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Singularität und Individualisierung stehen beim Entwurf des eigenen Lebens hoch im Kurs. Anders im Business: Hier führt der Weg zu effizienten Geschäftsprozessen immer über ein einheitliches Vorgehen. Unternehmen, die ihre Arbeitsabläufe (zum Beispiel in der Rechnungsverarbeitung) verschlanken und automatisieren möchten, sollten also nach einer Standardlösung Ausschau halten.
Demgegenüber stehen allerdings oft sehr spezifische Arbeitsprozesse, die wiederum eine individualisierte Software zu erfordern scheinen. Damit stellt sich die Frage: Ob bzw. wie stark lässt sich die Automatisierung der kreditorischen Rechnungsbearbeitung standardisieren, trotz individueller Anforderungen?
Automatisierung der Eingangsrechnungsbearbeitung
Kreditorenbuchhaltung umfasst üblicherweise die Erfassung der Rechnungsdaten, ihre Validierung, den Abgleich der Rechnungen mit etwaigen Bestellungen, Genehmigung/Freigabe sowie Bezahlung. Alle Schritte waren früher mit manuellem Aufwand verbunden, lassen sich heute jedoch problemlos mit einer digitalen Workflow-Lösung erledigen.
Diese Umwandlung bezeichnen wir als Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung. Mit ihr verbunden sind folgende Nutzenaspekte:
1. Weniger bis keine manuellen Tätigkeiten
Automatisierung beschleunigt Prozesse, erhöht damit die Effizienz und bietet Transparenz über die Arbeitsschritte innerhalb der Organisation.
2. Sichere Prozesse
Wer dafür sorgt, dass bestimmte Prozesse immer nach demselben Muster ablaufen, minimiert das Risiko von Ausnahmen und Unregelmäßigkeiten.
3. Externe Compliance
Durch Automatisierung der Rechnungsbearbeitung gewährleistet man die Einhaltung und Dokumentation revisionssicherer Prozesse sowie gesetzlicher Vorgaben und hat zusätzliche Sicherheit im Falle einer externen Prüfung.
4. Globale Herausforderung des E-Invoicing
Elektronische Rechnungsstellung ist weltweit auf dem Vormarsch, allein schon, um besser gegen Steuerbetrug vorgehen zu können. Mit einem automatisierten Workflow können sich Unternehmen schneller an die länderspezifischen Anforderungen, Gesetze und Vorschriften anpassen, wie eine Rechnung korrekt zu empfangen, anzunehmen und weiterzuverarbeiten ist.
Weil die Standardprozesse in der Regel im ERP-System stattfinden, sollte auch ein Workflow für die automatisierte Rechnungsverarbeitung genau dort starten. Eingangsrechnungen bearbeiten folgt im Grunde überall demselben Muster: Nach Eingang der Belege werden die Daten erfasst und ins ERP-System übertragen – bei Rechnungen mit Bestellbezug mit 3-Wege-Abgleich (zwischen Rechnung, Bestellung und Wareneingang), bei solchen ohne Bestellbezug per manueller Prüfung. Den Abschluss bildet die Zahlung.
Rechnungsbearbeitung ist nicht gleich Rechnungsbearbeitung
Trotz aller Ähnlichkeit können die tatsächlich erforderlichen Arbeitsschritte von Unternehmen zu Unternehmen sehr variieren, wie die zwei folgenden Beispiele zeigen. Daher sollte sich der Workflow an die individuellen Anforderungen in der jeweiligen Organisation anpassen lassen können.
Beispiel eins: der internationale Automobilhersteller
Kauft ein Automobilhersteller neues Büromaterial oder IT-Ausstattung, ist der Prozess wahrscheinlich nicht anders als bei einem Einzelhandels-, Pharma- oder jedem anderen Unternehmen. Geht es jedoch um Kfz-Zubehörteile für die Produktion, folgen die Abläufe einem anderen Muster. Der Einkauf hängt in diesem Fall von laufenden Verträgen, Preisvereinbarungen, Kontingentmengen und weiteren Bedingungen ab wie vereinbarten Lieferzeiten und Zahlungsbedingungen. Diese Faktoren müssen nicht nur zum Zeitpunkt des Einkaufs, sondern während des gesamten Kreditorenprozesses berücksichtigt werden.
Beispiel zwei: das Logistikunternehmen
In der Transport- und Logistikbranche gibt es gleich mehrfache Abweichungen vom Standard. Da man bei einer Transportdienstleistung keine definierte Menge bestellen kann, dürfte sich jeder Auftrag vom vorherigen unterscheiden, abhängig von den Transportmitteln, gewünschten Lieferzeiten und der zurückzulegenden Entfernung. Außerdem kann ein Auftrag mehrere unterschiedliche Rechnungen hervorrufen. Auf dem Transportweg eines Containers vom Ursprungs- bis zum Bestimmungsort treten verschiedene Dienstleister auf, von denen jeder für ein Teilstück des Gesamtweges verantwortlich ist. Jeder von ihnen schickt folglich eine Rechnung an den Auftraggeber, bei dem sich deshalb drei Fakturen für eine einzige Bestellung ansammeln. Einzig übereinstimmende Referenz ist die Versandnummer.
Standardisierung trotz individueller Anpassung
Bereits diese beiden Beispiele zeigen: Scheinbar einfache Rechnungsprozesse können sehr komplex werden, je nachdem, welche unternehmensspezifischen Anforderungen zugrunde liegen. Deshalb lautet die Antwort auf die Frage, ob die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung standardisiert werden sollte: „JA“ – trotz aufgezeigter Komplexität, die ein Eingangsrechnungsprozess darstellen kann.
Der Arbeitsprozess selbst sollte einem Best-Practice-Ansatz folgen. Die spezifischen Kundenanforderungen drehen sich in der Regel um buchhalterische oder technische Themen. Diese Anpassungen sind wichtig, um die richtigen Workflow-Schritte auszulösen, aber dennoch muss die standardmäßige Rechnungsbearbeitung gewährleistet sein. Softwarehersteller xSuite bietet Best-Practice-Lösungen mit einer standardisierten Software, die flexibel für alle SAP-Umgebungen einsetzbar ist und trotzdem unternehmensspezifische Anforderungen zulässt. Ein so technologisch fundierter Ablauf der kreditorischen Arbeitsprozesse schafft Sicherheit und Effizienz.
Dina Haack,
Head of Marketing,
xSuite Group GmbH
