Wie Businessmaps bei der Wissenssicherung und Prozessoptimierung helfen können

Wissensmanagement – ein Projekt mit Zukunft

Wissensmanagement spielt in den Unternehmen eine zunehmend wichtige Rolle. Aufgabenstellungen rund um den Wissenserhalt, die Prozessoptimierung sowie die Zusammenarbeit innerhalb von Unternehmen müssen daher professionell konzipiert und umgesetzt werden.

Laut einer von Linkedin und Bitkom im September 2015 durchgeführten, repräsentativen Umfrage unter Geschäftsführern und Personalmanagern, bewerten 90 Prozent der Befragten ihre Erfahrungen und Kenntnisse im Wissensmanagement als »eher wichtig« oder sogar »sehr wichtig«. Aus dieser und eigenen Studien schließt Oliver Lehnert, Fachmann und Herausgeber des Magazins Wissensmanagement, »dass das Thema im kommenden Jahr bei vielen Verantwortlichen auf der Agenda steht.«

Konkret sieht der Wissensmanagement-Spezialist drei zentrale Aufgabenbereiche, die von Bedeutung sein werden – Prozessoptimierung, Zusammenarbeit und Wissenserhalt. Warum? Weil in den Unternehmen immer weniger Mitarbeiter über immer mehr Wissen verfügen. Das hat zur Folge, dass beim Ausscheiden von Mitarbeitern oft auch ein Großteil des Wissens geht. »Das spüren die Verantwortlichen, suchen nach Lösungen und entdecken dabei vielfach die Vorzüge der Mindmapping-Methode«, erklärt Lehnert.

Businessmapping – mehr als Mindmapping. Mindmapping ist eine leicht verständliche Methode, die es ermöglicht, Informationen und Wissen auf intuitive Weise zu erfassen und darzustellen. Sie ist darauf ausgerichtet, individuelles Wissen und Informationen so zu visualisieren, dass sie einfacher zu verstehen und zu erinnern sind. Wesentlich ist dabei, dass die visuelle Darstellungsform unserer Art zu denken entgegenkommt.

Businessmapping geht noch einen Schritt weiter. Es ermöglicht – je nach Software – nicht nur die Visualisierung und selbsterklärende Darstellung hochkomplexer Sachverhalte. Vielmehr lassen sich weiterführende Details wie Dokumente, Links oder Aufgaben- und Kontaktinformationen integrieren, so dass die Erstellung einer aussagekräftigen Wissenslandkarte zum Kinderspiel wird.

Entscheidend ist der schnelle Zugriff auf verteilte Informationen, die heute in Dokumenten, E-Mails, externen Webseiten oder internen Ablagesystemen zu finden sind und in unterschiedlichen Kontexten genutzt werden. »Weil es beim Wissensmanagement nicht nur darum geht, Wissen zu erfassen, sondern es auch aktiv weiterzugeben, ist es ratsam, ein Wissensmanagement-Tool einzusetzen. Damit lassen sich komplexe Themen, Projekte oder Aufgabenstellungen übersichtlich darstellen und nutzen«, rät Wissensmanager Lehnert.

Wichtig ist es dabei, dass ein entsprechendes Tool einfache Möglichkeiten bereitstellt, Informationen aus anderen Businessanwendungen und Unternehmenssystemen einzubinden. Nur wenn vermieden werden kann, dass Inhalte immer wieder dupliziert und zu viele unterschiedliche Versionen erstellt werden, können zentrale Informationen sinnvoll und stets aktuell in unterschiedlichen Wissens- und Arbeitskontexten genutzt werden.

Bussinessmapping ermöglicht nicht nur die Visualisierung und selbsterklärende Darstellung hochkomplexer Sachverhalte. Vielmehr lassen sich weiterführende Details wie Dokumente, Links oder Aufgaben- und Kontaktinformationen integrieren, so dass die Erstellung einer aussagekräftigen Wissenslandkarte zum Kinderspiel wird.

Bussinessmapping ermöglicht nicht nur die Visualisierung und selbsterklärende Darstellung hochkomplexer Sachverhalte. Vielmehr lassen sich weiterführende Details wie Dokumente, Links oder Aufgaben- und Kontaktinformationen integrieren, so dass die Erstellung einer aussagekräftigen Wissenslandkarte zum Kinderspiel wird.

