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»Man kann nicht nicht kommunizieren!«, lautete schon das berühmte Bonmot des Kommunikationswissenschaftlers Paul Watzlawick. Doch nicht immer erfolgt Kommunikation richtig und zielführend. Im Arbeitsalltag von Unternehmen, vor allem in solchen, die standort- und teamübergreifend sowie vermehrt remote arbeiten, zeigt sich das immer wieder. Jeder Standort und jedes Team haben für sich zwar oftmals gut funktionierende Lösungen, in der Zusammenarbeit mit anderen Teams und Standorten zeigen sich aber teils gravierende Schwachstellen solcher Insellösungen. Sinnvoll ist daher der Einsatz von Tools wie Power Automate, Power Apps und Power BI. Denn sie verbessern die übergreifende Kommunikation nicht nur, sondern machen sie im Grunde überhaupt erst möglich.
Wachstum und Skalierung haben auf Unternehmen ganz verschiedene und nicht immer nur positive Auswirkungen. Um die gewünschten Unternehmensziele, die mit diesen Veränderungen erreicht werden sollen, auch tatsächlich umzusetzen, ist es wichtig, diverse Workflows im Unternehmen zu modifizieren. Eine elementare Anpassung betrifft die Kommunikation, die allzu häufig immer noch vernachlässigt wird. »Die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Standorten und Teams funktioniert oft nicht so gut, wie sie laufen könnte«, weiß Steffen Baumgartner, Geschäftsführer des in Neu-Ulm ansässigen IT- und Softwareunternehmens arborsys, aus langjähriger Erfahrung. Denn über die Jahre hinweg hätten sich an den Standorten und in den Abteilungen Strategien und Workflows etabliert, die für sich zwar gut funktionieren würden, aber nicht für die Kollaboration geeignet seien. Zu viel Kommunikation und enorme Reibungsverluste sind zwangsläufig die Folge. Den Sales-Teams großer Unternehmen beispielswiese falle es oft schwer, relevante Informationen ohne unterstützende Softwarelösungen auszutauschen. Immer wieder kommt es in der Praxis deshalb vor, dass Kundschaft von Mitarbeitenden aus den verschiedenen Teams zum selben Sachverhalt angerufen wird. »Das bremst Unternehmen in nicht unerheblichem Maße aus«, so Baumgartner.
Ist-Analyse muss erster Schritt zur Bewältigung der Probleme sein
Um diese Probleme zu beheben, ist es dem Softwareexperten zufolge initial wichtig, sich dieser bewusst zu sein und sie zu konkretisieren. Eine Ist-Analyse muss daher der erste Schritt zur Veränderung sein. Zu klären ist dabei unter anderem, welche Kommunikationsschnittstellen es zwischen den Teams und Standorten gibt, welche Tools genutzt werden und wie die Prozesse ausgestaltet sind. Kleinere, offenkundige Probleme lassen sich bereits mit sogenannten Quick Wins lösen. Grundsätzlich rät Baumgartner: »Es ist sinnvoll, nicht gleich das große Rad zu drehen, sondern mit einem Pilotprojekt zu starten, in dem Unternehmen sich exemplarisch einen Prozess vornehmen.« Dann sei auch die Bereitschaft der Mitarbeitenden deutlich höher, sich in die neuen Prozesse und Tools einzuarbeiten. Anfangs bedeutet dies für sie nämlich einen Mehraufwand. »Aber wenn alle Mitarbeitenden abgeholt und unterstützt werden, erkennen sie schnell den großen Mehrwert für das Unternehmen und sich selbst«, weiß der Softwareexperte.
Um die Prozesse und unterschiedlichen Systemlandschaften aufeinander abzustimmen, gilt es, auf Basis der Ist-Analyse zu entscheiden, ob es geeignete Bestandslösungen gibt, die übergreifend eingesetzt werden können. In vielen Unternehmen seien jedoch spezifische Lösungen für einzelne Teams entwickelt worden, sodass neue, zeitgemäße Tools eingeführt werden müssen. Effizient arbeitende Lösungen sind in diesem Zusammenhang bspw. Power Automate, Power BI und Power Apps von Microsoft, weil sie nicht nur die übergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglichen und verbessern, sondern sich auch bestehende Prozesse innerhalb eines Teams effizienter gestalten und zudem automatisieren lassen. Standardisierte und wiederkehrende Aufgaben können mit Power Automate komplett automatisiert werden, sodass der manuelle Aufwand hier entfällt. Mit Power Apps lassen sich ohne Programmierkenntnisse eigene Applikationen für spezifische Anwendungen bauen – zum Beispiel für die Organisation von Projekten. Power BI erleichtert Datenanalysen, indem sich Daten damit nicht nur übersichtlich visualisieren, sondern auch gleich optimieren und kontrollieren lassen.
