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Mobility ist einer der großen ERP-Trends 2019. Denn sie kann die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens maßgeblich beeinflussen. Mobile Lösungen helfen nicht nur, Papier zu sparen. Sie verschlanken auch Prozesse und vermeiden langwierige Vor- und Nachbereitungen. Zudem sorgen mobile Lösungen für eine hohe Datenqualität. Manuelle Übertragungsfehler sind damit passé. »Von den besseren Daten profitieren viele Abteilungen – nicht zuletzt die mobilen Mitarbeiter, weil sie, egal wo sie im Einsatz sind, besser entscheiden und kompetenter agieren«, unterstreicht Daniel Schüllner, Produktmanager bei proALPHA.
Auf den richtigen Einstieg kommt es an
Für einen erfolgreichen Start in die mobile Welt sind eine Reihe von Faktoren entscheidend:
- Auf die Netzabdeckung achten
Eine mobile Lösung erfordert zuallererst ein leistungsstarkes Netzwerk. Für den Datentransport »durch die Luft« bestehen grundsätzlich zwei Möglichkeiten: das WLAN oder das Mobilfunknetz. Für den Einsatz auf dem Werksgelände nutzen die meisten Betriebe das drahtlose Unternehmensnetz. Hier gilt es, eine ausreichend hohe WLAN-Abdeckung dort sicherzustellen, wo Mitarbeiter mit mobilen Geräten unterwegs sein werden. Der Einsatz von LTE oder 4G ist eher dann angezeigt, wenn Anwender außerhalb des Firmengeländes aktiv sind, etwa im Vertrieb oder im Service.
- Offline- und Online-Optionen richtig einsetzen
Moderne Technologien ermöglichen heute eine dauerhafte Vernetzung mobiler Geräte mit dem Backend. Nur in stark abgeschirmten Bereichen ohne Mobilnetz, in Kühlhäusern oder Kellern, kann es noch nötig sein, Daten offline zu erfassen. Allerdings muss man sich stets bewusst sein, dass diese Daten bereits veraltet sein können, wenn sie erst später mit dem ERP-System synchronisiert werden. Ob diese Verzögerung vertretbar ist, hängt vom jeweiligen Use Case ab. Die Stammdatenpflege im Vertrieb kann kurze Verzögerungen verschmerzen. Dagegen sind Rückmeldungen von Lagerentnahmen in Echtzeit ein Muss, wenn mehrere Picker Aufträge kommissionieren. Sonst besteht die Gefahr, dass abhängige Prozesse ins Stocken geraten.
- Vielschichtige Security etablieren
Die Sicherheit betriebsrelevanter Daten ist das A und O. Die Basis: eine zertifikatbasierte Verschlüsselung der Speicherorte und der Übertragungswege via SSL/TLS. Alle Mitarbeiter wiederum müssen sich persönlich am System mit ihren individuellen Log-ins authentifizieren. Ihr Nutzerprofil und ihre Rolle bestimmen dann über den Zugriff auf Daten und Funktionen. Ein typisches Beispiel ist die Unterstützung der Inventur durch temporäre Arbeitskräfte. Die für sie einsehbaren Daten und ihre Buchungsberechtigungen sollten sich auf den für ihre Aufgabe nötigen Umfang beschränken.
- Augen auf beim Gerätekauf
Sind all diese Punkte beachtet, geht es an die Auswahl der passenden Endgeräte. Die Frage nach der Plattform – Windows, Android oder iOS – ist hier nachrangig. Vielmehr hängt die Wahl der Devices vom Einsatzszenario ab. Bereiche wie Fertigung und Logistik erfordern besonders robuste, stoßunempfindliche MDE-Geräte, fallweise auch mit Hardwaretastatur. Ein Vertriebsmitarbeiter, der mit dem Kunden gemeinsam sein Wunschprodukt online konfiguriert, sollte dagegen ein repräsentatives Tablet nutzen. Die Geräte sind also spezifisch auf Kontext und Nutzungsort abzustimmen.
- Look and Feel: Mehr als nur schöner Schein
Ob sich der Aufwand für die Software und ihre Einführung wirklich rechnet, hängt letztlich an der Akzeptanz der Anwender. Die Usability der eingesetzten Lösung ist dafür einer der entscheidenden Faktoren. So sollte sich die Anwendung dynamisch an die Bildschirmdimensionen der Geräte anpassen. Umständliche Eingabefelder oder zu kleine Touchflächen schaden der Produktivität. Dennoch müssen alle Informationen, die ein Mitarbeiter mobil benötigt, auf dem Gerät dargestellt werden – und das abhängig vom Kontext und dem jeweiligen Prozess. Denn ein Werker, der Aktivitäten und Ausschussmengen an ein ERP-System wie proALPHA zurückmeldet, benötigt eine andere Arbeitsumgebung als ein Lagerist im Wareneingang. Wieder andere Anforderungen stellt ein Servicetechniker, der am Einsatzort alle Dokumente und Auftragsdaten parat haben muss. Zusätzlich vorteilhaft wirkt sich aus, wenn die Mitarbeiter in ihrer Landessprache arbeiten können.
- Durchgängigkeit ist das Gebot der Stunde
Mobile Lösungen dürfen nie isoliert betrachtet werden. Denn der Umstieg von papiergebundenem auf digitales Arbeiten bringt meist weitere Veränderungen mit sich. Neue Abläufe müssen sich nahtlos in bestehende Prozesse und Systeme integrieren. Denn nur so lassen sich Waren- und Werteflüsse korrekt und zeitnah mitprotokollieren, auswerten und daraus Erkenntnisse für die weitere Planung gewinnen. So werden die Wirtschaftlichkeit und die Vorzüge einer mobilen Lösung mess- und sichtbar.