Prozessoptimierung und Wissenssicherung. Zahlreiche Unternehmen setzen beim Wissensmanagement auf Businessmapping und schlagen damit gleich zwei Fliegen mit einer Klappe: sie verbessern die Prozesse und schaffen eine Plattform auf der Wissen zentral gesichert wird. Dort wo Prozesse definiert, Abläufe beschrieben oder Wissen beispielsweise in Concept-Maps zusammengetragen und allgemeingültig und unternehmensweit zur Verfügung gestellt werden soll, ist es sinnvoll, alle Informationen direkt in einer Wissens-, Prozess,- Projekt- oder Informationsmap zusammenzutragen. Dabei ist vor allem die Tatsache, dass Informationen nicht nur zentral erfasst und gespeichert, sondern anschließend auch leicht verstanden, kommuniziert und angewendet werden können, von größtem Nutzen.

Wird für die Wissenssicherung das Businessmap-Format genutzt, werden automatisch der Prozess und die Kommunikation von Wissen vereinfacht. Durch die Struktur, die Anordnung der Zweige, entsprechende Verbindungen und Markierungen, lässt sich sehr schnell das Wesentliche erfassen. Außerdem können – je nach Software –Aufgaben oder Verantwortlichkeiten zugewiesen werden, was sich positiv auf den gesamten Prozess rund um den Wissenstransfer auswirkt: die involvierten Personen müssen lediglich ihre Map öffnen und erkennen auf den ersten Blick, was zu tun ist oder welche Informationen relevant sind. In diesem Fall ist die Map als Dokumentation und Wissenszentrale gleichzeitig auch Arbeitsmap und Cockpit.

Weil zur Umsetzung und Anwendung von Wissen keine weiteren Dokumente erstellt werden müssen, sondern mit derselben Arbeitsoberfläche weiter gearbeitet werden kann, wird durch Mindmaps viel Zeit gespart und ein steter Überblick garantiert. Wissen in ein Projekt zu überführen und erfolgreich umzusetzen ist demnach mit Maps wesentlich einfacher als bei anderen Tools. Wenn die Mindmap zudem noch Möglichkeiten der Gantt-Darstellung, Kostenkalkulation oder der Prozessdarstellung bietet – wie beispielsweise in MindManager – können fast alle Arbeitsschritte in einer Anwendung erfüllt werden.

Fazit. Damit ein Unternehmen beim Ausscheiden eines Mitarbeiters seine Erfahrung und das Wissen als Unternehmenswert erhalten und weiter nutzen kann, ist es ratsam, von Anfang an wichtige Informationen im Mapformat zu erfassen und zu speichern. Im Gegensatz zu beispielsweise Fließtexten, fällt es Mitarbeitern in der Regel leichter ihr Wissen auf diese Art und Weise zu dokumentieren, denn die visuelle Darstellung animiert zum besseren Strukturieren und Ergänzen weiterer Informationen. Außerdem lassen sich zum leichteren Nachvollziehen für potenzielle Nachfolger die einzelnen Informationen, Texte, aber auch Bilder, in der Map durch Farben, Formen und Icons gewichten. So ist gewährleistet, dass kein Wissen verloren geht und auch der Zugang zu den Informationen jederzeit möglich ist.

 

Wissensmanagement

Der bestmögliche Umgang mit Wissen ist von zentraler Bedeutung für Unternehmen und Organisationen. Deshalb wird das Wissensmanagement, der strategische und operative Umgang mit Wissen, immer wichtiger. Wer dafür sorgen möchte, dass mit Unternehmenswissen sorgsam und gewinnbringend umgegangen wird, sollte entsprechende Prozesse und Werkzeuge einführen, um Wissen generell verfügbar und anwendbar bereit zu stellen und zu bewahren. Businessmaps sind hierbei ein hilfreiches Werkzeug, wie dieses Whitepaper erläutert:

https://www.mindjet.com/de/wp-content/uploads/sites/2/2015/07/Whitepaper_Wissensmanagement.pdf

 


autorin_annette_grosserAnnette Großer,
Marketingleiterin,
Mindjet

 

 

 

Titelbild: ©  tovovan/shutterstock.com 

Weitere Artikel zu