Ineffiziente Kommunikation verschlingt Milliarden

Mit Einsatz multimedialer Inhalte könnten Unternehmen jährlich 167 Milliarde Dollar erschließen.

E-Mails, schriftliche Anleitungen und sonstige Textwüsten: Willkommen im angeblich modernen Arbeitsleben. Eine aktuelle Studie von TechSmith in Zusammenarbeit mit dem Centre for Economics and Business Research bestätigt, dass die interne Kommunikation in den meisten Unternehmen trotz fortschreitender Digitalisierung und moderner Technologien noch der Mottenkiste entstammt [1]. Multimediale Inhalte? Eher eine Randerscheinung. Die Folgen: sinkende Motivation und Zeitverluste.

 

Der wissenschaftliche Beweis: visuell = effizient

Im Rahmen der repräsentativen TechSmith-Studie wurden 4.600 Büroangestellte aus sechs Ländern (darunter über 1.000 aus der DACH-Region) zur Kommunikation und Informationsvermittlung an ihrem Arbeitsplatz befragt. Darüber hinaus wurde die Verarbeitung von Informationen mit über 100 Probanden unter wissenschaftlichen Bedingungen untersucht. Zwei Drittel (67 Prozent) der Teilnehmer konnten die gestellten Aufgaben schneller und zuverlässiger erledigen, wenn sie zur Vorbereitung Screenshots, Screencasts oder Videos statt reiner Textanweisungen erhielten. Zudem waren sie motivierter als die Mitarbeiter, die lediglich Textanleitungen erhalten hatten.

 

Die Praxis: Ungenutztes Potenzial

Unternehmen profitieren also davon, wenn sie althergebrachte Methoden zur Informationsvermittlung durch moderne, visuelle Tools ersetzen oder zumindest ergänzen. In der Praxis geschieht dies jedoch selten: Nur knapp ein Viertel (22 Prozent) der Befragten gaben an, dass visuelle Elemente in der Kommunikation innerhalb ihres Unternehmens verstärkt eine Rolle spielten.

 

Kommunikation: Milliardengrab der Wirtschaft

Der dadurch verursachte Zeitverlust pro Mitarbeiter beträgt in einer normalen Arbeitswoche durchschnittlich 33 Minuten. Der Studie zufolge könnten Unternehmen bei stärkerer Einbeziehung visueller Elemente – Bilder, Grafiken oder Videos – diesen Zeitverlust verringern und damit eine deutlich höhere Produktivität erzielen: Über ein Jahr hinweg entspricht dies einem Unterschied von über 1.000 Euro (über 1.200 US-Dollar) pro Mitarbeiter.

In den untersuchten Regionen wäre ein durchschnittlicher Anstieg des Bruttoinlandsprodukts um 0,52 Prozent möglich – was einem Gewinn von über 142 Milliarden Euro (167 Milliarden US-Dollar) entspricht. Speziell für die DACH-Region wäre eine durchschnittliche Steigerung des Bruttoinlandsprodukts um 0,48 Prozent und damit über 20 Milliarden Euro (23 Milliarden US-Dollar) möglich.

 

Die sechs befragten Regionen im Überblick:

 

Region Mögliche BIP-Steigerung Möglicher BIP-Gewinn

 

UK 0.59 % 16.579 Mrd. US-Dollar
Australien 0.55 % 6.527 Mrd. US-Dollar
Kanada 0.55 % 8.961 Mrd. US-Dollar
USA 0.52 % 97.298 Mrd. US-Dollar
Frankreich 0.49 % 13.583 Mrd. US-Dollar
DACH 0.48 % 23.848 Mrd. US-Dollar

 

»Bedenkt man, dass weit über die Hälfte des menschlichen Gehirns auf die Verarbeitung visueller Reize ausgelegt ist, ist es nicht verwunderlich, dass die Verwendung visueller Elemente bei der Vermittlung von Informationen und Ideen die Produktivität des Einzelnen erheblich verbessert«, so Wendy Hamilton, CEO von TechSmith. »Aus der Studie lassen sich zweierlei Schlüsse ziehen: Erstens, visuelle Elemente spielen eine noch größere Rolle für das Verständnis als bisher angenommen. Zweitens, Unternehmen sind hier in der Pflicht – sie müssen sich stärker an den Bedürfnissen der Mitarbeiter orientieren und die wirtschaftlichen Folgen berücksichtigen.«

