Auftragsklärung: der wichtigste Schritt im Change-Projekt

Präzises und umfassendes Verständnis der Aufgabe zu Beginn ist ein Muss.

Im Durchschnitt laufen bei den Unternehmen hierzulande fünf bis zehn Change-Projekte gleichzeitig. Doch nur 20 Prozent der Projekte sind erfolgreich, so die Ergebnisse der Mutaree-Umfrage »Macht Change Spaß?« [1]. Warum scheitern so viele Projekte?

Die saubere und sorgfältige Klärung der Aufgabe und des Auftrags am Anfang eines Change-Projekts ist ein bedeutender Schritt und Voraussetzung für das Gelingen einer Veränderung. »Klartext reden und nochmals nachbohren. So muss ein Change-Projekt beginnen, denn nur wenn alle Beteiligten ein gemeinsames und genaues Verständnis des Auftrags besitzen, können alle Ressourcen und Maßnahmen zielgerichtet zum Erfolg eines Projekts eingesetzt werden. Unklare Erwartungen oder die Unkenntnis des Kontextes, der vorherrschenden Kultur und der Rahmenbedingungen sind schlechte Voraussetzungen und führen schnell dazu, dass mitten im Projekt Probleme auftauchen«, erläutert Claudia Schmidt, Geschäftsführerin der Mutaree GmbH.

 

Change-Manager sind keine Hellseher: Fragen Sie nach!

Gescheiterte Projekte vernichten Ressourcen und führen im schlimmsten Fall dazu, dass die Unternehmen langfristig nicht mehr anschlussfähig sind. Claudia Schmidt rät allen Change-Managern dazu, zu Beginn eines Projekts ein deutliches Augenmerk auf die Auftragsklärung zu legen und viele Fragen zu stellen, um das Was, Warum und Wie eindeutig zu klären. »Nehmen Sie sich zu Beginn eines Projekts Zeit. Suchen Sie einen offenen und ehrlichen Dialog, um alle wichtigen Fragen zu klären und um den Gesamtkontext eines Projekts zu verstehen. Schnelle und voreilige Schlüsse bergen zu viele Gefahren«, sagt Schmidt. Welche Fragen sinnvoll sind, erläutert Schmidt im Video auf YouTube.

 

Auftragsklärung ersetzt jedoch nicht das Projekt-Monitoring

Eine saubere Auftragsklärung zu Beginn ersetzt jedoch keineswegs ein umfassendes und regelmäßiges Monitoring im Umsetzungsverlauf eines Change-Prozesses. Projekte können sich im Verlauf wandeln und eine schnelle und gezielte Reaktion auf kurzfristig auftretende Abweichungen oder gar Turbulenzen ist wichtig. »Binden Sie die Mitarbeiter kontinuierlich ein und bleiben Sie im Dialog. So können Sie aufkeimende Schieflagen, Widerstände oder gar eine Verweigerungshaltung erkennen und vermeiden«, rät Schmidt. Das Fazit: Eine sorgfältige Auftragsklärung sowie eine systematische Umsetzungsbegleitung und eine bewusste Steuerung auf Basis der Ergebnisse eines Change-Monitors erhöhen die Erfolgschancen des Veränderungsvorhabens deutlich.

 

Das Video zum Thema »Auftragsklärung« der Mutaree GmbH finden Sie auf https://youtu.be/ftZU53kANTs
[1] An der branchenübergreifenden Umfrage »Macht Change Spaß« beteiligten sich 271 Führungskräfte und Mitarbeiter. Die Ergebnisse erhalten Sie auf Anfrage bei info@mutaree.com.

 


 

Change-Projekte können Spaß machen

Change hat Erfolg, wenn die Bedürfnisse der Mitarbeiter erfüllt sind und die Manager offen mit den Mitarbeitern reden.

Change-Projekte können Spaß machen. Dieser Meinung sind 99 Prozent aller Teilnehmer einer aktuellen Befragung von 212 Führungskräfte und Mitarbeiter.

Im jüngsten Change-TED der Mutaree GmbH »Macht Change Spaß?« gaben Antworten zu ihrer persönlichen Situation in Veränderungsprozessen in ihrer Organisation. »Veränderungsprojekte sind nach wie vor ein zentrales Thema der Unternehmen und meistens sind viele, wenn nicht gar alle Mitarbeiter davon betroffen. Und noch immer scheitern viele Projekte, weil sie nicht von den Mitarbeitern getragen werden. Das aktuelle Umfrageergebnis zeigt jedoch: Change kann Spaß machen und erfolgreich sein, wenn die Bedürfnisse der Menschen ernst genommen und berücksichtigt werden. Hierin liegt für die Unternehmen eine große Chance«, erläutert Claudia Schmidt, Geschäftsführerin der Mutaree GmbH.

