Im Digitalisierungszeitalter ist der Datenaustausch die Grundlage für alle Wertschöpfungsprozesse. Damit steigen auch die Anforderungen, diesen Prozess sicher zu gestalten.
In und zwischen Unternehmen werden regelmäßig geschäftskritische Informationen übertragen, die einen besonderen Schutz erfordern. Dazu gehören nicht nur sensible personenbezogene Daten, sondern auch andere schützenswerte Informationen, wie zum Beispiel Kundenlisten, Konstruktionsdaten, Entwurfsskizzen oder Forschungsergebnisse. Ein ungewolltes Abfließen dieser Daten müssen Unternehmen unbedingt verhindern und gleichzeitig den Anforderungen an den Datenschutz gerecht werden, sonst kann das sehr teuer werden. So beziffert der Digitalverband Bitkom den jährlichen Schaden, der deutschen Unternehmen zuletzt durch Sabotage, Spionage und Datendiebstahl entstanden ist, auf 206 Milliarden Euro, davon 148 Milliarden Euro durch Cyber-Attacken [1].
Der sichere Austausch von Informationen – intern, zwischen Standorten und mit anderen externen Beteiligten – stellt heutzutage einen wichtigen Erfolgsfaktor für Unternehmen dar. Die IT-Abteilung aber sollte den Versand und Empfang von Dateien lückenlos nachvollziehen und revisionssicher dokumentieren können, um Datenschutz, Datensicherheit und Vertraulichkeit jederzeit zu gewährleisten. Die Lösung für dieses Dilemma liegt im Einsatz moderner Dokumentenaustauschlösungen auf Basis von Unified Communications mit Ende-zu-Ende-Verbindung und Verschlüsselung sowohl für die interne als auch externe Kommunikation über verschiedene Kommunikationskanäle hinweg. Eine nahtlose Integration dieser Lösungen in bestehende Programme wie Groupware und E-Mail-Clients erhöht dabei die Nutzerfreundlichkeit.
Dokumentenaustausch − manipulationssicher, DSGVO- und rechtskonform. Mit einer solchen intelligenten Dokumentenaustauschlösung lässt sich das Risiko, Opfer einer Cyberattacke oder eines Datendiebstahls zu werden, wesentlich minimieren. Die OfficeMaster Suite des Berliner Herstellers Ferrari electronic beispielsweise stellt einen manipulationssicheren, DSGVO- und rechtskonformen Dokumentenaustausch in IP-Umgebungen sicher. Den Schutz digitaler Dokumente vor nicht autorisiertem Zugriff gewährleistet die Software durch Einsatz des Standards Next Generation Document Exchange (NGDX), bei dem sowohl die Dokumente als auch deren Transportweg verschlüsselt wird. Zusätzlich nutzt NGDX eine Kombination aus asymmetrischer und symmetrischer Verschlüsselung und bietet die Möglichkeit, Dokumente mit digitalen Signaturen oder Siegeln zu versehen. Sie werden als verlustfreie PDFs mit Metadaten und Schlagworten direkt in das E-Mail-Postfach des Empfängers übertragen. Für den besonders schnellen Transfer sehr großer Dateien steht ein Verfahren ähnlich Cloud Relay zur Verfügung, das über ein Sicherheitsniveau vergleichbar mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung verfügt.
Nahtlose Integration in nachgelagerte Systeme. Für automatisierte Geschäftsprozesse sind die nahtlose Integration und Verarbeitung von Daten und Metadaten in Dokumenten von zentraler Bedeutung. Nur so profitieren Unternehmen von effizienten Workflows und kürzeren Bearbeitungszeiten. Mit der OfficeMaster Suite können Dokumente, die über NGDX übertragen wurden, mühelos in Business-Process-Management-Systeme integriert und automatisch weiterverarbeitet werden. Wird für Dokumente ein anderer Versandweg als NGDX genutzt, werden sie durch Optical Character Recognition (OCR) mit einem Textlayer ausgestattet. Diese Texterkennung gewährleistet eine optimale Vorbereitung für die digitale Verarbeitung und Übertragung in nachgelagerte Systeme.
Der sichere Austausch geschäftskritischer Informationen ist heutzutage unerlässlich. Moderne Lösungen wie die -OfficeMaster Suite ermöglichen nicht nur den sicheren Datenaustausch, sondern vereinfachen Betriebsabläufe und steigern dadurch die Effizienz. Die Investition in eine sichere Dokumentenaustauschlösung ist daher für Unternehmen erfolgsentscheidend.
https://ngdx.ferrari-electronic.de
[1] https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Markt-IT-Sicherheit-waechst-mehr-9-Milliarden-Euro