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Der Einkauf steht laut aktuellen Untersuchungen des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) bei der Modernisierung seiner Arbeitsprozesse schon gut da: Bei rund zwei Drittel der Unternehmen laufen die operativen Einkaufsvorgänge mittlerweile zu weiten Teilen automatisiert ab. Von Procure-to-Pay (P2P) spricht man darüber hinaus, wenn noch die Rechnungsprüfungs- und Zahlungsprozesse hinzukommen. Damit ist die gewünschte Durchgängigkeit von der Erstellung einer Bedarfsmeldung bis zur revisionssicheren Rechnungsablage gegeben.

Dies entlastet Fachabteilungen, die heute einem konstanten Effizienzdruck ausgesetzt sind und immer mehr Vorgänge gleichzeitig bearbeiten müssen – und das angesichts von Fachkräftemangel und zahlreicher unbesetzter Stellen. Digitalisierung und Automatisierung operativer Arbeitsschritte im P2P-Prozess bringen da deutliche Erleichterungen mit sich.

In der Praxis sind die Vorgänge allerdings oft noch weniger digital bzw. automatisiert als sie es sein könnten – innerhalb aller Arbeitsschritte, vom Beschaffungsprozess mit Bedarfserfassung über den Einkauf (der die Antragsdaten ins ERP-System überträgt, um eine Bestellung zu erzeugen) bis zur Auftragsbestätigung des Lieferanten, die mit der Bestellung abgeglichen werden muss. Eingangsrechnungen am Ende des Prozesses wiederum durchlaufen, ob bestellbezogen oder nicht, einen zumeist noch teilmanuellen Prozess, bis es endlich zur Bezahlung kommt.

Lösungen wie das Business Partner Portal des Softwareherstellers xSuite Group wurden dafür entworfen, diese digitalen Lücken im P2P-Prozess zu schließen. Es dient als zentrale Plattform, über die Einkauf, Buchhaltung und Lieferanten alle mit der Beschaffung zusammenhängenden Daten und Dokumente im Procure-to-Pay-Prozess austauschen können. Es eignet sich damit ideal für (mittelständische) Unternehmen, die bereit sind, ihre Geschäftsprozesse aus Einkauf und Buchhaltung in die Cloud zu verlagern.

Bestell- und Rechnungsprozesse laufen im Portal

Entwickelt wurde das Portal auf der SAP Business Technology Platform (BTP); es eignet sich daher auch für die S/4HANA Cloud, Public Edition. Sind die Arbeitsschritte durchgängig digital verbunden, ergibt sich ein enormes Potenzial zur Effizienzsteigerung. Der Einkauf arbeitet weiter in seiner SAP-Umgebung. Aber er kann seine Lieferantenbeziehungen aktiv steuern, anstatt nur Bestellanforderungen abzuarbeiten. Die Bestellung wird wie gewohnt in SAP erzeugt und dem Lieferanten automatisch im Portal bereitgestellt. Dieser kann aus ihr alle Folgedokumente selbständig direkt im Portal erzeugen und darüber wieder an den Einkauf übergeben: Auftragsbestätigungen, Lieferavise, Rechnungen und Gutschriften. Kommunikation und Dokumentenübermittlung sind also bidirektional.

Alternativ kann der Lieferant Dokumente und Daten im Portal hochladen; das SAP-System des Bestellers übernimmt diese in beiden Fällen automatisch. Alle Informationen und Unterlagen stehen für den Einkauf und die Buchhaltung direkt in SAP zur Bearbeitung zur Verfügung. Für die Beteiligten im Einkaufsprozess entfallen damit Ausdrucke und Versendung. Der gesamte P2P-Prozess verläuft schneller und Fehlerquellen wie Medienbrüche – z.B. das Digitalisieren von Papierbelegen – werden umgangen.

Dina Haack,
Head of Marketing,
xSuite Group GmbH

xSuite ist Softwarehersteller von Anwendungen für dokumentenbasierte Prozesse und stellt weltweit standardisierte, digitale Lösungen bereit, die ein einfaches, sicheres und schnelles Arbeiten ermöglichen. Die Automatisierung wichtiger Arbeitsprozesse in Verbindung mit einem durchgängigen Dokumentenmanagement stehen im Mittelpunkt. Kernkompetenz ist die Eingangsrechnungsverarbeitung innerhalb von SAP für den Mittelstand, Konzerne und öffentliche Auftraggeber. Ergänzt wird dies durch Anwendungen für Einkaufs- und Auftragsprozesse sowie Archivierung. Die Software wird in der Cloud, on-premises oder hybrid betrieben. xSuite liefert alles aus einer Hand (Softwarekomponenten und Dienstleistungen). Regelmäßige SAP-Zertifizierungen bestätigen den hohen Qualitätsstandard. Sie gelten für verschiedene Lösungen und Einsatzumgebungen von SAP. Mit xSuite werden pro Jahr mehr als 80 Millionen Dokumente verarbeitet. Über 300.000 User nutzen die Software.