Für die Migration von IT-Systemen in die Cloud sprechen eine Reihe von Vorteilen, wie der ort- und zeitunabhängige Zugriff auf Daten und Anwendungen oder die höhere Verfügbarkeit. Letzteres war das ausschlaggebende Argument für die FATH Gruppe, einem Anbieter von Produkten für den industriellen Shopfloor, sich für eine Migration ihrer Atlassian-Applikationen zu entscheiden.
Die Kosten der in einem selbstverwalteten Rechenzentrum gehosteten Lösungen beliefen sich durch Systemausfälle auf viele Stunden im Jahr. Das Restultat: Produktionsunterbrechungen, hohe Kosten und Mehrbelastung für Mitarbeitende.
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Jira, Bitbucket und insbesondere Confluence sind für die FATH Gruppe im Arbeitsalltag wesentlicher Bestandteil ihrer zentralen Business-Intelligence-Systeme und entscheidend für den Geschäftserfolg. Das mittelständische Unternehmen aus dem mittelfränkischen Spalt fertigt seit über 30 Jahren Maschinenbaukomponente und Beschlagteile und konzen-triert sich zunehmend auf Lösungen im Bereich Digitalisierung und Automatisierung für industrielle Ökosysteme.
Dabei verlassen sich die weltweit über 400 Mitarbeitenden auf die drei Atlassian-Lösungen, um Prozesse bei der Produktentwicklung zu steuern und Aufgaben zu dokumentieren. Außerdem können sie durch die Kollaborations-Tools Wissen untereinander sowie mit externen Partnern teilen und die Softwareentwicklung unterstützen. Zunächst wurden die Lösungen von FATH in einem Azure-Rechenzentrum selbstverwaltet gehostet. Dabei kam es jedoch regelmäßig zu Systemausfällen, die unter anderem dem Zusammenspiel zwischen Plug-ins und den Updates von Atlassian geschuldet waren und das anschließende Hochfahren der Systeme behinderten.
Systemstabilität war On-Premises nicht gegeben. Die Ausfälle waren für FATH auf mehreren Ebenen ärgerlich: Mitarbeitende mussten regelmäßig mitten in der Nacht die Systeme wiederherstellen, damit die Lösungen für die Frühschicht einsatzbereit waren. Auch stiegen die Kosten für die Fehlerbehebung, aufwendige Post-Mortem-Analysen und den Personaleinsatz. Darüber hinaus vergrößerte sich auch der mit dem Rechenzentrum verbundene administrative Aufwand zunehmend, was verhinderte, dass sich die IT-Abteilung strategischeren oder wertschöpfenden Aufgaben widmen konnte.
Die Systemausfälle waren, trotz der grundsätzlichen Zufriedenheit mit den Atlassian-Lösungen, nicht mehr tragbar. Daher entschied sich FATH im Sommer 2021 für die Migration der drei Applikationen in die Cloud. Als Unterstützung holten sich die Projektverantwortlichen das Münchener Consulting-Unternehmen XALT hinzu. Der erfahrene Atlassian-Gold-Solution-Partner weiß, welche Herausforderungen und Hindernisse bei einem solchen Prozess gemeistert werden müssen.
Im Fall von FATH gehört dazu beispielsweise, dass Jira, Confluence und Bitbucket gleichzeitig migriert werden sollten. So wollte das Unternehmen die Kontinutiät des Betriebs sicherstellen und Ausfallzeiten verhindern, um die Arbeitsroutinen der Mitarbeitenden so wenig wie möglich zu beeinträchtigen.
Mit kontinuierlichen Verbesserungen zur Migration. Entscheidend für den Erfolg des Projekts war ein umfassender Migrationsplan, in dem das Team von XALT jeden notwendigen Schritt vorzeichnete. Die beiden Unternehmen verfolgten dabei einen Ansatz, der es ihnen ermöglichte, potenzielle Fehler und Probleme vor der eigentlichen Migration zu entdecken und zu beheben. Dafür wurden die Anwendungen nach und nach auf eine Sandbox-Instanz migriert. So konnten die Projektverantwortlichen den aktuellen Status der Anwendungen analysieren und eine Fehleranalyse durchführen. Die gefundenen Probleme wurden anschließend in der eigentlichen Quellumgebung, den Instanzen im Rechenzentrum, behoben. Eine erneute Integration in die Sandbox zeigte nicht nur, inwieweit dieser Prozess erfolgreich war, sondern auch weitere Fehler.
Dieser Ablauf wurde so oft wiederholt, bis FATH und XALT in den On-Premises-Applikationen alle Fehler entdeckt und beseitigt beziehungsweise an die entsprechenden Stakeholder weitergegeben hatten. Erst nach diesem kontinuierlichen Prozess erfolgte die finale Migration der drei Anwendungen, inklusive aller relevanten Daten, Workflows und Apps vom Atlassian Marketplace. In anderen Geschäftsbereichen von FATH kommt weiterhin die Data-Center-Infrastruktur zum Einsatz. Um den Mitarbeitenden den Wechsel zwischen On-Premises und dem neuen System zu vereinfachen, wurde die Cloud mit dem Single-Sign-on von FATH verbunden. Somit entfallen Reibungspunkte, die die Mitarbeitenden in ihren gewohnten Arbeitsabläufen gestört hätten.
Rundherum eine positive Erfahrung. Insgesamt bewertet FATH das Migrationsprojekt, das rund ein halbes Jahr in Anspruch nahm und Ende 2021 abgeschlossen wurde, als Erfolg. Gerade im Hinblick auf die Systemverfügbarkeit gibt es deutliche Verbesserungen im Vergleich zur On-Premises-Infrastruktur: Die Systemverfügbarkeit liegt nun bei 99,9 Prozent und die Downtime hat sich auf nahezu null minimiert. Dazu tragen auch automatische Updates bei, die Atlassian für seine SaaS-Anwendungen regelmäßig bereitstellt. Zudem können diese ohne großen Aufwand installiert werden, sodass die Mitarbeitenden Zeit gewinnen, die sie in andere Aufgaben und Projekte stecken können. Durch die gesunkenen Betriebskosten für Wartung und Ausfallzeiten steht dafür außerdem nun mehr Budget zur Verfügung.
Das Unternehmen profitiert außerdem von den eingebauten Sicherheits- und Datenschutzeinstellungen, die die DSGVO-Compliance sicherstellen. Ein zentrales übersichtliches Dashboard hilft den Administratoren zusätzlich, alle Atlassian-Anwendungen gleichzeitig zu verwalten, etwa für das Identity and Access Management (IAM). Nach den guten Erfahrungen nutzt FATH weiterhin die Sandbox-Umgebung, um neue Konfigurationen und Anwendungen zu testen, Fehler frühzeitig zu entdecken und zu beheben. Damit kann das Unternehmen nun den größten Nutzen aus seinen Atlassian-Lösungen ziehen und erspart Kunden und Mitarbeitenden Störungen und Verzögerungen.