Eine mangelnde Verfügbarkeit von Informationen verhindert die Absicherung guter Entscheidungen, bedeutet viel Zeitaufwand bei der Suche und Recherche, hat ein suboptimales Management des Tagesgeschäfts zur Folge und führt letztendlich zum schleichenden Verlust der Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Den Zugang zu Daten für alle Mitarbeitenden des Unternehmens zu ermöglichen, sodass aus den Daten Mehrwerte für das Unternehmen generiert werden können, beschreibt das Ziel des Konzepts von Data Democracy (DD), das nicht weniger als eine Revolution im firmenweiten Umgang mit Daten bedeutet. Datenzugriff und Datenmanagement werden damit nicht mehr länger nur als Herrschaftsrechte verstanden. Stattdessen werden Daten gezielt Mitarbeitenden eines Unternehmens zugänglich gemacht, die von ihnen profitieren und sie nutzen können. So können beispielsweise Projekte, Arbeitsprozesse und Abläufe effizienter gestaltet werden und es werden eine Vielzahl von Optionen möglich, um aus den Daten Werte zu schaffen.

 

Democracy, Mesh und Fabric – die Organisation der Daten

Data Democracy bezeichnet im Allgemeinen das Konzept, Daten zugänglich zu machen und transparent und partizipativ zu nutzen, um Entscheidungsprozesse zu beschleunigen und qualitativ zu verbessern. Für Unternehmen, die sich für diesen Weg entscheiden, stellt sich zuallererst die Frage des richtigen Ansatzes, um die Daten entsprechend zu organisieren und zu verwalten. »Unserer Erfahrung nach ist die Auswahl des Tools bei den meisten Kunden nicht das größte Problem. Außerdem legen wir immer auch Wert darauf, bestehende Systeme und Landschaften sinnvoll in die Gesamtarchitektur der Data Fabric einzubinden«, erklärt Stephan Schlicker, Head of Analytics & Data Strategy bei der Five1 GmbH – Member of the BTC Group. »Die Herausforderung ist aber, neben der technischen Lösung vor allem auch die menschliche Ebene zu betrachten und die Verantwortlichkeiten für die Verfügbarkeit und Nutzung der Daten wieder an die Fachabteilungen zu geben. So können wir die Kunden auf dem Weg zum Data-driven Enterprise mit einer ganzheitlichen Datenstrategie basierend auf einem Data-Mesh-Ansatz optimal unterstützen.« Data Mesh bezeichnet dabei einen soziotechnischen Blick auf die Problematik. Es geht dabei darum, sowohl die Organisation und die Mitarbeiter auf dem Weg der Transformation mitzunehmen und einzubinden als auch darum, dies mit einer zentral zugänglichen aber dezentral organisierten Systemarchitektur, dem Data Fabric, bestmöglich zu unterstützen.

»Oftmals hat es sich durch die Historie so entwickelt, dass die Datenverantwortlichkeit in der IT-Abteilung liegt. Der Paradigmenwechsel hin zur Data Democracy bedeutet, dass im Unternehmen die Daten als Wert für das gesamte Unternehmen gesehen werden. Durch eine föderierte Data Governance wird mit Hilfe der richtigen Prozesse, Abläufe und Rollen sichergestellt, wer in welchen Situationen auf welche Daten zugreifen kann«, erläutert Tomke Mehrtens, Manager SAP Analytics bei BTC.

Bei welchen Herausforderungen kann Data Democracy unterstützen?

Daten sind häufig nur für bestimmte und ausgewählte Personen zugänglich. Es fehlt an Daten-Transparenz in Abteilungen und bei den Mitarbeitern eines Unternehmens. Dies führt zu Lücken und Fehlern in der Kommunikation und im Informationsfluss. Data Democracy ermöglicht es, dass Daten im gesamten Unternehmen genutzt und gefördert werden. Es unterstützt die unternehmensinterne Sichtbarkeit von Prozessen und ermöglicht ein für alle Beteiligten nachvollziehbares Datenmanagement.

