Das Jahresende rückt näher und so manche IT-Abteilung hat noch Geld in der Kasse. Wie kann die IT ihre Restbudgets möglichst nutzbringend verwenden?
Illustration: Geralt Absmeier
Man kennt das aus dem Straßenverkehr. Geht es dem Ende des Jahres entgegen, schießen die Baustellen wie Pilze aus dem Boden. Die kommunalen Stellen müssen die Reste ihrer Jahresbudgets verbrauchen, damit für das nächste Jahr keine Kürzungen drohen – und stecken sie häufig in überstürzte Baumaßnahmen, deren Sinn sich auch auf den zweiten Blick nicht wirklich ergibt.
Auch viele IT-Abteilungen haben zum Jahresende hin noch Restbudget übrig. Sie sollten es nach Ansicht von Avision, Spezialist für Software Revivals, aber unbedingt vermeiden, die verbliebenen Mittel einfach für irgendetwas aufzuwenden, nur, damit das Geld ausgegeben ist. Der IT-Dienstleister nennt vier Aktivitäten, für die sich die übrig gebliebenen Groschen sinnvoll nutzen lassen.
- Optimierungspotenziale ermitteln.
Investiert die IT-Abteilung ihr Restbudget in eine Analyse der Systemlandschaft, findet sie dadurch praktisch immer Ansatzpunkte für Verbesserungen – sei es, indem sie Redundanzen aufdeckt oder unnötige Komplexität sichtbar macht. Dabei sollten auch Anwendungen betrachtet werden, die schon lange in Betrieb sind, aber üblicherweise nicht im Fokus der IT-Abteilung stehen. So kann sie Systeme identifizieren, die gar nicht mehr genutzt werden. - Sicherheitsrisiken aufdecken.
Durch eine Analyse der Systemlandschaft kann die IT-Abteilung auch bislang unbemerkte Risiken aufdecken. Dazu zählen etwa Sicherheitslücken durch ältere Java-Versionen oder ausgelaufene Support-Verträge, die dazu führen, dass die Anbieter Anwendungen nicht mehr mit Sicherheits-Updates versorgen. Für Applikationen, bei denen bereits feststeht, dass sie weiterentwickelt werden müssen, lassen sich bereits vorab potenzielle Risiken der Modernisierung ermitteln. - Schatten-IT bekämpfen.
Besonders gut eignen sich Restbudgets auch für die Beseitigung der Schatten-IT. Üblicherweise ist es für IT-Abteilungen sehr schwierig, für dieses Vorhaben Budget bewilligt zu bekommen. Sie sollten deshalb die Gelegenheit nutzen und mit ihren verbliebenen Mitteln die risikobehaftete Schatten-IT in die »richtige«, von ihr verwaltete und kontrollierte IT integrieren. - Projekte vorbereiten.
Ein weiteres gutes Einsatzgebiet für Restbudgets ist die Vorbereitung von Projekten für das Folgejahr. So können IT-Abteilungen etwa ein Proof of Concept mit konkreten Beispielen erstellen, prüfen und validieren. Das so genutzte Geld ist nicht »verloren«, da im nächsten Jahr direkt an die Ergebnisse angeknüpft werden kann. Vor allem bei großen Migrationsprojekten lohnt es sich, mögliche Probleme vorab zu erkennen, erste Lerneffekte für das eigentliche Projekt zu erzielen und Prototyping zu betreiben.
»Setzen IT-Abteilungen ihre Restbudgets nicht bewusst ein, verschenken sie damit große Chancen«, sagt Nadine Riederer, CEO bei Avision. »Durch gezielte Investitionen erzielen sie dagegen große Wirkung. Sie können durch Optimierungen die Betriebskosten senken, Risiken beseitigen und sich eine bessere Ausgangslage für das nächste Jahr schaffen.«
Multi-Cloud erfordert ein Umdenken bei der Planung von IT-Budgets
Digitalisierung ist nur mit budgetärer Flexibilität möglich.
Illustration: Geralt Absmeier
Der Multi-Cloud-Ansatz setzt sich zunehmend durch. Der Weg in die Multi-Cloud muss jedoch begleitet werden von einem Umdenken bei der Planung von IT-Budgets. Andernfalls können die Vorteile der Multi-Cloud nicht optimal ausgeschöpft werden.
Bis 2019 wird der Anteil der Unternehmen, die einen Multi-Cloud-Ansatz verfolgen, auf 70 Prozent steigen – prognostiziert die Gartner-Studie »Market Trends: Multi-Cloud Usage Will Drive Cloud Management Platform Growth« [1]. Hauptgrund für diese Entwicklung ist die höhere Flexibilität, die die Multi-Cloud bietet. Sie eröffnet Unternehmen die Möglichkeit, sich für die jeweils optimale Lösung zu entscheiden. Denn es gibt keine Cloud-Lösung, die sich für alle Anforderungen eines Unternehmens eignet. In der Multi-Cloud können mehrere Cloud-Dienste in einer gemeinsamen Cloud zusammengefasst werden. Kombinierbar sind sowohl mehrere öffentliche Cloud-Lösungen als auch eine Private Cloud mit Public-Cloud-Modellen. Dennoch erscheint dem Anwender die Kombination aus mehreren Cloud-Diensten und Cloud-Plattformen wie eine einzige große Cloud.
