Illustration: Absmeier punttim
Unternehmen verschiedenster Branchen, Behörden, Kanzleien und Arztpraxen nutzen Büromanagement-Software, um den Workflow zu verbessern und effizienter zu arbeiten. Doch nicht alle Systeme sind vorteilhaft und tragen sich verändernden Aufgabenstellungen Rechnung. Ein zukunftsweisendes Büromanagementsystem bringt deswegen einen breiten Funktionsumfang mit, ist individuell anpassbar und integriert andere Anwendungen und Technologien.
Effizienter arbeiten, Zeit sparen und weniger Fehler machen. Mit einer besseren Organisation die Kundenzufriedenheit erhöhen und Mehrumsatz generieren. Durch optimierte Abläufe Stress verringern und die Mitarbeiterzufriedenheit steigern: All das sind gute Gründe, ein zukunftsweisendes Büromanagement einzusetzen. Die folgenden sechs Punkte zeichnen eine Lösung aus, die Zukunftspotenzial hat.
- Lösung aus einer Hand
Ein Tool aus einer Hand ist idealerweise modular aufgebaut und kann damit eine Teil- oder Komplettlösung für die Arbeitsorganisation liefern: Das beinhaltet Funktionen wie DMS und CRM – also Dokumenten-, Kunden- und Aufgabenmanagement sowie Diktat und Spracherkennung. In manchen Anwendungsfällen ist auch die Möglichkeit, Gegenstände oder Akten mit Radiofrequenz-Identifikation (RFID) und Barcodes zu markieren sinnvoll bzw. wichtig, so dass eine Inventarisierung bzw. Objektlokalisierung leicht erfolgen kann. Mit RFID und Barcodes können hybride Akten erstellt werden, da die Technologie Papierakten und Inventar mit digitalen Akten oder Datensätzen verbinden kann. All diese Funktionen sollten nicht in verschiedenen parallelen Systemen vorgehalten werden, sondern in einem einzigen, das alle Anwendungsbereiche vernetzt. Unternehmen haben damit nicht nur den Vorteil eines einzigen Ansprechpartners, sie können auch direkt ihr Feedback anbringen und ihre Anliegen zur Weiterentwicklung des Tools einfließen lassen. Wichtig ist darüber hinaus, dass die Anbieter einen guten Service bieten und die Belegschaft für einen einfachen Start mit dem neuen Tool schulen.
- Individuell anpassbar
Ein Büromanagementsystem, das auch für zukünftig anfallende Aufgaben gewappnet ist, braucht Flexibilität und muss den Usern die Bedienung so einfach wie möglich machen. Vorgefertigte Eingabemasken werden dem nicht mehr gerecht. Vielmehr muss es die Möglichkeit bieten, Eingabefelder auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen und anzulegen, so dass der User unabhängig von seiner Branche Datensätze und Akten zum Beispiel für Kunden, Patienten und Mandaten anlegen kann. Auch Verknüpfungen zwischen den einzelnen Datensätzen erleichtern die tägliche Arbeit enorm: zum Beispiel, wenn das System die Beziehung zwischen Lieferanten, Kunden und ausgelieferter Ware abbilden kann. Und nicht zuletzt sollte das System Schnittstellen vorhalten, um bei Bedarf Fremdsysteme bzw. Fachanwendungen anzubinden und einen Datenaustausch zu ermöglichen.
- Verschiedene Anwendungsfelder abdecken
Oft ist es mit einem leicht zu handhabenden Dokumentenmanagement-System für die Kundenverwaltung nicht getan und Kunden benötigen einen größeren Funktionsumfang. Dann ist es gut, wenn die Lösung verschiedene Anwendungsfelder abdecken kann. Ein Unternehmen braucht unter Umständen Tools, um seine Geschäftsakten zu verwalten und Diktate aufzunehmen und zu verarbeiten. Gleichzeitig fällt aber auch die Notwendigkeit der Inventarisierung seiner jeweiligen Ausstattung an: Geräte müssen nach gesetzlichen Vorgaben regelmäßig gewartet und die Arbeiten dokumentiert werden. Die Termine gilt es im Auge zu behalten; Wartungsberichte müssen entsprechend abgelegt werden und verfügbar sein. Manche Unternehmen bilden die Wartungen nach wie vor umständlich in einer Excel-Tabelle ab.
Das Büromanagement steht oft vor der Herausforderung, digitale und analoge Akten zusammenzuführen, gerade dann, wenn Originalverträge noch in Papierform vorliegen. Auch die Verwaltung von Büchern oder evtl. sogar einer Bibliothek erfolgt über eine eigene Software.