 

Wichtigstes Bedürfnis im Change: Klarheit und Transparenz

Ohne das Engagement motivierter und leistungsbereiter Mitarbeiter lässt sich eine Unternehmensstrategie oder Veränderung weder umsetzen noch nachhaltig verankern. Unternehmen müssen die Mitarbeiter ernst nehmen und ihre Bedürfnisse kennen. Klarheit und Transparenz ist den Befragten am Wichtigsten, gefolgt von Beteiligung, Wertschätzung, Sinnhaftigkeit und Orientierung. Allerdings sind 61 Prozent der Befragten der Meinung, dass in ihrer aktuellen Situation das Bedürfnis nach Klarheit und Transparenz sehr schlecht oder schlecht erfüllt wird, 54 Prozent bewerten die Wertschätzung ihrer geleisteten Arbeit als sehr schlecht oder schlecht. »Die Botschaft ist klar. Mitarbeiter brauchen deutlich mehr Dialog: es gilt, Ziele und Visionen lückenlos und verständlich zu klären und Raum für Rückfragen zu bieten. Die Bedürfnisse der Mitarbeiter werden erst dann gedeckt, wenn alle Beteiligten ernst genommen werden, sie den Zusammenhang und Sinn der Unternehmensstrategie verstehen und sie die daraus entstehenden Konsequenzen nachvollziehen können«, erklärt Claudia Schmidt.

 

Wie kann Change Spaß machen?

86 Prozent der Befragten sind der Meinung, dass ein nachvollziehbarer Nutzen des Change-Projekts die wichtigste Voraussetzung sei, um einen Change-Prozess motiviert, engagiert und mit Freunde zu unterstützen. Für 60 Prozent spielt es eine große Rolle, dass sie die Möglichkeit bekommen, Neues zu gestalten. 57 Prozent erachten die Nachhaltigkeit des Change Projekts als wichtige Voraussetzung, dicht gefolgt von einer klaren Vision und einem guten Team. »Ein nachvollziehbarer Nutzen ist der wichtigste Treiber, um Menschen für den Change zu begeistern. Im Rahmen der gesamten Change-Kommunikation gewinnt damit die Change-Story an Bedeutung. Die Geschichte muss gleich im ersten Schritt einen Großteil der Fragen beantworten, die aufkommen könnten. Ratsam ist es, zu überprüfen, ob die Mitarbeiter den Sachverhalt richtig verstanden haben und welche offenen Fragen es noch gibt«, rät Claudia Schmidt.

 

Hindernisse im Change

82 Prozent der Mitarbeiter sind der Meinung, dass vor allem Angst die größte Hürde im Change-Prozess ist. 73 Prozent fühlen sich durch einen inneren Widerstand und 72 Prozent durch Orientierungslosigkeit gebremst. Führungskräfte hingegen sagen, dass die größte Herausforderung in der Überlastung durch Stress liegt, gefolgt von Orientierungslosigkeit. »Führungskräfte sind im Change der entscheidende Übersetzer und Motivator. Unklare Visionen, fehlende Planung und widersprüchliche Zielstellungen schaffen Orientierungslosigkeit bei Mitarbeitern und Führungskräften. Alle Beteiligten brauchen einen intensiven Dialog, um Verständnis zu entwickeln und ausreichend Zeit für die Umsetzung, um Überforderungen zu vermeiden. Nur wer die Menschen gewinnt, führt den Change zum Erfolg«, sagt Claudia Schmidt.

 

Dies sind Ergebnisse der aktuellen Mutaree-Befragung »Macht Change Spaß?«. An der branchenübergreifenden Befragung nahmen 212 Führungskräfte und Mitarbeiter teil. Die Ergebnisse erhalten Sie auf Anfrage bei info@mutaree.com
Lesen Sie mehr dazu im aktuellen Management-Blog der Wirtschaftswoche: https://blog.wiwo.de/management/2018/02/16/exklusiv-studie-von-mutaree-change-projekte-haetten-erfolg-wenn-endlich-ein-manager-mit-den-mitarbeitern-reden-wuerde/

 


 

Change-Projekte nur selten von Erfolg gekrönt

Digitaler Wandel, Globalisierung, demographische Entwicklung – die Liste der Veränderungen, die die Geschäftsprozesse beeinflussen, ist lang; gleichzeitig sind Unternehmen im Umgang mit ihnen noch unsicher: 96 Prozent der Unternehmen waren in der Vergangenheit von Veränderungsprozessen betroffen, während lediglich 19 Prozent der Unternehmen ihre Change-Prozesse als erfolgreich bewerten.

