Archivierung. Die Software wird in der Cloud oder hybrid betrieben. xSuite liefert alles aus einer Hand (Softwarekomponenten und Dienstleistungen). Regelmäßige SAP-Zertifizierungen bestätigen den hohen Qualitätsstandard. Sie gelten für verschiedene Lösungen und Einsatzumgebungen von SAP. Mit xSuite verarbeiten mehr als 300.000 User pro Jahr über 80 Millionen Dokumente in über 60 Ländern.