Damit Unternehmen im Wettstreit um wertvolle Nachwuchskräfte Schritt halten können, müssen sich auch die Personalabteilungen neu orientieren. Als wichtiger Baustein der Mitarbeiter- und Unternehmensentwicklung mangelt es jedoch auch in HR-Abteilungen oft an einer effizienten Digitalstrategie. Mit Low-Code-Digitalisierungsplattformen lassen sich hier Prozesse flexibel und schnell automatisieren und so freie Ressourcen schaffen.
Aufgaben wie Recruiting, Mitarbeiterbindung und Talentförderung brauchen Zeit. Bislang nehmen wiederkehrende Routineaufgaben jedoch einen Großteil der Kapazitäten von Personalern in Anspruch. Dabei könnten sie durch die Digitalisierung von Prozessen, Daten und Dokumenten deutlich entlastet werden. Die digitale Transformation in den HR-Abteilungen steht – wie auch in vielen anderen Bereichen – noch am Anfang. So bewertet laut der IDG-Studie »Digitalisierung im Personalwesen« aus dem Jahr 2021 rund ein Drittel der Teilnehmer die HR als eher schwach, schwach oder gar nicht digitalisiert [1]. Die Probleme sind auch hier: fehlende IT-Experten und finanzielle Ressourcen.
Konsequente Ende-zu-Ende-Digitalisierung durch Low-Code. Damit Personaler sich kreativer und strategischer Arbeit widmen können, müssen administrative Aufgaben digitalisiert und automatisiert werden. Low-Code-Digitalisierungsplattformen stellen dafür eine passende Möglichkeit dar. Der Vorteil des Low-Code-Ansatzes liegt in seiner einfachen Umsetzung: Auch Anwender ohne Programmierkenntnisse können mittels einer grafischen Benutzeroberfläche eigenständig Geschäftsprozesse oder Workflows digital abbilden und umsetzen.
Für eine konsequente Ende-zu-Ende-Digitalisierung der Abläufe gilt es, die passende Plattform auszuwählen. So sollten Prozesse mit den entsprechenden Daten und Dokumenten verknüpfbar sein – dadurch können Mitarbeiter beispielsweise Krankmeldungen oder Rechnungen digital einreichen und der verantwortliche Mitarbeiter diese über die Plattform abwickeln. Auch komplexere Einsätze wie eine digitale Personalakte sind möglich. Dort sind alle Daten an einem Ort gesammelt und HR-Prozesse wie Mitarbeiter-Onboarding lassen sich aus der Akte heraus starten.
Die digitale Personalakte. Ein effizienter Schritt in der digitalen Transformation im Human Ressources Management ist die elektronische Personalakte, wie folgendes Beispiel zeigt: Den Personaldienstleister TimePartner Personalmanagement GmbH erreichten jeden Tag E-Mails mit hunderten eingescannten Tätigkeitsberichten aus den einzelnen Niederlassungen. Die Personaler mussten prüfen, ob diese vollständig, plausibel sowie von Mitarbeiter und Kunde unterschrieben waren. Danach sortierten die Mitarbeiter die Berichte händisch und versendeten sie zusammen mit einer Rechnung. Neben dem hohen Personal- und Zeitaufwand war der Papierverbrauch ein Problem. Eine Monatsrechnung mit 20 entliehenen Mitarbeitern umfasste ca. 80 bis 90 Blatt Papier. Um den Prozess zu optimieren, führte das Unternehmen mit Hilfe der Low-Code-Digitalisierungsplattform JobRouter die E-Personalakte ein. Diese entspricht den gesetzlichen Anforderungen gemäß Aufbewahrungsfristen sowie den Datenschutzrichtlinien. Außerdem nutzte das Unternehmen ein neues Scanverfahren und brachte Nummerncodes auf dem Papier an. Dadurch kann ein OCR-Leser die relevanten Felder erkennen und auslesen. Sobald die Daten und Dokumente digital vorliegen, kommt die Digitalisierungsplattform JobRouter zum Einsatz. Die Plattform identifiziert Personalnummern, gleicht Personaldaten ab und stellt geprüfte Werte in Erfassungsmasken ein. Neben automatischen Plausibilitäts- und Vollständigkeitsprüfungen führt sie Rechnungsformulare mit den bereits erfassten Tätigkeitsnachweisen zusammen und stellt diese für den elektronischen oder postalischen Versand bereit. Durch die Umstellung spart sich das Unternehmen Zeit, Personal, Material und Lagerkapazitäten. Der ortsunabhängige und zeitgleiche Zugriff auf die Daten erhöht außerdem die Effizienz.
Schnelles und effizientes Bewerbermanagement. Um sich im Wettstreit um Nachwuchskräfte gegen den Wettbewerb zu behaupten, optimierte auch das Dentalmaterialunternehmen DMG ihr Bewerbermanagement. Früher musste die Personalabteilung per E-Mail eingegangene Bewerbungen ausdrucken und intern an verschiedene Stellen weiterreichen. Personal- und Fachabteilungen bemängelten das unsystematische Handling und wünschten sich zudem mehr Übersichtlichkeit und Transparenz bei der Entscheidungsfindung. Die Personaler richteten folglich ein Portal ein, in dem Bewerber nur wenige Daten eingeben müssen und Dateien hochladen können. Alle Mails, die über das Bewerberportal eingehen, landen dann in einer Eingangsbox von JobRouter. Die Digitalisierungsplattform erstellt für jede Mail einen Vorgang. Die Mitarbeiter sichten die Interessenten und leiten passende Bewerbungsunterlagen ohne Medienbruch an den Sachbearbeiter weiter, der über die Plattform Rückmeldung gibt, ob eine Einladung zu einem Bewerbungsgespräch oder eine Absage versendet werden soll. Im letzten Schritt personalisieren die Mitarbeiter ein vorgefertigtes Anschreiben und senden es an den Bewerber zurück. Das Unternehmen profitiert von einem schnelleren und sicheren Bewerbermanagement und Mitarbeiter können sich nun leicht einen Überblick über Auswahlprozesse und Status verschaffen.
Fazit. Mit Hilfe von Low-Code-Digitalisierungsplattformen lassen sich Prozesse automatisieren und mit den dazugehörigen Daten und Dokumenten verknüpfen. Das Personalwesen ist so in der Lage, sich flexibel neuen Anforderungen zu stellen und transformative Prozesse im Unternehmen anzustoßen. Neben der Personalabteilung können auch Bereiche wie Finanzwesen, Einkauf oder Verwaltung ihre individuellen Workflows digital abbilden und von Flexibilität, Transparenz und der einfachen Bedienung profitieren. So lassen sich Geschäftsbereiche Schritt für Schritt von innen heraus digitalisieren.
Axel Ensinger,
Co-CEO der JobRouter AG
[1] https://www.people-doc.com/hubfs/2021/DE21/DE21 Content Assets/DE21_IDG-Studie_Digitalisierung_im_Personalwesen.pdf