Richtig umgesetzt, stärkt Data Democracy die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Der Nutzen liegt auf der Hand: Beispielsweise verkürzen sich Entscheidungsfindungsprozesse elementar, wenn Mitarbeitende sofort auf relevante Informationen zugreifen können, statt auf Berichte und Analysen von Datenexperten warten zu müssen. Zudem können Ressourcen im Unternehmen wieder besser genutzt werden, indem mehr Angestellte in der Lage sind, selbstständig auf Daten zuzugreifen und sie zu analysieren, statt IT-Abteilungen mit Ad-hoc-Abfragen von anderen wichtigen Aufgaben abhalten zu müssen. Hierzu zählt außerdem, dass Mitarbeitende weit stärker dazu ermutigt sind, neue Ideen zu entwickeln und Geschäftsmöglichkeiten zu erkennen, wenn alle entsprechenden Daten eingesehen werden können.

Dass sich Mitarbeitende außerdem häufiger und tiefer in Entscheidungsprozesse eingebunden fühlen, trägt zu einer datengestützten Kultur im Unternehmen bei, in der sich Entscheidungen vorwiegend auf Fakten statt auf Annahmen stützen. Die Fähigkeit, Daten im Rahmen von Data Democracy effektiv zu nutzen, kann sich somit perspektivisch zu einer Überlebensfrage für Unternehmen entwickeln.

 

Kulturveränderung statt Stillstand

Elementar ist, das Konzept von Data Democracy nicht im Sinne von »Alle Daten für alle« zu vereinfachen. Data Democracy soll Unternehmen dazu verhelfen, Daten demokratisch und inklusiv zu nutzen, um Entscheidungen und die Innovation eines Unternehmens zu fördern. Das Ziel ist die Zugänglichkeit von Daten für jeden, für den sie in der jeweiligen Fachabteilung von Nutzen sind.

Den Data Access nicht nur den IT-Abteilungen und den höchsten Managementebenen zu überlassen, bringt für viele Unternehmen nicht weniger als einen grundlegenden Kulturwandel mit sich. Schließlich ist es für langjährige Führungskräfte und bestehende Unternehmen eine fundamentale Veränderung, Verantwortung in andere Hände zu legen und einen breiten Zugang zu bislang exklusiven Informationen zu gewähren. Eine Entwicklung, bei der mit Widerständen zu rechnen ist, die professionell bearbeitet und begleitet werden müssen, wenn Data Democracy zum Erfolg geführt werden soll.

Ist das Daten-Bottleneck erst einmal aufgelöst, folgen nicht nur deutliche schnellere Arbeitsabläufe, sondern auch eine effizientere Entscheidungsfindung. »Entscheidend ist, dass die Unternehmen erkennen, welch großer Mehrwert in Ihren Daten und deren effizienter Auswertung liegt.«, erklärt Mehrtens. »Gerade für die effiziente Nutzung der Daten bedarf es aber keiner starren Regeln, sondern Leitplanken, innerhalb derer die Mitarbeitenden sich orientieren können.«

»Wichtig ist, dass die Fachbereiche genügend Freiheitsgrade behalten, um die Guidelines an ihre Gegebenheiten anzupassen und so die internen Prozesse aktiv mitzugestalten. Das erfordert aber natürlich auch, dass es enge unternehmensweite Abstimmungen gibt, damit übergeordnete Qualitätsvorgaben und -anforderungen eingehalten werden können«, ergänzt Schlicker.

Diese neue Kultur des Umgangs mit Daten setzt vor allem ein hohes Maß an Vertrauen voraus sowie ein verändertes Mindset, das zunächst einmal vorgelebt werden muss, um in jeder Ebene der Belegschaft anzukommen. Dieser Kulturwandel ist die größte Hürde – aber eben auch die wirksamste Veränderung – auf dem Weg zum datengetriebenen Unternehmen.

