Jedes ERP-System stößt irgendwann mal an seine Grenzen, egal wofür es eingesetzt wird. Die Entscheidung, ein bestehendes ERP-System zu wechseln, ist deswegen für Unternehmen von zentraler Bedeutung. Sie hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter technologische Entwicklungen, unternehmensinterne Prozesse und Marktanforderungen. Ein ERP-System, das nicht mehr den aktuellen Anforderungen des Unternehmens entspricht, kann zum großen Wettbewerbsnachteil werden.

Besonders wenn es dem Unternehmen nicht mehr dabei hilft, die Produktivität zu steigern und keine neuen Impulse mehr liefert, sollte man darüber nachdenken, das System zu wechseln.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen 5 Anzeichen, an denen man erkennen kann, wann der Zeitpunkt gekommen ist, über einen Wechsel des eigenen ERP-Systems nachzudenken

 

1)           Das alte ERP-System stößt an seine Grenzen

Neben der Möglichkeit, dass das bestehende ERP-System mit Innovationen nicht Schritt halten kann, kann es auch sein, dass es nicht mehr zur aktuellen Unternehmensgröße oder -struktur passt. Das Wachstum des Unternehmens, die Gründung von Tochtergesellschaften, ein deutlicher Anstieg der Mitarbeiterzahl oder eine Ausweitung des Geschäftsfeldes können dazu führen, dass die bisherige ERP-Lösung an ihre Leistungsgrenzen stößt. Es ist denkbar, dass die bisherige Software nicht für die Anforderungen eines großen oder komplex strukturierten Unternehmens konzipiert wurde und daher in ihrer Kapazität, Lizenzierung oder Funktionalität eingeschränkt ist.

Wenn das ERP-System an seine Leistungsgrenzen stößt, ist es sinnvoll und notwendig, über einen Systemwechsel nachzudenken.

 

2)           Das ERP-System entspricht nicht mehr den Anforderungen der Nutzer

Wenn die Mitarbeitenden immer mehr Zeit mit dem bestehenden ERP-System verbringen, ist es an der Zeit, über einen Wechsel nachzudenken. Selbst mit regelmäßigen Updates stößt jedes System irgendwann an seine Grenzen.

Es wird alt, trägt aus Kompatibilitätsgründen zu älteren Versionen viele kaum noch verstandene Funktionen mit sich und neue Funktionen sind oft schlecht integriert. Dadurch wird das System für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unübersichtlich, sie verbringen viel Zeit mit der Suche nach Funktionen oder gehen umständliche Umwege.

Das System wirkt kompliziert und schwerfällig, was sich negativ auf Motivation und Produktivität auswirkt. Ein neues, benutzerfreundliches ERP-System kann frischen Wind in das Unternehmen bringen und die Motivation der Mitarbeiter steigern.

 

3)           Das System ist nicht flexibel genug

Viele ältere ERP-Systeme sind heutzutage ziemlich unflexibel, weil der Zugriff nur am jeweiligen Standort möglich ist oder über Schaltungen wie Standleitungen zu den Niederlassungen erfolgt. Das Thema Mobilität und Remote Work wird jedoch immer wichtiger.

Moderne ERP-Systeme ermöglichen allen Mitgliedern Zugriff von überall aus – ob sie sich nun im Büro, zu Hause oder sogar im Ausland befinden. Wenn man sein Unternehmen also flexibler gestalten möchte und mehr auf Remote Work setzen will, sollte man unbedingt darüber nachdenken, zu einer modernen ERP-Lösung zu wechseln.

 

4)           Das System ist nur für bestimmte Prozesse zuständig

Viele ERP-Systeme sind speziell auf bestimmte Unternehmensbereiche zugeschnitten. So gibt es beispielsweise Systeme, die sich ausschließlich auf die Warenwirtschaft konzentrieren und die Buchhaltung außen vor lassen. Wieder andere konzentrieren sich auf Einkauf und Verkauf, vernachlässigen aber das Customer Relationship Management (CRM).

Wenn das eigene System zwar vieles kann, man aber für grundlegende Dinge wie die Fakturierung immer noch ein separates Standardtool benötigt, dann sollte man sich wirklich überlegen, ob ein Wechsel zu einer anderen ERP-Software sinnvoll ist.

Im Idealfall sollte ein gutes ERP-System alle wichtigen Bereiche eines Unternehmens abdecken und sich nicht nur auf einige ausgewählte Geschäftsprozesse beschränken.

 

5)           Performance-Probleme

Gerade bei älteren ERP-Systemen, die auf einer veralteten Technologie basieren, gibt es oft Probleme mit der Geschwindigkeit. Das liegt nicht zuletzt an den immer größer werdenden Datenmengen und der Verarbeitung von immer komplexeren und umfangreichern Berichten und Auswertungen.

Oft sind es nur kurze Unterbrechungen, die sich aber schnell summieren und zu erheblichen Arbeitsausfällen bei den Mitarbeitern führen. Ein Kostenfaktor, der insbesondere bei mehreren Anwendern ins Gewicht fällt und die Produktivität beeinträchtigt. Ein langsames ERP-System kann daher schnell zur Demotivation der Mitarbeiter führen. Unternehmen, die über eine Modernisierung ihres ERP-Systems nachdenken, sollten diesen Punkt unbedingt berücksichtigen.

 

Fazit

Wenn das aktuelle ERP-System nicht mehr zeitgemäß ist, eine Fehlinvestition darstellt oder den heutigen Anforderungen nicht mehr genügt, sollte möglichst frühzeitig über einen Systemwechsel nachgedacht werden.

Je länger an einem veralteten System festgehalten wird, desto höher sind die Kosten. Zudem kann ein ungeeignetes ERP-System die Produktivität hemmen und sich negativ auf das Geschäftsergebnis auswirken. Bei der Auswahl einer neuen ERP-Lösung sollte darauf geachtet werden, dass das System alle wichtigen Funktionen integriert.

Ein effizientes ERP-System muss alles abdecken, von CRM und Buchhaltung bis hin zu Kommunikation und Teamarbeit. Letztlich ist es besser, die Umstellung auf ein neues ERP-System eher früher als später in Angriff zu nehmen.

Hilmar Brodner

 

Hilmar Brodner ist Geschäftsführer der SYNERPY GmbH. Die SYNERPY GmbH ist ein mittelständisches Software-Haus und der Hersteller als auch Anbieter des Open Source Warenwirtschaftssystems AvERP. www.synerpy.de