Effizienz und Produktivität – Das Flipchart der Zukunft

Es gibt Dinge, die nur visuell funktionieren. Dazu gehören in Unternehmen vor allem moderne Ansätze wie Brainwriting, Design Thinking und Prototyping. Werkzeuge für die Visual Collaboration helfen besonders Remote-Teams dabei, ihre Meetings effizient und klar zu strukturieren.

War dezentrales Arbeiten vor ein paar Jahren noch eher die Ausnahme als die Regel, setzen heute immer mehr Unternehmen auf flexible Arbeitszeiten und -plätze. Forciert hat diesen Wandel vor allem die Corona-Krise und der mit ihr gekommene weiträumige Wechsel ins Homeoffice. Auch nach Corona werden viele Unternehmen ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von zuhause oder anderen Orten aus arbeiten lassen, besagt eine Studie der OECD.

Als Folge dieser Entwicklung sind Online-Meetings das Mittel der Wahl geworden, um sich mit Kollegen über Projekte, Planungen und To-Dos abzustimmen. Doch im Arbeitsalltag summieren sich solche Meetings und ermüden ihre User, sodass sich ein eigener Begriff für dieses Phänomen etabliert hat: Zoom-Fatigue [1].

Anzeige

 

Wie können Unternehmen dem entgegensteuern, die Produktivität ihrer Meetings beibehalten und sogar steigern? 

Remote Work klappt nur visuell. Bei physischen Meetings, die der Ideenfindung dienen, kommen oft Flipcharts oder Whiteboards Form zum Einsatz. Sie helfen dabei, Gedanken und Ideen zu sammeln, zu ordnen und zu priorisieren. Gleichzeitig geben sie den gesammelten Ideen, die beispielsweise auf Klebezetteln stehen, Struktur und visualisieren sie in verschiedenen Formaten, wie Kanvas-Boards, Fluss- oder Ganttdiagrammen. 

Digitale Meetings sind hier oft im Nachteil, insbesondere, was die Ausarbeitung komplexer Ideen und Prozesse angeht: Viele Informationen gehen über den digitalen Kommunikationsweg verloren, zudem fehlt bei virtuellen Meetings die visuelle Komponente, die man bei der Arbeit mit Flipcharts und Whiteboards hat.

Um dieser Herausforderung zu begegnen, setzen immer mehr Unternehmen auf Lösungen zur Visual Collaboration. User nennen diese Kollaborationstools oftmals virtuelle Whiteboards, doch sie bieten mehr Nutzen, als nur ein digitales Brett für Post-its zu sein.

Wie Visual Collaboration Tools funktionieren … Bei solchen Tools, erhalten Anwender einen Link, mit dem sie sich im Browser auf der Plattform des Tools anmelden können. 

Ein eigener Nutzeraccount ist in der Regel nicht notwendig, ein Gastzugang reicht aus. Danach haben User Zugang zum virtuellen Whiteboard und arbeiten hier mit Kollegen zusammen: Aus verschiedenen Templates können User diejenigen auswählen, die für ihr Meeting am geeignetsten sind. Das sind bei einem ersten Meeting beispielsweise virtuelle Ice-Breaker und Kennenlernrunden. Vorlagen für SWOT-Analysen und andere strategischen Planungsarten sind standardmäßig mit enthalten. Auch eigene Vorlagen können User mit Hilfe verschiedener Tools erstellen.

Nachdem ein oder mehrere Templates ausgewählt sind oder die Standardoberfläche an die Anforderungen des Meetings angepasst ist, kann die Arbeit beginnen. Nutzer schreiben und zeichnen, bei einem Brainstorming beispielsweise, ihre Ideen und Gedanken zu einem Projekt nieder und teilen sie auf dem Whiteboard. Im nächsten Schritt bespricht das Team die Vorschläge und nimmt eine Priorisierung vor. Funktionen wie eine integrierte Stoppuhr oder ein anonymes Abstimmungstool helfen dabei, das Meeting im Thema zu halten und schnell Favoriten zu finden. Am Ende kann das Team somit eine Auswahl der besten Ideen vorweisen.

Ergänzend bietet das virtuelle Whiteboard weitere Funktionen wie einen Voice-Chat. Hinzu kommt ein Moderationstool, das es Nutzern ermöglicht, das Team über das Whiteboard zu führen. Hiermit können sie zwischen verschiedenen Abschnitten wechseln und ihr Meeting somit strukturieren.

… und was sie bringen. Die Arbeit mit solchen Lösungen bringt einige Vorteile mit sich. Vor allem in Unternehmen, die von verschiedenen Standorten aus arbeiten, kann ein Visual Collaboration Tool praktisch sein: Auf einem Board können beliebig viele Personen synchron und asynchron arbeiten. Erstellte Boards bleiben bestehen und Teams haben jederzeit von jedem Ort aus Zugriff darauf. Da viele Tools auch im Browser laufen, benötigen sie keine installierte Anwendung.

Zudem ermöglichen sie es auch introvertierten Kollegen, sich an der Ideenfindung zu beteiligen, indem sie Beiträge anonymisiert abgeben können. Eine unkomplizierte Möglichkeit zur Implementierung von Bildern, Videos und andere Dateien per Drag&Drop bietet zusätzliche Mehrwerte für Meetings.

Faktoren bei der Auswahl von Visual Collaboration Tools. Angebote für Visual Collaboration Tools ähneln sich stark, die Auswahl kann deshalb für Entscheider in Unternehmen schwierig ausfallen. Neben Features wie einer intuitiven, plattformunabhängigen Nutzung, einfacher Dateiimplementation und einem beliebig erweiterbaren beziehungsweise unendlich großen Whiteboard haben Organisationen weitere Anforderungen, die sie an ihre Softwarelösungen stellen.

Insbesondere die Datensicherheit ist hier ein essenzielles Thema, daher sollte auch die ins Auge gefasste Visual-Collaboration-Lösung höchsten Datenschutzstandards entsprechen. Teams besprechen in Meetings häufig vertrauliche Daten, seien es Produktdetails oder personenbezogene Informationen. Eine integrierte Zugriffsverwaltung gewährt Überblick über alle Personen und ihre jeweiligen Zugriffsrechte und stellt somit sicher, dass nur Mitarbeiter mit berechtigtem Interesse Zugriff auf Boards haben.

Der Schutz kritischer Daten ist unabdingbar, da Datenverluste nicht nur zu direkten finanziellen Schäden durch Strafzahlungen mit sich bringen kann. Auch der Reputationsverlust bei Datenleaks kann dem Unternehmen schaden. 

Das Collaboration-Tool sollte deswegen eine hohe Konformität zur DSGVO vorweisen, beispielsweise durch zertifizierte Rechenzentren in Deutschland, wenn das Hosting in der Cloud stattfindet. Eine standardmäßig starke Verschlüsselung wie TLS auf dem Übertragungsweg und AES 256 bei der Speicherung ergänzen das Sicherheitskonzept. 

Auf diese Weise können Teams von egal welchem Ort aus sicher zusammenarbeiten – ohne sich über Sicherheitsrisiken Gedanken machen zu müssen.

 


Daniel Bohn,
Co-Gründer und Product Lead
von Conceptboard

 

Illustration: © Darya Palchikova/shutterstock.com