Die ORENDT STUDIOS standen Anfang 2021 vor der Herausforderung, eine Nachfolgelösung für das abgekündigte Dokumentenmanagement-System DATEV DMS classic zu finden. Im Zuge deren Einführung sollten zentrale Geschäftsprozesse digitalisiert werden, um das Großstudio fit für die digitale Zukunft zu machen. Die neue Software spricht für sich in Form automatisierter und damit schneller sowie sicherer Abläufe.
Die im Herzen von Hamburg-Altona ansässige ORENDT STUDIOS Holding GmbH entwickelte sich seit ihrer Gründung im Jahr 1999 zum führenden Dienstleister Europas im Bereich Content, Foto- und Bewegtbildproduktion. Inzwischen beschäftigt der Contentproduzent weltweit mehr als 320 Mitarbeiter, über 400 Freelancer und liefert 1,5 Millionen Bilder pro Jahr an seine mehr als 70 aktiven Kunden.
DATEV DMS classic dankt ab – ELO for DATEV läutet die digitale Zukunft ein. Digitale Prozesse bilden für ORENDT die Grundlage für einen zukunftsfähigen Betrieb. Als klar war, dass das eingesetzte DMS-System nur noch bis Ende 2023 von der DATEV unterstützt wird, dachte das Management gleich weiter: Zentrale Unternehmensprozesse sollten rundum digitalisiert werden, damit das Studio buchstäblich den Fokus auf sein Kerngeschäft legen kann: das nächste Top-Motiv für seine Kunden.
Schon seit längerem setzt es in der Buchhaltung auf die Software für betriebliches Rechnungs- und Auftragswesen DATEV Rechnungswesen. Diese brachte das Dokumentenmanagement-System DATEV DMS classic mit, das zum 31.12.2023 abgekündigt wurde. Deshalb bestand Handlungsbedarf: Es galt ein Nachfolgesystem zu finden, das zum einen nahtlos mit DATEV Rechnungswesen zusammenspielt, zum anderen reibungslos die etwa 100.000 Dokumente aus dem Altsystem übernimmt. Zentrale Unternehmensprozesse sollten damit digital neu konzipiert werden.
Migration der Altdaten problemlos gemeistert. Aufgrund der engen Partnerschaft zwischen der DATEV und dem Hersteller von Software für Enterprise Content Management (ECM) ELO Digital Office, lag es nahe auf deren Gesamtlösung ELO for DATEV umzusteigen. Sie wurde eigens für DATEV-Kunden entwickelt und arbeitet nahtlos mit DATEV Rechnungswesen zusammen. Neben der bidirektionalen Verknüpfung beider Systeme bietet sie auch optimale Voraussetzungen, weitere Unternehmensprozesse zu digitalisieren. Die größte Hürde bei der Einführung waren die 100.000 Dokumente, die es aus dem Altsystem zu migrieren galt. »Aufgrund der Menge und Komplexität der DMS-Altdaten war die Migration unsere größte Herausforderung«, erklärt Lars Schwarz, kaufmännischer Leiter der ORENDT Studios. Doch das Übertragen der Altdaten verlief ohne große Zwischenfälle und konnte sogar im laufenden Betrieb erfolgreich abgeschlossen werden.
»Das neue ECM-System erleichtert unseren Arbeitsalltag enorm. Alle Prozesse verlaufen rascher und effektiver, auch das mobile Arbeiten«, berichtet die Leiterin der Buchhaltung Katharina Ochmann.
Maßgeschneidertes Gesamtpaket als Basis für eine Rundumdigitalisierung. Die Implementierung erfolgte durch einen spezialisierten ELO Business Partner, der als langjähriger DATEV Solution Partner in beiden Systemwelten über enormes Fachwissen verfügt. Kundenindividuelle Anforderungen stellten daher keine großen Herausforderungen dar: Sonderwünsche wurden dank der Flexibilität der ECM-Software und der Expertise des Systemintegrators maßgeschneidert umgesetzt. Das Gesamtpaket bildet damit eine hervorragende Ausgangsbasis für die Rundumdigitalisierung der Geschäftsprozesse. »Einerseits war es pure Notwendigkeit, das System zu wechseln. Andererseits war es uns aber auch ein Anliegen, auf eine zukunftsfähige Lösung umzusteigen, welche die Digitalisierung auch in anderen Fachbereichen vorantreibt«, erklärt Schwarz.
