Voll auf Kurs – Transparenz mit neuem ERP-System

Neue Märkte, neue Produkte, veränderte Arbeitsweisen – bei wachstumsorientierten, innovativen Betrieben können sich die Anforderungen an die IT schnell ändern. Passt das ERP-System dann nicht zur Unternehmensorganisation, geht das fast immer zu Lasten der Prozesseffizienz. Die einzige sinnvolle Lösung ist dann oft eine neue Software.

Die Becker Marine Systems GmbH zählt zu den Technologieführern für Manövriertechnik und verbrauchs-optimierte Antriebsdüsen bei Container- und Frachtschiffen. Das Hamburger Unternehmen konzentriert sich dabei ausschließlich auf das Engineering. Fertigung und Montage übernehmen Auftragsfertiger, vornehmlich in den großen asiatischen Werften. »Schiffe werden meist für den asiatischen Markt gebaut. Deshalb ist es für uns wirtschaftlicher, auch in dieser Region zu produzieren. Durch die Kombination lokaler Fertigung mit deutschem Ingenieurwissen besitzen wir eine einzigartige Wettbewerbsstellung«, unterstreicht Geschäftsführer Henning Kuhlmann.

Weltweit sind etwa 8.000 Schiffe mit Navigations- und Antriebstechnik von Becker ausgestattet. Das zweite Standbein sind die sogenannten LNG BARGES – LNG steht für Liquid Natural Gas. Das sind schwimmende Flüssiggaskraftwerke, die Kreuzfahrtschiffe im Hafen mit umweltfreundlicher Energie versorgen. Neben der Zentrale in Hamburg ist der Schiffsausrüster mit Vertriebs- und Servicestandorten in China, Japan, Singapur, Norwegen, Spanien und den USA international präsent. Derzeit erwirtschaften die rund 250 Mitarbeiter einen jährlichen Umsatz von etwa 85 Millionen Euro.

IT kann Wachstum nicht folgen. Bei dem starken Wachstum vor allem in den Bereichen Antriebstechnik und Energieversorgung konnte die vorhandene Firmen-IT schließlich nicht mehr mithalten, die Diskrepanz zwischen Realität und IT wuchs stetig. Während der Bereich Manövriertechnik traditionell mit einer ERP-Lösung von IFS plante, nutzte die Abteilung Antriebstechnik von Anfang an Microsoft Project. Zusätzlich waren die CAD-Lösung SolidWorks mit dem PDM-System PROCAD sowie eine Vielzahl unterschiedlicher Excel-Tabellen im Einsatz. »Die Geschäftsbereiche waren nicht miteinander vernetzt, daher gestaltete sich die Informationsbeschaffung ziemlich mühselig«, erinnert sich Andreas Wiegers, Teamleiter Integrated Planning & Performance Management.

Auch bei Terminen, Budget und Kosten konnte sich das Management nur schwer einen Überblick verschaffen. Zudem stimmte die Ausrichtung der ERP-Software nicht, erläutert Wiegers: »Für unsere projektorientierte Arbeit nutzten wir eine Lösung für klassische Fertigungsbetriebe. Das war nicht perfekt.« Neue oder veränderte Prozesse ließen sich nur schwer oder gar nicht abbilden. »Früher stand die Prozesseffizienz nicht so sehr im Fokus. Heute können wir uns dies angesichts des starken Wettbewerbs nicht mehr leisten«, ergänzt Kuhlmann. Daher beschloss die Geschäftsleitung, zentrale Prozesse neu zu organisieren und eine moderne, zukunftssichere ERP-Software einzuführen.

Kompetente Software, fachkundiger Partner. Damit alle Unternehmensbereiche einheitlich planen, rollte man zunächst Microsoft Project im gesamten Betrieb aus. Damit musste auch die neue ERP-Lösung zur Projektplanungssoftware passen, denn Planungsdaten wie Termine oder Projektstatus sollten künftig ohne Zeitverzögerung zur Verfügung stehen. »Mindestens ebenso wichtig war für uns, dass wir die Software selbst an unsere Bedürfnisse anpassen können«, blickt Michael Polley, ERP-Projektleiter bei Becker, zurück. So entschied man sich wegen der modernen, offenen Architektur und der flexiblen Programmstruktur schließlich für Microsoft Dynamics NAV.

Der Zuschlag für die Implementierung ging an die Hamburger Cosmo Consult GmbH aufgrund ihres breiten Produktportfolios, das neben branchenspezifischen auch spezielle Lösungen zu Kollaboration und Datenanalyse umfasst. Als Teil der internationalen Cosmo Consult-Gruppe konnte man zudem deren weltweites Partnernetz nutzen. »Bei unserem sportlichen Zeitrahmen suchten wir nach einem IT-Partner, der uns in allen Belangen unterstützt und die Berater von Cosmo Consult standen uns bereits in der Anbahnungsphase mit viel Engagement sowie reichlich Fachwissen und Erfahrung zur Seite«, führt Polley  aus.