Eine intelligente Lösung kann diese verschiedenen Anwendungsbereiche branchenunabhängig verknüpfen: Dokumentmanagement, Diktat und Inventarisierungsfunktion mit RFID und Transpondern bzw. Barcodes. Dabei kann das Inventar genauso wie Akten oder Bücher mit Etiketten versehen und eingescannt werden. Die Abteilungsleitung bzw. Geschäftsführung erfährt so, wer eine Unterlage auf dem Tisch hat. Auch Informationen wie Wartungszyklen bei Geräten sind dann digital in den Datensätzen hinterlegt. Es kann angezeigt werden, wie lange ein Objekt sich wo befand, ohne bearbeitet oder bewegt worden zu sein. Das alles erfolgt idealerweise aus einem System heraus über verschiedene Profile, ohne Einzelanwendungen extra aufrufen zu müssen.
- Branchenoffene Lösungen
Branchensoftware kommt in der Regel mit vorgegebenen Feldern und Eingabemasken wie Aktenzeichen, Sachbearbeiter, Vorgangsnummer oder anderen Begrifflichkeiten. Das ist einerseits am Bedarf orientiert, gibt aber andererseits ein enges Korsett vor. Die vorhandenen Freifelder neben Stammdatenfeldern reichen oft nicht aus. Kann das System nicht alle Anforderungen abdecken, müssen doch wieder mehrere Anwendungen zum Einsatz kommen, was unpraktisch ist und die Übersicht erschwert.
Branchenoffene Systeme sind hier nicht limitiert: Ein offenes System ist flexibel und kann Erweiterungen und Anpassungen abbilden. Die Datenbank kann genau konfiguriert und angepasst werden. Zwar erfordert das etwas mehr zeitlichen Aufwand zu Beginn, doch die Flexibilität und genaue Anpassung an den Workflow und die Wünsche des Unternehmens machen das wieder wett. Das Schnittstellenmanagement stellt außerdem sicher, dass Daten mit anderen Anwendungen ausgetauscht werden können. In einer Oberfläche werden verschiedene Funktionen mehrerer Anwendungen wie CRM, Dokumentenablage, Office oder Diktiersystem zusammengeführt und integriert.
- Intelligente Office-Funktionen
Ein intelligentes Tool erlaubt nicht nur das Verwalten von Dokumenten: Durch Integration von Programmen wie Microsoft Word, Outlook und Excel oder einer Spracherkennung können die Dokumente auch bearbeitet werden. Elektronische Postfächer, z. B. das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA), erleichtern die Kommunikation. Damit haben die Benutzer vom Dokumenteneingang bis zum -ausgang alle Optionen in einer einzigen Oberfläche, was Workflow und Aufgabenmanagement vereinfacht. Natürlich bildet ein gutes Büromanagement auch die klassischen Verwaltungsaufgaben ab und erlaubt den sofortigen Zugriff auf die Dokumente eines Vorgangs, auf Kundendaten, Termine und Fristen. Die Aufgaben bleiben damit im Blick, die Dokumentation wird erleichtert, ebenso Zeit- und Kostenerfassung. Ein zukunftsweisendes Büromanagement ist deswegen unbedingt mit (CRM) und Dokumentmanagement (DMS) verzahnt.
- Technologisch hochwertige Spracherkennung
Ein Trend der Zukunft, der bereits heute an Bedeutung gewinnt, liegt in der wachsenden Bedeutung von Spracherkennung: Untersuchungen und die alltägliche Praxis zeigen, dass wir deutlich schneller sprechen als wir schreiben können. Digitale Diktatsysteme versprechen damit einen großen Effizienzgewinn, da das Eintippen entfällt und nur Korrekturen notwendig sind. Probleme entstehen allerdings, wenn das Diktiersystem keine gute Spracherkennung hat, Diktate liegen bleiben und nicht verarbeitet werden. Deswegen ist ein Tool notwendig, das hochwertige Technologie von Spracherkennung und Diktiertechnik mit der passenden Verwaltung wie Diktiersystem und -software sowie Diktier-Apps vereint. Bequem ist eine Lösung, die es erlaubt, nicht nur am Computer oder über das mobile Diktiergerät aufzunehmen, sondern auch via Smartphone-App. Vor- und Rückspulfunktionen, die Möglichkeit Passagen einzufügen, zu löschen oder zu überschreiben sowie die Markierung von Merkstellen erleichtern die Arbeit im Alltag.
Fazit
Büromanagement-Software vereinfacht die täglichen Aufgaben in Unternehmen, Behörden, aber auch in Praxen und Kanzleien. Ist sie intelligent aufgebaut, können Funktionalitäten genau auf den Bedarf zugeschnitten und das Tool entsprechend konfiguriert werden. Von Vorteil erweisen sich dabei die Kombination von Office- und Verwaltungsfunktionalitäten, digitaler Spracherkennung und der Verknüpfung mit physischen Gegenständen wie Akten, Möbeln oder Geräten über RFID-Technologie.
Thorsten Bartsch, Geschäftsführer und Leiter der Entwicklung bei der Thax Software GmbH