Es braucht 21 Tage, um eine Gewohnheit zu entwickeln. Sie wieder loszuwerden, dauert unverhältnismäßig länger oder funktioniert gar nicht. Denn für eine erfolgreiche Veränderung fehlen oft Geduld, ein klarer Grund und die passenden Werkzeuge. Insbesondere im Vertragsmanagement tragen Gewohnheiten dazu bei, dass die Verwaltung in zahlreichen Betrieben seit Jahren analog erfolgt und weitreichende Verbesserungspotenziale ungenutzt bleiben.

Digitale Tools zur Ablöse dieser aufwendigen und fehleranfälligen Routinen sind längst vorhanden. Warum die Zeit für den Umstieg reif ist, erläutert Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH anhand von sieben Neujahrsvorsätze, die sich durch moderne, cloudbasierte Software und den Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) sofort und nachhaltig umsetzen lassen.

Verträge übersichtlich an einem Ort aufbewahren

Standortgebundene Datei-Ablagesysteme, Teamlaufwerke oder Papierakten in Büroschränken einzelner Abteilungen erschweren Handling und Übersicht enorm. Der Aufwand steigt, ebenso die Risiken. Eine cloudbasierte Vertragsmanagement-Software vereint alle Dokumente und Informationen revisionssicher an einem Ort. Rollen- und Berechtigungskonzepte mit Vertretungs- und Nachfolgeregelungen stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff haben – jederzeit und ortsunabhängig. Interne wie externe Beteiligte lassen sich gezielt einbinden. Das vereinfacht die Zusammenarbeit und erhöht die Sicherheit.

Verträge in gesicherten Datenräumen verhandeln

E-Mails sind schnell, aber nicht vollständig sicher. Dokumente gehen verloren, landen im Spam oder liegen in mehreren Versionen vor. Das kostet Zeit und verursacht Fehler. Eine professionelle Vertragsmanagement-Software bietet die Möglichkeit, sichere, passwortgeschützte Datenräume in der Cloud zu erstellen und dort sämtliche Unterlagen für die Verhandlungen abzulegen. Alle zugriffsberechtigten Personen im Unternehmen, ebenso wie externe Partner arbeiten gemeinsam oder parallel daran. Die automatische Versionierung macht jede Änderung nachvollziehbar und das aktuellste Dokument stets ersichtlich. Über die »Zeitreise«-Funktion von Fabasoft Contracts gelingt es beispielsweise, ältere Versionen schnell zu finden und bei Bedarf wiederherzustellen.

Verträge mit KI initial prüfen lassen

Verantwortliche in Unternehmen erhalten oft umfassende Vertragswerke. Nach Stunden erster Sichtung aller Dokumente stellen sie fest, dass absolute K.-o.-Kriterien enthalten sind. KI kann Verträge automatisiert anhand definierter Checklisten oder bestimmter Klauseln prüfen. Manuelles Suchen entfällt. Das eignet sich, um beispielsweise die Compliance zu internen oder regulatorischen Vorgaben sicherzustellen. Eine andere Möglichkeit ist, das System ad hoc via Chat zu bestimmten Vertragsinhalten zu befragen. Die KI liefert schnelle Antworten und Zusammenfassungen in beliebiger Sprache, inklusive nachvollziehbarer Quellenangaben.

Verträge mobil genehmigen

Jeden Tag im Büro einen Stapel Akten auf dem Schreibtisch zu bearbeiten oder gefühlt Hunderte E-Mail-Anhänge zu prüfen, gehört häufig zur Routine der Teammitglieder in Rechtsabteilungen. Mit einer cloudbasierten Anwendung wickeln Verantwortliche die ihnen zugeteilten Prozessschritte unter höchsten Sicherheitsstandards zeit- und ortsunabhängig ab – selbst von mobilen Endgeräten wie Laptops, Tablets oder Smartphones. So lassen sich Freigaben zwischen Terminen erledigen, ohne Abstriche bei der Sicherheit sensibler Vertragsdaten.

Intelligente Prozessabläufe auf Knopfdruck

Haben die Verantwortlichen des zuständigen Fachbereiches die inhaltliche Prüfung der Dokumente durchgeführt? Wurden alle Anmerkungen in den Vertrag übernommen? Wer kümmert sich nach meiner Freigabe darum, dass alle Vertragspartner unterzeichnen? Bei manuellen Abläufen bleiben solche Fragen oft offen. Intelligente Software steuern Prüf-, Genehmigungs- und Freigabeprozesse automatisiert. Je nach Prozessart sind regelbasiert die richtigen Verantwortlichen eingebunden und erhalten automatisch eine Benachrichtigung, sobald für sie ein To-do entsteht. Die bereits abgeschlossenen Schritte im Prozess lassen sich jederzeit einsehen und nachvollziehen.

Verträge digital signieren

Trotz digitaler Verhandlungen werden Verträge vielfach noch ausgedruckt, verteilt, unterschrieben und wieder eingescannt. Eine moderne Vertragsmanagement-Software verfügt über eine systemeigene fortgeschrittene elektronische Signatur sowie die Integrationsmöglichkeit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß eIDAS-Verordnung der EU. Diese beschleunigen den Ablauf signifikant. Nach dem Start des Zeichnungsprozesses navigieren die Entscheidungsträger einfach und ohne Systemwechsel zum Unterschriftsfeld und schon erlangt der Vertrag Rechtsgültigkeit.

Vertragsfristen jederzeit im Blick behalten

Fristen werden häufig manuell in Listen und Kalender eingetragen und per E-Mail abgestimmt. Das ist aufwendig und fehleranfällig. KI-gestützte Systeme erkennen relevante Vertragsdaten wie Fristen, Vertragspartner oder Vertragsarten automatisch und stellen sie strukturiert dar. Ein integriertes Fristenmanagement mit E-Mail-Erinnerungen und Push-Benachrichtigungen sorgt dafür, dass keine Termine übersehen werden.

Fazit: Digitale Lösungen machen Vorsätze umsetzbar

Die analoge Vertragsverwaltung über Papier, E-Mail, Telefon und Tabellen gehört der Vergangenheit an. Die Features einer smarten Vertragsmanagement-Software liefern gute Gründe, »alte« Gewohnheiten abzulegen und sich bewusst für eine Software zu entscheiden. Die sofortige Einsetzbarkeit und die Verwendung von KI-Technologien reduzieren Aufwand, Fehlerpotenzial und Risiken signifikant und tragen zu Wettbewerbsvorteilen bei. Damit gelingt die dauerhafte Umsetzung der Unternehmensziele – und Neujahrsvorsätze bleiben keine leeren Versprechen.

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Fabasoft Contracts: KI für effizientes Vertragsmanagement

10. April 2025

Das Softwareunternehmen Fabasoft Contracts baut die Zusammenarbeit mit Mindbreeze aus und integriert neue KI-Funktionen in sein digitales Vertragsmanagement: Die automatisierte Vertragsprüfung sowie die integrierte Chat-Funktion mit Dokumenten ermöglichen es, Vereinbarungen effizienter zu verwalten und so operative Kosten zu senken. »Die manuelle Erstellung, Verwaltung und Analyse von Verträgen ist oft zeitintensiv und fehleranfällig«, sagt Robin Schmeisser,…