 

[1] Weitere Informationen und Hintergründe zur Studie: www.techsmith.de/visuelle-kommunikation-studie.html

 

Über die Studie
Die Ergebnisse sind Teil der Studie »Kommunikationsverhalten am Arbeitsplatz« von TechSmith, die sich in zwei Teile gliedert – eine repräsentative Umfrage unter 4.500 Büroangestellten aus sechs Ländern sowie eine wissenschaftliche Untersuchung mit 125 Büroangestellten unter Leitung des britischen Kognitionswissenschaftlers Dr. Alastair Goode.
Repräsentative Umfrage
  • Befragungszeitraum: 01. – 31. Dezember 2017
  • Teilnehmer aus folgenden Ländern:
    • DACH-Region, Großbritannien, USA: je 1.000 Teilnehmer
    • Frankreich, Kanada und Australien: je 500 Teilnehmer
Wissenschaftliche Untersuchung
  • Untersuchungszeitraum: 01. – 31. Januar 2018
  • Leitung: Dr. Alastair Goode
  • Die Teilnehmer erhielten drei Aufgaben aus dem Büroalltag: Hochladen eines Beitrags auf eine Webseite, Installation einer neuen Software und Ausfüllen eines Formulars. Nach dem Zufallsprinzip erhielt je ein Drittel der Teilnehmer die benötigten Informationen in Form einer reinen Textanleitung, als Text mit Bildelementen (etwa erklärende Screenshots) oder als Video, in dem die einzelnen Arbeitsschritte vorgeführt und auf der Tonspur erklärt werden. Die Teilnehmer wurden nach wissenschaftlichen Maßstäben auf Verständnis, Erinnerungsvermögen, Geschwindigkeit und Engagement bei der Bewältigung der Aufgaben bewertet sowie zur Schwierigkeit bei der Umsetzung befragt.
Ökonomisches Modell
Das Wirtschaftsszenario wurde vom Centre for Economics and Business Research (Cebr) im März 2018 entworfen. Es bezieht die Ergebnisse aus der TechSmith–Studie sowie aus öffentlich zugänglichen Wirtschaftsinformationen aus Australien, Kanada, Frankreich, DACH, Großbritannien und den USA mit ein, um den Einfluss multimedialer Kommunikation auf die Produktivität von Unternehmen zu quantifizieren. Dabei wird berücksichtigt, wie Menschen ihre Zeit am Arbeitsplatz verbringen, wie Produktivitätsverluste bei der Arbeit entstehen. Weitere Details zur Methodik unter: www.techsmith.de/visuelle-kommunikation-studie.html

 


 

Ineffiziente Kommunikation kostet Millionen: Unternehmen verlieren im Jahr über 10.000 Euro pro Arbeitnehmer

Globale Umfrage zeigt Produktivitätsverlust durch traditionelle Kommunikationslösungen und -gewohnheiten.

  • Arbeitnehmer verbringen mehr als zwei Drittel ihrer Zeit mit Kommunikation.
  • Fast 15 % der Arbeitszeit wird mit ineffizienter Kommunikation verschwendet, in Deutschland sind es 12 %.
  • E-Mail als bevorzugter Kommunikationsweg der deutschen Arbeitnehmer ist gleichzeitig für 53 % der Befragten ein Produktivitätskiller.
  • Unternehmen mit 500 Mitarbeiter verlieren rund 5 Millionen Euro pro Jahr.
  • Unterschiedliche Plattformen und Apps machen die von den Befragten identifizierten Produktivitätstools Chat und Instant Messaging (IM) zur Herausforderung.

 

Mitel hat in einer in Europa und den USA durchgeführten, unabhängigen Studie untersucht, wie in Unternehmen kommuniziert und zusammengearbeitet wird [1]. Das Ergebnis der von Webtorials durchgeführten Umfrage: Unzulängliche Infrastruktur und liebgewonnene Gewohnheiten beeinträchtigen die Produktivität der Arbeitnehmer. Unternehmen verlieren dadurch durchschnittlich über 10.000 Euro pro Mitarbeiter und Jahr, in Deutschland sind es im Durchschnitt rund 9.000 Euro.

