Werden Daten allgemein verständlich abgebildet, lässt sich in Berichten aus Informationen leichter Wissen generieren.
Noch nie standen Unternehmen so viele Daten für Entscheidungen, zum Beispiel im Finanzbereich, zur Verfügung. Doch in diesem Zahlendschungel gilt es erstmal, den Überblick zu behalten. Zudem ist es wichtig, Geschäftsdaten nicht nur zu strukturieren, sondern diese auch aussagekräftig zu verbildlichen. Denn Bilder werden vom menschlichen Gehirn um ein Vielfaches schneller verarbeitet als Texte. Diesen Umstand können sich Finanzverantwortliche mit den Visualisierungs-Add-ons von graphomate zu Nutze machen. Damit übersetzen sie ihre Daten in Bilder. Das Motto hierbei sollte jedoch lauten: »informieren statt dekorieren«. Wer das schafft, kann wertvolle Informationen auch anderen vermitteln, die nicht den Controller-Blick für Zahlenkolonnen haben.
Einheitliche visuelle Sprache finden. Oft existiert keine einheitliche Lesart für Geschäftszahlen. Je nachdem, in welchem Bereich »Zahlenwerker« arbeiten und wie breit gefächert das Unternehmen ist, werden Informationen unterschiedlich dargestellt – in verschiedenen Berichtslayouts, mit anderen Diagrammtypen und differierenden Farben. Hinzu kommt unnötiges Beiwerk wie 3D-Elemente, die das Verständnis nochmal erschweren. Doch wenn Daten allgemein verständlich abgebildet werden, lässt sich in (Management-)Berichten aus Informationen leichter Wissen generieren.
Hier setzen die Visualisierungs-Add-on von graphomate an. Mittels einer einheitlichen Notation nach den International Business Communication Standards (IBCS) werden Daten unternehmensweit nach dem Prinzip »was gleich aussieht, soll gleiches beinhalten« abgebildet. Planwerte etwa werden mittels hohler Elemente abgebildet, die es »aufzufüllen« gilt. Auch Farben sollten immer dieselbe Bedeutung haben – so ist häufig die Farbe »rot« mit einer negativen Zielerreichung verknüpft. Mitarbeiterentwicklungen können über Nadeldiagramme abgebildet werden. Diese erinnern an Köpfe und sind daher die perfekte Metapher für alle personalbezogenen Zahlen. So definieren Unternehmen eine allgemeingültige Notation für alle und erhalten einen »true and fair view« ihrer Daten. Manager können dadurch Information mit weniger Aufwand erfassen, was ihnen eine bessere Entscheidungsbasis bietet.
graphomate Add-ons sind für SAP Design Studio, MS Excel und zukünftig auch für SAP WebIntelligence auf gleicher Codebasis verfügbar, sodass das Nutzererlebnis in allen Werkzeugen identisch ist. Dadurch ist es auch möglich, Diagramme aus einem SAP Design Studio Dashboard nach Excel zu exportieren und dort als »echte« Excel-Diagramme weiter zu bearbeiten. Ideal für Ad-hoc-Auswertungen, die auch im Zusammenspiel mit PowerPoint genutzt werden können.
Beispiel für die Darstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung in einem Wasserfall-Diagramm.
Schneller Überblick über Gewinn und Verlust. Ein Anwendungsbeispiel solcher Visualisierungsregeln ist die Aufbereitung von Gewinn- und Verlustrechnungen. Statt in einer Tabelle lassen sich diese in einem Wasserfalldiagramm darstellen, sodass die einzelnen Positionen und Abweichungen direkt visuell erfassbar sind. Der Empfänger »sieht« die Daten. In Tabellenform müssen die Informationen mit erheblich höherem Aufwand »gelesen« werden.
Ein derartiges Wasserfalldiagramm lässt sich mit den graphomate charts für SAP Design Studio oder Excel mit wenigen Klicks erstellen. Einmal in die SAP-BI-Plattform eingebunden und mit der entsprechenden Datenbasis verknüpft, aktualisiert sich der Wasserfall monatlich und kann auch bei Bedarf nach Excel exportiert werden. So sind Detailinformationen und Abweichungen auf einen Blick zu sehen. Durch die umfassende Integration der graphomate Add-ons in SAP Design Studio lassen sich diese wie Standardkomponenten mit Filtern oder anderen Navigationselementen verknüpfen. So können die Finanzergebnisse verschiedener Organisationseinheiten zu gewählten Zeitpunkten verglichen werden. Nicht nur Plan-, Ist- und Vorjahreswerte in Gewinn- und Verlustrechnungen lassen sich so darstellen. Es können auch Detailinformationen zu einzelnen Positionen abgebildet werden, beispielsweise eine Aufteilung nach Kostenstellen.
Es empfiehlt sich Farben in Berichten grundsätzlich zurückhaltend zu verwenden. In dem Wasserfallbeispiel werden Einnahmen etwa hellgrau, Aufwände hingegen dunkelgrau formatiert. Beide können mit oder ohne Vorzeichen gezeigt werden. Abweichungen können sowohl nach rechts als auch nach links in rot oder grün eingefärbt sein. Die Farben richten sich danach, ob die Abweichung als gut oder schlecht für das Unternehmensergebnis zu beurteilen ist und nicht, ob die Zahl selbst ein positives oder negatives Vorzeichen hat.
Zahlreiche Möglichkeiten für einheitliche Lesarten. Die verschiedenen Gestaltungsmodi von graphomate machen es möglich, dass Anwender mit dem für sie passenden Visualisierungsmodell arbeiten können. Mit graphomate charts lassen sich Informationen zum Beispiel in Balken-, Linien-, Nadel-, Stapel- und Wasserfalldiagrammen darstellen. Mit den Tabellen des Add-ons graphomate tables ist es möglich, interaktiv aus aggregierten Visualisierungen der graphomate charts in Detailsichten und -ausschnitte zu springen. Die graphomate tiles generieren »Infokacheln«, die als Schnellübersicht und als Einstieg in ein interaktives Dashboard funktionieren.