Schritt für Schritt zu vernetzten Prozessen. Zunächst ging es darum, Transparenz in die bestehende Prozesslandschaft zu bringen. Dann erarbeitete das Projektteam eine optimierte Betriebsorganisation sowie ein Konzept, um den zuvor oft manuell gesteuerten Datenaustausch auf digitaler Basis zu automatisieren. »Wir haben jeden Stein umgedreht und uns bei der Prozessgestaltung eng an den Softwarestandard angelehnt«, unterstreicht Wiegers. Die wenigen Anpassungen, die nötig waren, ließen sich zumeist über das Rollencenter realisieren, das die Arbeitsplätze einzelner Mitarbeiter definiert, etwa mit Blick auf Zuständigkeiten, Zugriffsrechte, Aufgaben oder Prozesse.

Mit dem Data Hub von Cosmo Consult kann Becker die Daten zwischen CAD-Software, ERP-System sowie Dokumenten- und Projektmanagement synchronisieren.

Mit dem Data Hub von Cosmo Consult kann Becker die Daten zwischen CAD-Software, ERP-System sowie Dokumenten- und Projektmanagement synchronisieren.

Für die branchenspezifischen Anforderungen des Projektgeschäfts ergänzte man den ERP-Standard um die Lösungen cc|project und cc|auftragsfertigung von Cosmo Consult. Um den Datenaustausch mit angrenzenden Systemen wie Microsoft Project und der CAD-Software zu gewährleisten, kam ein universell einsetzbares Data Hub des IT-Partners hinzu. Ändern sich Termine oder Status in Microsoft Project, werden die Daten im ERP-System ebenfalls aktualisiert. Auch vordefinierte Workflows löst das System bei Bedarf automatisch aus und übermittelt neue oder geänderte Stücklisten aus SolidWorks. »Durch die Integration der verschiedenen Anwendungen entfallen viele manuelle Eingriffe beim Datenaustausch. Der Verwaltungsaufwand sinkt deutlich. Gleichzeitig profitieren wir von mehr Transparenz und können bei Abweichungen schneller eingreifen«, erklärt Polley.

Nicht nur Projektkosten, Auftragsfortschritt und Materialflüsse werden heute laufend überwacht, Becker baut mit der Zusatzsoftware cc|lieferantenbewertung auch ein objektives Lieferantenmonitoring auf. »Es kommt vor, dass Auftragsfertiger anfangs eine überzeugende Qualität abliefern, diese aber über die Zeit nicht halten. Künftig informieren uns Dashboards über Aspekte wie Termintreue, Flexibilität oder Fertigungsqualität. Das vereinfacht die Auftragsvergabe nach objektiven Kriterien«, so Wiegers.

Erfolgreicher Wechsel, bereit für die Zukunft. Ein knappes Jahr nach dem Softwarewechsel sind die Planungsprozesse unternehmensweit harmonisiert und die Prozessqualität  bewegt sich auf einem konstant hohen Niveau. Der größte Pluspunkt liegt für Michael Polley aber woanders: »Transparenz ist eindeutig die wichtigste Errungenschaft. Früher haben wir viel Zeit aufgewendet, um Informationen zu beschaffen. Heute verfolgen wir Termine und Vorgänge per Mausklick. Abweichungen fallen schnell auf und wir vermeiden Fehler, anstatt verspätet zu reagieren.« Die Tatsache, dass alle Mitarbeiter mit den gleichen Daten arbeiten, hat laut Polley das Teamwork im Unternehmen gestärkt. »Der automatische Datentransfer zwischen Microsoft Project, dem CAD-Umfeld und dem ERP-System hat die gesamte Auftragsbearbeitung beschleunigt. Heute stehen uns ad-hoc Informationen zur Verfügung, die wir früher nur mit viel Aufwand generieren konnten«, bestätigt Wiegers.

Mit dem Wechsel auf ein modernes ERP-System legte Becker Marine Systems auch den Grundstein für den künftigen Systemausbau. Moderne Technologien wie das Data Hub erlauben es, neue Anforderungen und Ideen schneller umzusetzen wie die mobile Erstellung von Abnahmeprotokollen in der Qualitätssicherung. Prüfergebnisse stehen dann unmittelbar in der ERP-Software zur Verfügung. Zudem soll die Supply Chain schrittweise abgebildet werden. »Erhalten unsere Partner Zugriff auf Microsoft Dynamics NAV, wissen wir sofort, wann Aufträge erledigt sind und Transporte am Bestimmungsort eintreffen«, betont Polley. Ebenso ist geplant, Ruder und Antriebsdüsen mit Sensoren zu bestücken, um deren Zustand zu überwachen. Im Rahmen der vorausschauenden Wartung profitieren Kunden dann von den zusätzlichen Serviceleistungen. »Und wie der Erfolg zeigt, haben wir uns mit Cosmo Consult den richtigen Partner für unsere Pläne ausgesucht«, resümmiert Polley.


Volker Vorburg

 

Bilder: © Frolova Polina/shutterstock.com; Becker Marine Systems GmbH

 

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