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Eingangsrechnungen verarbeiten, das hieß früher: Rechnungsdaten manuell im ERP-System erfassen, validieren, ggf. mit einer Bestellung abgleichen, freigeben und bezahlen. Viele Unternehmen nutzen hierfür inzwischen digitale Workflow-Lösungen zur Rechnungsbearbeitung. Die xSuite Group aus Ahrensburg ist ein weltweit führender Hersteller in diesem Bereich. Das Unternehmen entwickelt Softwarelösungen für die Eingangsrechnungsverarbeitung innerhalb von SAP für den Mittelstand, Konzerne und öffentliche Auftraggeber. Ergänzt wird das Portfolio durch Anwendungen für Einkaufs- und Auftragsprozesse sowie Archivierung.
Weil Rechnungsbearbeitung in der Vergangenheit zumeist von Hand erledigt wurde, war viel individuelles Vorgehen im Spiel. Fehler traten auf, wurden nicht sogleich bemerkt und sofort stockte es in der Bearbeitung. Mit diesen Nachteilen manueller Kreditorenprozesse räumen digitale Workflow-Lösungen wie jene von xSuite auf, indem sie bisher papiergebundene Vorgänge digitalisieren und automatisieren. Damit steigt der Grad der Standardisierung und hohe Qualität sowie Compliance innerhalb des Rechnungsmanagements sind sichergestellt.
Mehr Prozesssicherheit durch digitale Rechnungsbearbeitung
Der Rechnungsworkflow von xSuite ist direkt in das ERP-System integriert. Durch das Eliminieren manueller Arbeitsschritte beschleunigen sich Prozesse, indem sie immer nach demselben Muster ablaufen. Das steigert die Effizienz und Transparenz innerhalb der Organisation, minimiert das Risiko von Ausnahmen und Unregelmäßigkeiten und trägt zur Prozesssicherheit bei. Wer seine Rechnungsbearbeitung automatisiert, gewährleistet ferner, dass er revisionssichere Prozesse sowie gesetzliche Vorgaben nicht nur einhält, sondern auch dokumentiert. Das bedeutet zusätzliche Sicherheit im Falle einer externen Prüfung oder bei Betrugsversuchen.
Ein automatisierter Workflow muss also auf der einen Seite Standardisierung ermöglichen in dem Sinn, dass der Arbeitsablauf für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen stets einem einheitlichen Muster folgt. Andererseits muss er sich an die jeweiligen Unternehmensanforderungen anpassen bzw. lokale Gesetze und Vorschriften abbilden können, wie eine Rechnung korrekt zu empfangen, anzunehmen und weiterzuverarbeiten ist. Die individuellen Anforderungen der Unternehmen bewegen sich in der Regel auf der buchhalterischen oder technischen Ebene, gleichzeitig muss die standardmäßige Rechnungsbearbeitung gewährleistet sein. Resultat muss immer eine sorgfältige und vorschriftsmäßige Bearbeitung der Eingangsrechnungen sein.
Abschied vom Papier
Automatisierung ist zudem das Mittel zum Zweck, um adäquat auf die globalen Herausforderungen des E-Invoicing reagieren zu können – ein Thema, um das Unternehmen immer weniger herumkommen. Mit einer als PDF per E-Mail verschickten Rechnung ist es hier nicht getan. E-Invoicing bedeutet vielmehr: Elektronische Rechnungen werden in einem strukturierten XML-Datenformat (z.B. XRechnung, ZUGFeRD) ausgestellt, übermittelt und so zugestellt, dass der Empfänger sie automatisiert und digital annehmen sowie verarbeiten kann. Damit untrennbar verknüpft ist der Abschied vom Papier.
Für die Annahme und Verarbeitung von E-Rechnungen braucht man eine Softwarelösung wie die der xSuite. Sie holt eingehende XML-Rechnungen ab, liest die Inhalte aus und übergibt die relevanten Informationen automatisch in die entsprechenden Felder des ERP-Systems. Sie unterstützt alle am Markt gängigen Rechnungsformate und die Einbindung von E-Rechnungsportalen. So bietet xSuite Unternehmen höchste Flexibilität und lässt ihnen die Wahl, auf welche Art sie elektronische Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten wollen.
Über 50 Prozent schnellere Verarbeitung
Vor allem solche Prozesse auf Empfängerseite sind es, aus denen die größten Einsparpotenziale beim E-Invoicing resultieren. Zwischen 50 bis 60 Prozent kürzere Durchlaufzeiten lassen sich bei einer elektronischen, automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung erzielen. Außerdem fallen 40 bis 50 Prozent weniger Transaktionsfehler an. Abstimmungen vereinfachen sich durch weniger Rückfragen. Zu beobachten sind ferner eine deutlich erhöhte Transparenz (Vorteil bei Monats- und Jahresabschlüssen) und bessere Skontoausnutzung.
Auch für die Automatisierung weiterer Bereiche in Einkauf und Buchhaltung hat xSuite entsprechende Werkzeuge entwickelt. Dazu gehören Freigabeworkflows im Bestellwesen (um später Dunkelbuchungen zu ermöglichen), der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der Rechnungsbearbeitung, die Eliminierung von Papiervorlagen und ein Auslagern von Prozessen in die Cloud.
Dina Haack,
Head of Marketing,
xSuite Group GmbH
xSuite ist Softwarehersteller von Anwendungen für dokumentenbasierte Prozesse und stellt weltweit standardisierte, digitale Lösungen bereit, die ein einfaches, sicheres und schnelles Arbeiten ermöglichen. Die Automatisierung wichtiger Arbeitsprozesse in Verbindung mit einem durchgängigen Dokumentenmanagement stehen im Mittelpunkt. Kernkompetenz ist die Eingangsrechnungsverarbeitung innerhalb von SAP für den Mittelstand, Konzerne und öffentliche Auftraggeber. Ergänzt wird dies durch Anwendungen für Einkaufs- und Auftragsprozesse sowie Archivierung. Die Software wird in der Cloud, on-premises oder hybrid betrieben. xSuite liefert alles aus einer Hand (Softwarekomponenten und Dienstleistungen). Regelmäßige SAP-Zertifizierungen bestätigen den hohen Qualitätsstandard. Sie gelten für verschiedene Lösungen und Einsatzumgebungen von SAP. Mit xSuite werden pro Jahr mehr als 80 Millionen Dokumente verarbeitet. Über 300.000 User nutzen die Software.