 

Data Democracy – Risiken und Gefahren

Bedenken gegenüber Data Democracy beziehen sich meist auf die Themen »Datenschutz und Sicherheit«. Eine breite, ungeregelte Bereitstellung von Daten birgt in der Tat das Risiko für Datenschutzlecks und unbefugten Zugriffen auf sensible Informationen. Dem wirkt eine korrekte Einführung von Data Governance entgegen. Hierfür werden die Prozesse, Abläufe und Rollen in der Umgebung geschaffen, in der zunächst für die Implementierung von Zugriffssteuerungen und Verschlüsselungen gesorgt wird und im zweiten Schritt die Mitarbeitenden sorgfältig im Umgang mit dem neuen Informationsreichtum geschult werden. So werden potenzielle Sicherheitsrisiken minimiert.

Ein weiteres Risiko stellt die plötzliche Informationsüberlastung dar, die entsteht, wenn alle den ungefilterten Zugriff auf umfangreiche Daten erhalten. Hier ist es wichtig, effektive Schulungen mit einem klaren Fokus auf Data Literacy durchzuführen. In diesen lernen Mitarbeitende, Daten effektiv zu analysieren und relevante Erkenntnisse herauszufiltern.

Für eine neue, datengesteuerte Zukunft muss die Belegschaft also die nötigen Fähigkeiten an die Hand gegeben bekommen, Daten richtig zu verstehen und zu interpretieren. Eine genaue Kommunikation zwischen allen Akteuren ist ausschlaggebend, damit jeder sich an die neue Rolle, beziehungsweise die neue Arbeitsumgebung gewöhnen kann.

Dazu gehört auch, eine intensivere Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen einzuüben, die der Austausch von Daten und das Teilen von Erkenntnissen und Analysen befördert.

Die praktische Umsetzung von Data Democracy erfordert geeignete Hilfsmittel und Methoden, um die neue Datenkultur zu fördern und reibungslose Abläufe zu gewährleisten. Ein Hilfsmittel kann das RACI-Modell sein, das von der BTC Gruppe bereits erfolgreich angewendet wird. Es hilft dabei, die Rollen und Verantwortlichkeiten bei der Umsetzung von Data Democracy klar zu definieren.

Das RACI-Model steht für:

• Responsible (Verantwortlich)
  Wer ist verantwortlich, einen Prozess in Gang zu bringen und zu  überblicken?
• Accountable (Zuständig)
  Wer ist zuständig für die Abwicklung des Prozesses?
• Consulted (Beteiligt)
  Mit welchen weiteren Mitarbeitenden müssen die Informationen geteilt werden?
• Informed (Informiert)
  Welche Mitarbeitenden müssen über den Verlauf und die Ergebnisse eines Prozesses informiert werden?

Auch Checklisten und Schritt-für-Schritt-Anleitungen sind wichtige Tools, um die Umsetzung von Data Democracy im Implementierungsprozess zu strukturieren. Checklisten enthalten Punkte wie die Identifizierung relevanter Datenquellen, die Festlegung von Zugriffsrechten und die Einführung von datenbasierten Entscheidungsprozessen.

 

Branchenbeispiel: Relevanz von Data Democracy im Energiesektor

In der Energiewirtschaft ist die Datenflut enorm und wird stark steigen: von Sensordaten der Smart Grids bis hin zu lokalen Wetterprognosen. Diese Daten bieten ein enormes Potenzial für Effizienzsteigerung, Kostenreduktion und die Integration von Flexibilitäten und erneuerbaren Energiequellen. Hier kommt Data Democracy ins Spiel. Es geht darum, allen Beteiligten, von Ingenieuren und Analysten bis hin zu Managern und sogar Endverbrauchern, Zugriff auf relevante Daten zu geben. Dies ermöglicht ihnen ökonomisch und am besten nachhaltig sinnvolle Entscheidungen zu treffen.

Zusätzlich erfordert die schnelle Abfolge von regulatorischen Änderungen in Deutschland von den Unternehmen ständige Anpassungen. Die Umsetzung neuer Gesetze und Verordnungen, insbesondere in Bezug auf die Energiewende, kann für Unternehmen sowohl eine Herausforderung als auch eine Chance sein. Data Democracy kann hier Abhilfe schaffen, indem es den schnellen und demokratisierten Zugang zu relevanten Daten erleichtert. Dies ermöglicht eine schnellere Anpassung an neue Rahmenbedingungen und fördert die Compliance.

