Wirtschaftsprüfer prüfen Prozesse, nicht Tankquittungen – Was ist die GoBD?

Wie aus chaotischen Datenbergen transparente Bilanzen werden.

Die GoBD sind Verwaltungsanweisungen für steuerrelevante Prozesse, Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen, die in elektronischer Form vorliegen und einen entsprechenden Zugriff erlauben sollen. Gemeint sind alle Dokumente, die beim Finanzamt zu mehr oder weniger erfreulichen Steuerbescheiden führen. Dafür gibt es seit 2014 die Grundsätze des Bundesministeriums der Finanzen der Bundesrepublik Deutschland zu einer ordnungsgemäßen Buchführung und Aufbewahrung. Zwar haben sie keine allgemeine gesetzliche Verbindlichkeit, sind aber immerhin wirkmächtige Anweisungen, die das Leben leichter machen sollen – sowohl dasjenige der steuerpflichtigen Unternehmen als auch die Bearbeitungsphasen der Finanzämter. In Zeiten von großen Digitalisierungsprojekten und Personalnot sicher keine schlechte Idee. 

 

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Die GoBD ist die Antwort der Finanzämter auf die Digitalisierung. Das bedeutet die Verknüpfung mit zahlreichen neuen Systemen. Damit soll mittelfristig auch die Zeit der konventionellen Büroordner beendet werden. Um der unendlichen Zahlenkolonnen Herr zu werden, spielt die sogenannte risikoorientierte Betriebsprüfung eine entscheidende Rolle. Damit sind die fehleranfälligen Schnittstellen in der Buchhaltung gemeint, die ein Risiko der Unklarheit enthalten. Hier, an der richtigen Stelle, stellt das Finanzamt die relevanten, also mitunter kritischen Fragen. Seit 2007/8 wurden stochastische und analytische Methoden entwickelt, die dem Risiko der Fehleinschätzung entgegenarbeiten. Risikoanalyse ist ein fester Bestandteil einschlägiger Softwareprogramme. 

Die Befolgung dieser GoBD-Anweisungen stellt sich allerdings nicht auf Knopfdruck ein. Selbst wenn Programme und Dienstanweisungen helfen, hakt es oft schon bei den Datengrundlagen. Wenn diese fehler- oder lückenhaft sind, schleppen sich solche Fehler bis in die abzugebenden Umsatzsteuervoranmeldungen durch. Also beginnt die Befolgung der GoBD bei der anfänglichen Datensicherung. Hier stellen sich die Fragen nach der Zusammensetzung der Besteuerungsgrundlagen. Was geschah bis zur fertigen Steuervoranmeldung? Wie sieht die Verfahrensdokumentation aus? Welchen Weg haben die Zahlen in der Handelsbilanz hinter sich?

 

 

Transparenz mit GoBD Direkt und GoBD@Aeneis. In Zusammenarbeit mit der intellior AG, einem Spezialisten für Unternehmensprozesse, entwickelte die GoBD Direkt ein Tool, mit dem man die Verfahrensdokumentation und auch die Prüfung der Risiken in den Griff bekommen und »finanzamtssicher« machen kann. GoBD@Aeneis heißt dieses Werkzeug, mit dem beispielsweise die 1,9 Milliarden Luftbuchungen der Wirecard AG unmöglich gewesen wären. Aber es geht auch ein paar Nummern kleiner. In mittelständischen Unternehmen wächst der Wunsch nach Transparenz von Prozessen und Daten, das wird allmählich zur Überlebensfrage. Der Unternehmer will im eigenen Unternehmen durchblicken, ebenso dem Steuerberater, dem Betriebsprüfer und dem Finanzamt gegenüber. Ab einer gewissen Komplexität versteht der Prüfer das Unternehmen aber nicht mehr ohne eine gewisse Gebrauchsanleitung. Auch der interne Prüfer, beispielsweise Geschäftsführer einer Bäckereikette, dem auffallen müsste, dass etwa zwei Kassen nicht angemeldet sind, muss letztendlich zu seiner eigenen Kontrolle stehen. Das IKS bewertet Risiken, empfiehlt und erinnert: An dieser Stelle haben wir ein hohes Risiko, da schaue ich monatlich nach, ob alles in Ordnung ist, bei einer anderen Stelle muss ich dagegen nur einmal im Jahr kontrollieren. Mit dem IKS wird der kontrollierte Verbesserungsprozess in Gang gesetzt und damit werden die Prozesse eigentlich immer besser und haben weniger Fehleranfall. »Wir passen die Prozesse mit dem Tool an die GoBD-Konformität an«, erläutert Geschäftsführerin Sabina Ochmann. »Mit intellior zusammen haben wir eine Art Gerüst für alle möglichen kaufmännischen Prozesse erstellt. So eine Art Sammlung von typischen kaufmännischen Prozessen.« Frank Hahn, Steuerberater und Geschäftspartner in der GoBD Direkt, ergänzt: »In der Beratungsarbeit schauen wir, ob das im Unternehmen auch wirklich GoBD-konform abläuft und passen gegebenenfalls noch an.« 

 

Abbildung: Workflow für die DSGVO-konforme Belegvernichtung

 

Den Durchblick gewinnen. Die Wirtschaftsprüfer prüfen in der Regel nicht jeden Beleg. Wenn die Prozesse aber in Ordnung sind, dann kann das Ergebnis nicht so schlecht sein. Die neue Transparenz muss aber auch beweisbar sein. Unter der Voraussetzung, dass die Prozesse im Unternehmen kontrollierbar sind und das interne Kontrollsystem »läuft«, kann man die Konformität mit GoBD auch beweisen. Beruhigend zu wissen, dass das Unternehmen nicht nur wirtschaftlich arbeitet, sondern seine Transparenz auch offen zu Tage liegt.

 


Dr. Klaus Neugebauer unter Verwendung
eines Presse­gesprächs mit Sabina Ochmann
und Frank Hahn, Geschäftsführer der
GoBD Direkt GmbH

 

 

Illustration: © ArtMari/shutterstock.com