Das ergab die aktuelle Change-Fitness-Studie 2014, die in Kooperation zwischen der Mutaree GmbH und Frau Prof. Sackmann vom Institut für Entwicklung zukunftsfähiger Organisationen der Universität der Bundeswehr München erhoben wurde. Für die Studie haben die Experten für Veränderungsmanagement 345 Mitarbeiter aus Unternehmen verschiedener Branchen und unterschiedlicher Größe zu dem Status Quo ihrer Veränderungsfähigkeit und -bereitschaft befragt.

»Die Finanz- und Wirtschaftskrisen haben uns drastisch vor Augen geführt, wie wichtig es ist, sich schnell an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen. Der Wille und die Kompetenz sich zu verändern sind zu Erfolgsfaktoren für Unternehmen geworden und die ›Lernende Organisation‹, die sich stetig weiterentwickelt, zu einem strategischen Ziel geworden«, sagt Claudia Schmidt, Change-Expertin und Geschäftsführerin der Mutaree GmbH.

Vielen Unternehmen mangelt es an einer strategischen Herangehensweise

Für viele Unternehmen ist Change mittlerweile zum »daily business« geworden. Doch obwohl häufig eine Veränderung auf die nächste folgt oder mehrere Veränderungsprojekte gleichzeitig laufen, führen allerdings nur wenige diese Prozesse strukturiert durch: Lediglich 28 Prozent der Studienteilnehmer steuern Veränderungen durch einen klar definierten Prozess. Diese Einschätzung hat sich über die Studien der letzten Jahre stabil gehalten. Im Jahr 2010 war das Thema Change ebenfalls bei 28 Prozent der Unternehmen institutionalisiert, während in 2012 32 Prozent der Studienteilnehmer Veränderungen durch einen klar definierten Prozess gesteuert haben.

»Um schnell auf Veränderungen reagieren zu können, ist ein Frühwarnsystem behilflich. Denn dadurch sind Unternehmen in der Lage, zu agieren anstatt zu reagieren und den gesamten Prozess zu strukturieren. Auf diese Weise holen sie den größtmöglichen wirtschaftlichen Nutzen aus einem Change«, sagt Claudia Schmidt.

Change-Kompetenz der Unternehmen weist Optimierungsmöglichkeiten auf

Obwohl viele Unternehmen bereits ein Change Management betreiben, sind sie in der konkreten Umsetzung noch deutlich zurückhaltender: Lediglich 38 Prozent der Studienteilnehmer planen mit den Betroffenen im Veränderungsprozess eine regelmäßige Kommunikation. Gleichzeitig befähigen nur knapp ein Drittel der befragten Unternehmen ihre Mitarbeiter, um den zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden.

Im Zeitverlauf der letzten Studien sind die Investitionen in regelmäßige Kommunikation und in die Befähigung der Mitarbeiter zurückgegangen: Im Jahr 2010 haben noch die Hälfte der Unternehmen großen Wert auf einen regelmäßigen Austausch mit ihren Mitarbeitern gelegt, während 41 Prozent der Studienteilnehmer in den Wissensaufbau ihrer Mitarbeiter investiert haben.

Im Change-Projekt setzen Unternehmen auf Kommunikation

Um ein Change-Projekt erfolgreich durchzuführen, fokussieren sich Unternehmen hauptsächlich auf drei Methoden: Kommunikation, Strukturierung und Beteiligung. 23 Prozent der Studienteilnehmer erzeugen durch den Dialog mit ihren Mitarbeitern Veränderungsbereitschaft. Ein Fünftel der Befragten setzen auf einen strukturierten Ablauf der Veränderung und 14 Prozent steigern die Motivation ihrer Mitarbeiter, indem sie diese im Prozess involvieren.

»Für einen erfolgreichen Change ist es wichtig, die Mitarbeiter von Anfang an in den Prozess einzubeziehen und kontinuierlich zu informieren. Auf diese Weise lassen sich Veränderungsvorhaben schneller und kostengünstiger und vor allem mit einer deutlich besseren Zielerreichung bewerkstelligen«, sagt Claudia Schmidt.


 

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