In datengetriebenen Unternehmen innerhalb der Energiewirtschaft dient eine solide Datenstrategie nicht nur der Effizienz, sondern auch der Resilienz und Nachhaltigkeit. Durch die Demokratisierung von Datenzugang und -analyse wird die Innovationsgeschwindigkeit erhöht, was gerade in Zeiten zahlreicher und schneller Veränderungen von großem Vorteil ist.

Die Einbindung vieler Akteure in den Datenfluss erhöht zudem die Transparenz, was in Zeiten steigender regulatorischer und gesellschaftlicher Anforderungen an die Energiewirtschaft ein nicht zu unterschätzender Vorteil ist.

In einigen Teilen ist die Energiebranche bereits gut aufgestellt, was datengetriebene Entscheidungen betrifft. So ist die Nutzung der bestehenden Berichte und Auswertungen weit fortgeschritten. In vielen Fachbereichen sitzen schon datenaffine Analysten, die mit einer breiten Datenbasis versorgt werden und Entscheidungen gut vorbereiten oder gar selbst treffen können. Bei neuen oder geänderten Anforderungen besteht jedoch weiterhin oftmals das typische »Bottleneck« Problem durch eine zentrale IT.

Die einzelnen Fachbereiche haben kein abgestimmtes Vorgehen, eine übergreifende Strategie inkl. sinnvoller Governance ist nicht gegeben. Dies führt oftmals zu Wildwuchs, was den Bedarf erhöht, eine umfassende Data Democracy aufzubauen und zu implementieren.

 

Fazit

Data Democracy ist angesichts eines verschärften globalen Wettbewerbs von großer Bedeutung, da es Unternehmen in die Lage versetzt, das volle Potenzial ihres Datenbestands auszuschöpfen. Es ermöglicht in den Unternehmen einen breiten Zugang zu Daten durch Personengruppen, die bislang von der Nutzung ausgeschlossen oder mit spezifischen Informationen unterversorgt waren, die aber hochgradig relevant für Transparenz und gute Entscheidungsprozesse sind. Die Umsetzung erfordert einen umfassenden, professionell begleiteten Kulturwandel, eine stringente Planung der Umsetzung, klar formulierte Ziele sowie ein effektives Projektmanagement.

Die BTC Gruppe bietet für Unternehmen die nötige Unterstützung bei der Umsetzung von Data Democracy, damit diese von BTCs umfangreicher Erfahrung und Expertise profitieren können.

 

 

Hier finden Sie ein Beispiel für eine kurze Checkliste vor dem Implementierungsprozess von Data Democracy:

• Zielsetzung: Definieren Sie klare Ziele und Zwecke für die Einführung von Data Democracy. Identifizieren Sie, wie Data Democracy die Nutzung von Daten in Ihrem Unternehmen verbessern wird
• Sicherung von Unterstützung: Sorgen Sie dafür, dass das Top Management Ihre Entscheidung unterstützt und bei der Einführung mit starker Führung und eingeplanten Ressourcen an Ihrer Seite steht
• Förderung von Datenbewusstsein: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in Datenmanagement und Data Literacy
• Zugriffssteuerung und Sicherheit: Identifizieren Sie Zugriffsrechte und Sicherheitsmaßnahmen, sodass Daten nur von autorisierten Mitarbeitenden eingesehen werden können
• Technologie: Stellen Sie sicher, dass die IT-Infrastruktur eine Implementierung von Data Democracy möglich macht
• Erstellung von Analyse-Tools: Stellen Sie sicher, dass alle Möglichkeiten für die Mitarbeitenden vorhanden sind, die Daten zu analysieren und weiterzuverarbeiten
• Monitoring: Stellen Sie sicher, dass es Mechanismen gibt, mit denen Sie den Erfolg der neuen Implementierung überwachen können