Mehr Bürgernähe in der öffentlichen Verwaltung – Digitale Behördengänge mit barrierefreien Dokumenten

Das Onlinezugangsgesetz sorgt für die Modernisierung der öffentlichen Verwaltung und vergrößert fortlaufend das Angebot digitaler Verwaltungsleistungen. Für Bürgerinnen und Bürger werden Behördengänge dadurch bequemer und einfacher. Jedoch müssen Prozesse und Anträge barrierefrei sein, damit niemand vom Zugang ausgeschlossen wird. »manage it« hat sich mit Danila Lompa von Materna über den Status quo barrierefreier Dokumente, das Portable Document Format (PDF) und digitale Inklusion unterhalten.

 

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Wie steht es in der öffentlichen Verwaltung um barrierefreie Dokumente?

Vollständig barrierefreie Dokumente sind derzeit leider noch die Ausnahme. Diese Erfahrung machen eingeschränkte Bürgerinnen und Bürger täglich. Der Bericht der Bundesrepublik Deutschland an die Europäische Kommission zum Stand der Barrierefreiheit öffentlicher Stellen aus dem Jahr 2021 bestätigt das.

Danach wurden wichtige Anforderungen von den meisten geprüften Dokumenten nicht erfüllt, wie zum Beispiel Alternativtexte für Bilder und ein ausreichender Kontrast für alle Texte. Auch durch die vereinfachte technische Dokumentprüfung sind die meisten Dokumente gefallen. Darunter fielen zum Großteil PDF-Dokumente. Dabei ist seit der PDF-Version 1.7 eine gute Aufbereitung von Dokumenten für Menschen mit Behinderung möglich. Viele Behörden tun sich immer noch schwer damit, Barrierefreiheit konsequent umzusetzen.

 

Danila Lompa ist IAAP-zertifizierte Beraterin
im Team Barrierefreiheit des Geschäftsbereichs
Public Sector bei Materna und Expertin
für barrierefreie PDF-Dokumente


Woran liegt das Ihrer Meinung nach?

Es gibt vermutlich mehrere Gründe. Da ist einerseits die komplexe Lage bezüglich der gesetzlichen Rahmenbedingungen sowie anzuwendender Standards und Richtlinien. Viele Behörden verschieben den Einstieg in das Thema, da dieser zunächst mühsam und aufwändig erscheint. Für die Umsetzung kommt erschwerend hinzu, dass die beschriebenen Anforderungen häufig nicht selbsterklärend sind.

Andererseits erfordert die technische Umsetzung zum Teil viel Recherche. PDF-Dateien lassen sich heutzutage aus fast jeder Büroanwendung erzeugen. Die Hersteller legen aber oft nicht vollständig offen, nach welchen Vorgaben die Dokumente konvertiert werden und ob dabei einschlägige Normen erfüllt werden.

 


Welche Vorgaben und rechtlichen Rahmenbedingungen gibt es?

Es gibt zunächst die Web Content Accesssibility Guidelines (WCAG). Das sind internationale Empfehlungen des World Wide Web Consortium (W3C) zur Barrierefreiheit. Die WCAG bilden die Basis für viele gesetzliche Vorgaben. Die europäische Normungsorganisation ETSI hat diese Empfehlungen in der EN 301 549 formalisiert.

Auf europäischer Ebene sind Vorgaben in der Richtlinie 2016/2102 zu finden. Die Richtlinie fordert den barrierefreien Zugang zu Websites und mobilen Anwendungen, deckt aber auch Dateiformate aus Büroanwendungen wie PDF-Dokumente ab.

In Deutschland gelten das Behindertengleichstellungsgesetz (BGG), seit 2002 die Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik nach dem Behindertengleichstellungsgesetz (Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung, kurz BITV) sowie weitere Gesetze auf Länderebene.

 


Was also tun, um barrierefreie Dokumente in den Behörden zügiger umzusetzen?

Dafür haben sich drei Maßnahmen bewährt:

  • Sensibilisierung der Redaktion
  • Definition technischer Mindestanforderungen
  • Qualitätssicherung im Verlauf des Projekts

Sensibilisierungsmaßnahmen helfen im ersten Schritt dabei, ein besseres Verständnis davon zu erhalten, wie Menschen mit Behinderung Informationen auf- und wahrnehmen. Denn viele Barrieren entstehen nicht auf technischer Ebene, sondern bei redaktionellen Tätigkeiten. Das betrifft zum Beispiel die Wahl der Textfarbe, die Darstellungsweise von Diagrammen oder die Formulierung von Anweisungen.

 


Was ist bei der Definition der technischen Mindestanforderungen zu beachten?

Technische Mindestanforderungen sind wichtig, damit assistive Technologien wie Screenreader die in den PDF-Dokumenten enthaltenen Informationen komplett und korrekt ausgeben. Für PDF-Dokumente sind diese beispielsweise in der ISO 14289 (PDF/UA) formuliert. Das ist ein Substandard zur ISO 32000.

Die Dokumentprüfung kann durch PDF-Prüfwerkzeuge wie den PDF Accessibility Checker (PAC) oder die Barrierefreiheitsprüfung im Adobe Acrobat unterstützt werden. Die Prüftools können die formale technische Richtigkeit eines PDF-Dokuments beziehungsweise die Konformität zur PDF/UA bezüglich der technischen Anforderungen feststellen. Dies sollte immer einhergehen mit einer Plausibilitätsprüfung der Ergebnisse. Denn nicht jedes Dokument, das von den Tools als fehlerfrei eingestuft wird, ist in der praktischen Anwendung tatsächlich barrierefrei.

 


Wie sollte die Qualitätssicherung gestaltet werden?

Barrierefreiheit sollte zunächst als fester Bestandteil in der Dokumenterstellung und nicht als einmalige Anstrengung verstanden werden. Häufig besteht die Hoffnung, die Überarbeitung von beispielsweise Dokumentvorlagen genüge und aus barrierefreien Vorlagen gingen auch barrierefreie Dokumente hervor. Es ist jedoch eine kontinuierliche Qualitätssicherung notwendig.

Es ist daher empfehlenswert, jemanden mit entsprechender Fachkenntnis hinzuzuziehen, um fertige Dokumente zu überprüfen und zu verbessern. Im besten Fall wird diese Person bereits früher im Prozess einbezogen. Das spart hohe Kosten für aufwändige, nachträgliche Korrekturen.

 


Illustration: © Olga Strel/shutterstock.com