 

 

Die Ergebnisse der Umfrage im Detail:

 

  • Die befragten deutschen Arbeitnehmer verbringen mehr als zwei Drittel eines Arbeitstages damit, mit Kollegen, Kunden und Dienstleistern zu kommunizieren – und verlieren dabei 12 % ihrer Arbeitszeit, immerhin 3 % weniger als im Ländervergleich. Die Ursache dafür ist oft der Einsatz einer Vielzahl nicht miteinander kompatibler Anwendungen und Tools – die Auswahl für Unternehmen ist groß und unübersichtlich. Unter der fehlenden Strategie auf Unternehmensseite leidet aber letztlich die Produktivität der Mitarbeiter. Es entstehen Silos, die die Teamzusammenarbeit behindern, wenn nicht sogar verhindern.
  • E-Mail ist der bevorzugte Kommunikationsweg aller Umfrageteilnehmer. Sie verbringen damit fast so viel Zeit wie mit persönlichen Treffen, obwohl 53 Prozent der deutschen Arbeitnehmer E-Mails als Produktivitätskiller empfinden. E-Mail scheint trotz der zunehmenden Zweckentfremdung seine Stellung als Hauptkommunikationsweg zu behalten. Es scheint Arbeitgebern nicht zu gelingen, trotz der Verfügbarkeit neuer Unternehmensanwendungen einen unterbrechungsfreien, konsistenten Workflow über alle Kommunikationskanäle wie Chat, Video und Sprachdienste zu ermöglichen.
  • Zwei Drittel der deutschen Arbeitnehmer sind der Meinung, dass der Einsatz von Chat und IM ihre Produktivität steigern würde. Doch müssen diese Kommunikationswerkzeuge noch einige Hürden nehmen, bevor sie sich wirklich durchsetzen können. Zum einen rangieren Chat/IM auf der Beliebtheitsskala der Anwender ganz unten. Zum anderen bleiben sie aufgrund der Inkonsistenz der eingesetzten Anwendungen eine Herausforderung für Unternehmen. IT-Verantwortliche sollten deshalb bei der Auswahl von Collaboration-Lösungen darauf achten, dass Mitarbeiter eine einheitliche Plattform nutzen und diese auch Schnittstellen bietet, über die externe Geschäftskontakte mit eingebunden werden können. Das erhöht die Akzeptanz, spart Unternehmen Geld und ebnet den Weg zur Digitalisierung.

 

»Die Studie unterstreicht die hohen Kosten unzureichender Kommunikation und standortübergreifender Zusammenarbeit und zeigt deutlich, wie Unternehmen jeder Größe durch Werkzeuge eingeschränkt werden, die eigentlich zur Produktivität beitragen sollten«, sagt Christian Fron, Geschäftsführer Mitel Deutschland. »Professionelle Technologie, die Sprache, Video, Chat und Collaboration vereint, kann Unternehmen auf ihrem Weg zu einer effizienteren Organisation wichtige Dienste leisten.«

 

»Wie der Report zeigt, betragen die Kosten ineffizienter Kommunikation für ein Unternehmen mit beispielsweise 500 Mitarbeitern über 5 Millionen US-Dollar im Jahr”, sagt Steven Taylor, Gründer und CEO des Research-Unternehmens Webtorials. »Es gibt keine Kommunikations- und Collaboration-Infrastruktur, die alle diese Ausgaben wiederherstellen kann. Doch kann sich eine vorsichtige Untersuchung der Methoden und Systeme immens auszahlen und potenziell Millionen von Dollar ausgleichen.«

 

[1] Webtorials Workplace Productivity and Communications Technology Report: Ergebnisse und Analyse basieren auf den Antworten von mehr als 900 Umfrageteilnehmern aus Unternehmen in Nordamerika und Westeuropa, davon 250 in Deutschland. Die vollständigen demographischen Informationen sind in der Studie zu finden.
Download des kostenlosen eBooks »Cloud Communications for Dummies« (Englisch) https://www.mitel.com/cloud-communications-dummies

 


 

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