Die Flexibilität der IT ist unverzichtbar für Unternehmen, die ihre Geschäftsmodelle und -prozesse digitalisieren. Denn von der IT wird erwartet, dass sie den Wandel agil, flexibel und kosteneffizient mitgestaltet. Dazu gehört, dass sie in der Lage ist, rasch auf Änderungen zu reagieren, Services bei Bedarf flexibel skalieren zu können, Innovationen zu unterstützen, Unternehmensprozesse zu optimieren und dafür zu sorgen, dass die Anforderungen in den Bereichen Sicherheit, Compliance und Datenschutz erfüllt sind.
Herausforderung: Budget-Flexibilität
Neben den zahlreichen organisatorischen und technischen Herausforderungen, die mit der Umsetzung eines Multi-Cloud-Ansatzes einhergehen, ist das Budget-Modell ein nicht zu unterschätzender Hemmschuh in vielen Unternehmen. Traditionellerweise wird das IT-Budget für Investitionen (Capex) und operative Ausgaben (Opex) geplant. In der Vergangenheit war stets eine Erhöhung der Investitionskosten notwendig, wenn Veränderungen in der IT anstanden. Die IT-Ausstattung, etwa Server und Software, wurde gekauft, die Kosten dafür über Jahre hinweg abgeschrieben. Dagegen wurde das Budget für die Betriebskosten zumeist gering gehalten, wenn nicht sogar jährlich gekürzt. In der Cloud-Welt ändert sich das grundlegend. Denn Cloud-Kosten sind Opex-Kosten.
Wechsel der Budget-Modelle
Während sich die IT-Abteilungen den Anforderungen der Digitalisierung anpassen, wurden die Budget-Modelle in den meisten Unternehmen bislang noch nicht überarbeitet. Strategische Modernisierung benötigt aber flexible Budgets und einen Shift hin zu mehr Opex. Für viele IT-Verantwortliche stellt dies einen Drahtseilakt dar. Denn eine Verringerung des Investitionsbudgets soll nicht mit einer Kürzung des Gesamtbudgets einhergehen. Ziel ist es vielmehr, eine kosteneffizientere IT zu schaffen, ohne dass regelmäßig umfangreiche Investitionen in Capex zur Aktualisierung von Tools und Systemen erforderlich sind. Nur mit einem ausreichenden Opex-Budget kann die IT die Erwartungen an sie auch hinreichend erfüllen.
Step-by-step und gut orchestriert
Kein Unternehmen wird sein Budget-Modell von heute auf morgen komplett umkrempeln. Gelingen kann der Wechsel des Budgetansatzes dennoch, wenn etwa Jahr für Jahr ein bestimmter Prozentsatz des Capex-Budgets dem Opex-Budget hinzugefügt wird. Notwendig sind aber eine gute Planung und eine umfassende Orchestrierung der Multi-Cloud. Denn mit der Budget-Bereitstellung und Budget-Flexibilisierung geht logischerweise auch weiterhin die Erwartung einher, dass dieses Budget effizient von der IT eingesetzt wird. Das heißt, die Verantwortlichen müssen auch die Nachteile der Multi-Cloud im Griff haben:
- Steigende Komplexität und höherer Verwaltungsaufwand durch die höhere Anzahl an Anbietern
- Höhere Fehleranfälligkeit durch die steigende Anzahl an Schnittstellen
- Kein einheitlicher Datenschutz- und Sicherheitsansatz, weil die verschiedenen Anbieter in der Regel unterschiedliche Konzepte anwenden
- Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Lizenzbestimmungen, da verschiedene Anbieter unterschiedliche Lizenzmodelle haben
Unterstützung durch Multi-Cloud-Experten
Um den Dschungel aus Lösungen, Lizenzmodellen und Sicherheitskonzepten erfolgreich managen zu können, ist eine 360-Grad-Sicht auf die Multi-Cloud notwendig. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich daher für Anbieter wie Matrix42, die mehrere aufeinander abgestimmte Lösungen anbieten und gleichzeitig die Möglichkeit eröffnen, andere Cloud-Lösungen sowie die Private Cloud einzubinden und die volle Kontrolle über das gesamte System zu gewährleisten.
Die Multi-Cloud eröffnet viele Möglichkeiten, bringt aber auch zahlreiche Herausforderungen mit sich. Professionelle Beratung und Begleitung hilft, die Vorteile der Multi-Cloud optimal ausschöpfen zu können.
Markus Schäfer, Product Manager Cloud & Mobile bei Matrix42
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[1] https://www.gartner.com/doc/reprints?id=1-4KKGOTA&ct=171115&st=sb %3fsrc=so_5703fb3d92c20&cid=70134000001M5td
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