Perfekte Symbiose für eine reibungslose Rechnungsverarbeitung. Dank der bidirektionalen Schnittstelle zu DATEV Rechnungswesen, über die das gewählte ECM-System als einziges verfügt, läuft der Datenaustausch in beide Richtungen. So ist DATEV Rechnungswesen in der Lage, Informationen aus dem ECM-System zu ziehen und umgekehrt. Eingehende Belege werden, nachdem die Rechnungsdaten extrahiert wurden, im ECM-System abgelegt. Nach der automatischen Zuordnung der Daten startet ein digitaler Workflow zur Rechnungsprüfung, inklusive formaler und sachlicher Prüfung sowie Vorkontierung. Das ECM-System erzeugt daraufhin Buchungssätze, die als Vorschläge mit Beleglink über DATEVconnect an die Buchhaltungssoftware gelangen. Im Anschluss wird in DATEV Rechnungswesen ein Zahlungsvorschlag generiert und darauf basierend abschließend die Zahlung ausgeführt. Ein schöner Nebeneffekt bei der Dokumentenablage: Mit nur einem Klick auf einen Beleg lassen sich Daten daraus ganz einfach in das System übertragen – das mühsame Abtippen komplexer Namen und Daten von Models, Lieferanten oder Kunden gehört damit der Vergangenheit an.
Der Umstieg verlief nahezu im Handumdrehen. »Das neue ECM-System erleichtert unseren Arbeitsalltag enorm. Alle Prozesse verlaufen rascher und effektiver, auch das mobile Arbeiten. Zudem sparen wir durch Zusatzfunktionen eine Menge Zeit, zum Beispiel beim korrekten Übertragen von Namen«, berichtet die Leiterin der Buchhaltung Katharina Ochmann. »Seit dessen Implementierung läuft das neue System einfach problemlos«, ergänzt IT-Leiter Ralf Koch. »Individuelle Zusatzanforderungen ließen sich sogar im -laufenden Betrieb umsetzen.«
»Aufgrund der Menge und Komplexität der DMS-Altdaten war die Migration unsere größte Herausforderung«, erklärt Lars Schwarz, kaufmännischer Leiter der ORENDT STUDIOS.
Mehr Flexibilität dank mobilem Zugriff. Über die ECM-App kann das Backoffice-Team auch via Smartphone oder Tablet ortsunabhängig arbeiten und zum Beispiel von unterwegs Freigaben erteilen. »Der mobile Zugriff vereinfacht vieles und spart Prozessschritte«, so Schwarz. Die zentrale Ablage aller Dokumente sowie die intelligente Suche erleichtern die Arbeit zusätzlich. Und mit dem ECM-Feed können sich die Mitarbeiter direkt am Dokument per Chat austauschen beziehungsweise nachvollziehen, wer gerade oder zuletzt woran gearbeitet hat. »Der Informationsaustausch hat sich rapide verbessert und die Wege zwischen den Abteilungen sind deutlich kürzer geworden«, fügt Ochmann hinzu.
Die Einführung der ECM-Software eröffnete den Mitarbeitern neue Wege, die täglichen Arbeitsschritte digital, schnell und sicher sowie bei Bedarf auch remote auszuführen. Die hohe Transparenz, selbstlernende Belegerkennung und -klassifizierung sowie automatisierte Freigabeprozesse sorgen für kürzere Durchlaufzeiten und Entlastung in der Buchhaltung. »Daher planen wir, das IT-System demnächst noch um die ELO Business Solution für Vertragsmanagement und die digitale Personalakte zu erweitern«, so Koch abschließend.
Sabina Merk