Drittsysteme anbinden, um Medienbrüche zu vermeiden
Ein großer Vorteil im Zusammenspiel dieser drei Tools ist, dass Microsoft in seinem 365-Ökosystem alles miteinander verknüpft. »Die Nutzer können auf alle erforderlichen Daten zugreifen«, beschreibt Baumgartner. Doch auch Drittsysteme können eingebunden werden: Geht beispielsweise im ERP ein Auftrag ein, lassen sich jegliche Prozesse im Unternehmen, die auf den Auftragseingang folgen, automatisch anstoßen. »Das geht bis hin zur Rechnungserstellung«, erklärt Baumgartner. Wurde der Auftrag durchgeführt und der Status entsprechend geändert, wird die Rechnungserstellung automatisch ausgelöst. »Vom Vertriebstool lassen sich dann noch zusätzliche Informationen hinzuholen«, fügt der IT-Experte hinzu. Im Nachgang können relevante Daten auch für die Berichterstellung in Power BI genutzt werden, weil im CRM-System Informationen dazu vorliegen, wie viele Leads gebraucht wurden, um eine bestimmte Anzahl an Bestellungen zu generieren.
Auch im Bereich Onboarding lässt sich der Nutzen von Power Apps und Power Automate veranschaulichen: Von der Begrüßungsmail an den neuen Mitarbeitenden, über die Bestellung der benötigten Hardware, die Genehmigung von Nutzungsberechtigungen, der Organisation des Begrüßungstags bis hin zur Einarbeitung können mit den beiden Tools Checklisten erstellt werden, die in Form von Workflows abgearbeitet werden können. Das betrifft sowohl die Punkte, die Unternehmen befolgen müssen, als auch die, der der neue Mitarbeitende im Zuge seiner Einarbeitung abzuarbeiten hat. So können bestimmte Aufgaben und Ziele festgelegt werden. »Zum Beispiel, dass der Mitarbeitende nach vier Wochen mit seinem Vorgesetzten sprechen muss«, verdeutlicht Baumgartner. »Der Vorgesetzte muss das dann an entsprechender Stelle eintragen; dann erst geht es für den Mitarbeitenden in der Einarbeitung weiter.« Der Prozess – seitens des Unternehmens und des Mitarbeitenden – lässt sich dabei so strukturieren, dass Aufgaben parallel oder nacheinander gelöst werden können – je nachdem, ob sie aufeinander aufbauen oder nicht.
Transparente und beschleunigte Kommunikation
Durch einen solchen Einsatz der Tools werden Medienbrüche vermieden und Reibungsverluste reduziert, weil alle Beteiligten die gleichen Quellen und Zielsysteme erreichen. »Es wird sichergestellt, dass die Teams und dass sie richtig miteinander kommunizieren«, bringt es Baumgartner auf den Punkt. Die Kommunikation wird transparenter und schneller, dadurch werden auch Prozesse wie Auftragsverwaltung, Onboarding oder Genehmigungsverfahren deutlich besser strukturiert und beschleunigt. »Mitarbeitende haben deutlich mehr Zeit, um die wesentlichen und wertschöpfenden Tätigkeiten zu erledigen«, meint Baumgartner. »Müssen Sales-Teams sich nicht mehr mit dem Ausfüllen von Formularen beschäftigen, haben sie weitaus mehr Zeit für die Kundenbetreuung und -gewinnung.« Dadurch stärke sich die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen.
Die Tools Power BI, Power Apps und Power Automate sind zwar intuitiv und lassen sich leicht bedienen. Es ist trotzdem ratsam, die Einführung mit der Hilfe eines Partners zu flankieren. Nicht nur, weil der Partner tiefes Know-how zu den Lösungen mitbringt und die Mitarbeitenden innerhalb kurzer Zeit nachhaltig schulen kann, sondern vor allem, weil ein Dienstleister umfassende Erfahrungswerte aus zahlreichen verschiedenen Umsetzungen mitbringt. »Man hat in einem Team ein bis zwei Chancen, um neue Tools und Prozesse einzuführen«, weiß Baumgartner. »Wenn das falsch aufgesetzt wird, verlieren Unternehmen den Rückhalt und die Projekte scheitern.« Zudem helfe der Blick von außen, um Probleme zu erkennen und zu lösen. Baumgartner: »Die Selbstreflexion fehlt in Unternehmen oft, weil sich im Laufe der Jahre ein Tunnelblick entwickelt hat.«
Fazit
In Bezug auf die Zusammenarbeit verschiedener Teams und Unternehmensstandorte stellen sich für Unternehmen eine Reihe von Herausforderungen, die vor allem die Kommunikation betreffen. Um diese zu bewältigen, sollten Unternehmen ihre Kommunikationsprozesse überarbeiten und moderne Tools wie Power Automate, Power BI und Power Apps einführen. Diese Tools ermöglichen eine effizientere Kommunikation, automatisieren Aufgaben und stärken letztlich die Wettbewerbsfähigkeit.
Julia Kowal, Redakteurin für Wordfinder
www.arborsys.de