Zu den grundlegenden Vorteilen der Digitalisierung mit ECM gehört die Schnelligkeit der Informationsverarbeitung. Der Einsatz von ECM-Software bei der Zeppelin Baumaschinen GmbH zeigt, wie die Digitalisierung nicht nur Archivräume sparen kann, sondern auch wichtige Wettbewerbsvorteile mit sich bringt.
Die Zeppelin Baumaschinen GmbH ist die größte Gesellschaft des Zeppelin-Konzerns. Die über 7.700 Mitarbeiter des Konzerns schaffen maßgeschneiderte Lösungen in den Bereichen Baumaschinen, Vermietung, Antrieb und Energie sowie Anlagenbau. Das Unternehmen setzt das ECM-System von OPTIMAL SYSTEMS bereits seit 2005 als Archivsystem ein. Im Zuge des Neubaus der Konzernzentrale 2006 stand die Zeppelin Baumaschinen GmbH vor der Herausforderung, für vier Kilometer Aktenmaterial ein neues Archiv zu schaffen. Das Unternehmen verfügt über ein hohes jährliches Dokumentenaufkommen. Die vorhandenen Akten waren 40 Jahre lang in Kellerräumen untergebracht und sollten im Rahmen des Umzugs kostengünstig und in zeitgemäßer Form in die neue Zentrale überführt werden.
ECM statt vier Kilometer Akten. Im Rahmen des Umzugs sollten die bisherigen großen Papieraktenarchive aus den Bereichen Personal, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung aufgelöst werden. Dafür wurde ein passendes ECM-System gesucht. »Allein die eingesparten Kosten für den nicht benötigten Platz und die entsprechenden Aktenschränke ließen das Projekt wirtschaftlich sinnvoll erscheinen«, erklärt Stefan Nehls, Software Engineer bei der Zeppelin Baumaschinen GmbH und maßgeblich für die Umsetzung des Projekts verantwortlich.
Die passende Lösung war schnell im Enterprise Content Management-System von OPTIMAL SYSTEMS gefunden, das über die Digitalisierung der Akten hinaus vielfältige weitere Vorteile bot. Als initiales Projekt wurde zunächst die elektronische Personalakte im Unternehmen eingeführt. Dabei wurden rund 5.000 Altakten mit insgesamt circa 100.000 Dokumenten digitalisiert. Dank der Unterstützung durch OPTIMAL SYSTEMS und des externen Scandienstleisters BVS (Dachau bei München) konnte die Lösung innerhalb weniger Wochen zum produktiven Einsatz gebracht werden – von der Konzeption über die hard- und softwareseitige Installation bis zum Scannen der Dokumente.
Im nächsten Projektschritt wurde die Kreditorenbuchhaltung auf die Nutzung elektronischer Dokumente umgestellt. »Wir setzen dabei auf das späte Scannen der Belege im Zusammenspiel mit SAP«, so Nehls. Mittlerweile werden alleine in diesem Archivbereich über 1.200.000 Dokumente verwaltet. Im Zuge des Ausbaus des Archivsystems wurden zudem seit 2009 auch Rechnungen, Mahnungen und Lieferscheine aus dem ERP-System Lawson M3 elektronisch archiviert. Dieser Archivbereich enthielt zum Stichtag 31.03.2014 rund 6.500.000 Dokumente.
Vorteile der ECM-Lösung im Überblick
- Platzeinsparungen durch Digitalisierung von Akten
- Sichere Recherche durch zentrale Dokumentenarchivierung
- Verbesserung der Servicequalität
- Unternehmensweite, revisionssichere Archivierung
- Transparente Abbildung von Entscheidungsprozessen
- Hohe Dokumentensicherheit
Elektronische Maschinenakte. Ein weiterer wichtiger Schritt war die Einführung der elektronischen Maschinenakte 2012. In dieser Akte werden Fotos und Dokumente archiviert, die im Rahmen des Verkaufs, der Reparatur oder der Wartung einer von Zeppelin Baumaschinen verkauften und betreuten Cat Baumaschine anfallen.
Integration. Über die Funktion als Archiv hinaus ist das ECM-System im Laufe der Zeit immer weiter in bestehende Fremdsysteme integriert worden – so in SAP, zum BI, zu Lawson M3, Microsoft Dynamics NAV sowie in verschiedene Fachanwendungen. Neben den von OPTIMAL SYSTEMS bereitgestellten Standardkonnektoren setzt die Zeppelin Baumaschinen GmbH dabei auch auf die Java-Server-API, die selbst bei komplizierten Randbedingungen eine perfekte Integration des Dokumentenmanagementsystems in die bestehende Softwarelandschaft ermöglicht.
Besonders beeindruckt habe das Team bei allen Projekten und Erweiterungen die optimale und schnelle Unterstützung durch die Mitarbeiter von OPTIMAL SYSTEMS. Stefan Nehls: »Im Laufe der Zeit entstand eine tragfähige Partnerschaft, die nicht nur auf die hohe Qualifikation, sondern auch und besonders auf dem persönlichen Engagement jedes Einzelnen bei OPTIMAL SYSTEMS aufbaut.«
App für Servicemitarbeiter. Das zeigte sich auch bei der Entwicklung von mobilen Lösungen für die Servicemitarbeiter des Unternehmens, die seit 2012 läuft. Die Zeppelin Baumaschinen GmbH entwickelte dafür eine eigene Android-App, über die Außendienstmitarbeitern unter anderem die nächsten Wartungs-/Reparatureinsätze via Smartphone gemeldet werden. Hierbei kommt der Appconnector von OPTIMAL SYSTEMS zum Einsatz. »Täglich werden aktuell rund 200 Dokumente über die App-Schnittstelle im ECM-System abgelegt«, erklärt Nehls. »Und dabei beweist sie durchgängig Leistung und Stabilität.«
Die ECM-Lösung soll zudem in naher Zukunft dazu genutzt werden, um Kunden via Kundenportal Zugriff auf Rechnungen und Montagebericht zu gewähren. Darüber hinaus unterstützt der Appconnector die Rechnungseingangs- und Freigabeworkflows, die bei der Schwestergesellschaft Zeppelin Power Systems GmbH & Co. KG zum Einsatz kommen. Nach der Vorkontierung und Vorprüfung durch die Buchhaltung wird ein Rechnungsfreigabeworkflow gestartet – direkt aus MS Dynamics NAV heraus. Jeder einzelne Workflowschritt wird zeitnah sowohl im ERP-System als auch beim entsprechenden Dokument im ECM-System protokolliert. So lässt sich der Fortgang des Freigabeprozesses sowohl aus dem ERP- als auch aus dem Archivsystem heraus leicht nachverfolgen.
Aktuell arbeitet die Zeppelin Baumaschinen GmbH daran, dass Scannen in das ECM-System weiter zu vereinfachen und zu optimieren. Mittels Multifunktionsgeräten, Barcodes, spezieller Middleware von NSI-Autostore und dem Appconnector sollen Dokumente schon am Multifunktionsgerät mit allen notwendigen Metadaten versehen und dann automatisch im ECM-System von OPTIMAL SYSTEMS abgelegt werden. Zum Einsatz kommen soll die Lösung speziell bei Dokumenttypen, die mangels der nötigen Stückzahlen oder aufgrund der dezentralen Entstehung der Dokumente nicht durch einen externen Dienstleister gescannt werden können.
Angeles Galbis,