Fast jedes Unternehmen befindet sich heute auf der Reise durch die IT-Transformation. Dabei lauern zahlreiche Fallstricke. Alex Fürst, Vice President DACH bei Rackspace, erklärt, wie Unternehmen Irrwege vermeiden können.
Herr Fürst, was ist der häufigste Fehler bei der IT-Transformation?
Oft werden die vielen Hindernisse und Risiken, die mit einer IT-Transformation einhergehen, nicht realistisch eingeschätzt. Es handelt sich um eine lange und meist holprige Straße, die auf keiner Karte aufgezeichnet ist. Unternehmen müssen ihren eigenen Weg durch technische Komplexität, organisatorische Herausforderungen, Zustimmung der Stakeholder, Probleme mit Altanwendungen sowie anderen bekannten und unbekannten Gefahren finden.
Wie können Unternehmen das schaffen?
Zuerst sollten sie das grundlegende Ziel festlegen, etwa Kostenreduzierung oder Effizienzsteigerung. Anschließend sind weitere Ziele zu definieren und zu priorisieren sowie die Zustimmung der Stakeholder einzuholen. Denn ohne deren Zustimmung wird die IT-Transformation ständig auf Hindernisse bei Entscheidungen, Genehmigungen oder Ressourcenzuteilung stoßen.
Was ist bei der Festlegung der Ziele zu beachten?
Das ist eine der wichtigsten und schwierigsten Aufgaben, die je nach Unternehmen zu sehr unterschiedlichen Ergebnissen führen kann. Sie erfordert ein gründliches, umfassendes Verständnis der Geschäftsanforderungen. Bei Projekten zur IT-Transformation ist es meist ratsam, sich hohe Ziele zu setzen. Denn selbst wer dann nur einen kleinen Teil tatsächlich erreicht, ist oft erfolgreicher als die Konkurrenz.
Was ist im weiteren Projektverlauf besonders wichtig?
Kunden definieren zwar zu Beginn der Planung meist präzise und messbare Ziele. Jedoch verwässern oder verallgemeinern sie diese oft, um Gegensätze zwischen Stakeholdern zu überbrücken. Wenn Ziele dann unterschiedlich ausgelegt werden, besteht die Gefahr, dass verschiedene IT-Verantwortliche ihre Teams in entgegengesetzte Richtungen schicken. Daher muss ein umfassender Plan für das gesamte Unternehmen festlegen, wann welche Kontrollen stattfinden und wie Stakeholder über Fortschritte und Hindernisse informiert werden, um deren Beteiligung sicherzustellen.
Liegt also ein Scheitern auch an fehlendem Wissen?
Ja, dies gilt nicht nur für die Information der Stakeholder. Unternehmen müssen auch dafür sorgen, dass sie intern oder extern Zugang zu den nötigen Fachkenntnissen für Gestaltung, Migration, Betrieb, Sicherung und Optimierung ihrer Anwendungen haben. So sagt der »State of the Cloud Report« 2016 von RightScale, dass mangelnde Fachkenntnisse inzwischen Sicherheit und Compliance als wichtigste Bedenken bei Cloud Computing abgelöst haben.
Besteht dadurch die Gefahr, aufs falsche Pferd zu setzen?
Absolut: Manche Unternehmen folgen überstürzt dem allgemeinen Aufbruch in die Cloud und investieren viel Zeit und Ressourcen in die Migration von Altanwendungen, die im eigenen Datacenter einen besseren ROI erwirtschaftet hätten. Bei anderen Aufgaben, die von der Cloud wirklich profitieren würden, zögern sie dagegen mit der Migration. Die Vorteile und nötigen Kompromisse aller Bereitstellungsmodelle sind bei der IT-Transformation sorgfältig abzuwägen. So ist jede Aufgabe auf der Infrastruktur durchzuführen, welche die einzigartigen Anforderungen bezüglich Kosten, Leistung oder Sicherheit am besten erfüllt.
Gilt das auch für die Auswahl des Providers?
Natürlich. Bei der Wahl eines Dienstleisters sollten Unternehmen darauf achten, dass dieser herstellerunabhängig agieren kann, weil er von allen großen Anbietern zertifiziert ist und dass er umfangreiche Erfahrungen mit den verschiedenen Arten der Cloud hat – egal ob private oder public Cloud. Mit seiner Expertise sollte er die Bedenken bei Sicherheit, Compliance und Komplexität der Architekturen nehmen können.
Wie lassen sich die Risiken vermeiden?
Vor allem durch solide Fachkenntnisse. Der Zugang zu Fachkräften, die sich mit den entsprechenden Technologien auskennen und Erfahrung mit ähnlichen Projekten besitzen, mindert die Risiken deutlich. Dabei können sich Unternehmen an kompetente Partner wenden, die den Weg schon mehrmals gegangen sind.
Wann sind Unternehmen am Ende des Weges angekommen?
Die IT-Transformation ist nie zu Ende. Wer jedoch das Stadium der ständigen Optimierung und Neubewertung erreicht hat, sollte ermitteln, ob die IT nun auf die Unternehmensziele ausgerichtet ist, die IT-Abteilung den Fokus auf die Leistungsfähigkeit der Anwendungen legt, die Workloads fortlaufend optimiert werden, die IT-Strategie messbar und ergebnisorientiert ist, Leistungsindikatoren für neue Kunden, Kosten und Einnahmen existieren, die Beteiligung der Mitarbeiter gefördert wird sowie Spitzenkräfte kommen und bleiben.
Wie lässt sich der Erfolg messen?
Es gibt kurzfristige und langfristige Leistungsindikatoren. Die kurzfristigen ermitteln, ob das Projekt die Termin- und Budgetvorgaben eingehalten hat und welche Auswirkungen es auf die täglichen Geschäftsabläufe gab. Insgesamt sollte ein Trend zur Optimierung von IT-Prozessen und -Leistungen zu erkennen sein. Zudem sind Methoden zur fortlaufenden Aneignung neuer Kenntnisse und die Umsetzung der gelernten Lektionen im Rahmen der folgenden Projekte zu entwickeln.
Was sind die langfristigen Leistungsindikatoren?
Dazu gehören die Reduzierung der IT-Gesamtbetriebskosten sowie eine gesteigerte Innovationsfähigkeit. Das IT-Personal sollte weniger Zeit mit Aufgaben des täglichen Betriebs verbringen und stärker strategische Unternehmensziele unterstützen. Das sind zum Beispiel eine schnellere Entwicklung und Bereitstellung neuer Funktionen, Automatisierung von Routineaufgaben, Weiterentwicklung von Sicherheitsprozessen sowie die Optimierung der Infrastruktur zur Umsetzung neuer Nutzeneffekte.
Welche Tipps können Sie Unternehmen für ihre Reise mitgeben?
Bei der IT-Transformation geht es nicht nur um Kostenreduzierung oder Verlagerung von Anwendungen in die Cloud. Veraltete Sichtweisen sind in Frage zu stellen und die Rolle der IT ist weiterzuentwickeln. Es geht auch darum, den schnellen und intuitiven Zugang zu Dienstleistungen bereitzustellen, den Nutzer heute erwarten. Dabei sollten zwei entscheidende Punkte nie vergessen werden: Eine gründliche Planung der individuellen Reiseroute mit konkreten Zielen, Prioritäten und Roadmaps ist das A und O. Und kompetente Partner, die kostspielige Irrwege erkennen.