Wie modernes IT Financial Management Unternehmen transformiert.
Klassische Finanzmodelle, Servicekostenverrechnung, FinOps & TBM – viele Themen stellen das IT Financial Management (ITFM) heute vor organisatorische Herausforderungen. Die Cloud-Thematik prägt nicht zuletzt die IT-Prozesse, und so steigt auch der Druck auf das IT Financial Management, dieses zu modernisieren und in ein Cloud Cost Management einzubetten. Modernes IT Financial Management bedeutet aber auch modernen Tool-Einsatz. Ein ITFM-Tool muss dabei flexibel einsetzbar sein, zugeschnitten sein auf zukünftige Herausforderungen in Bezug auf Kostentransparenz und Kostenoptimierung und Unternehmen die Möglichkeit für Transformationsprozesse bieten.
Aktuelle Pain Points und die große Challenge. In großen Unternehmen sind oft verschiedene Finanzmodelle zu finden. Das kann Silo-Prozesse zur Folge haben, die zu fehlender Transparenz führen und es erschweren, Systeme und Prozesse zu vereinheitlichen. Zudem ist die Integration in andere Systeme viel komplexer, da viele verschiedene Schnittstellen benötigt werden. Die steigende Nutzung von Cloud-Services bringt des Weiteren neue dynamische Kostenstrukturen mit sich, die ein modernes IT Financial Management mit abdecken muss. Eine erkennbare Verlagerung der IT-Ausgaben in den OPEX-Bereich schafft diese neue Dynamik. Das IT Financial Management muss Transparenz über effiziente Geschäftsausgaben gewährleisten, um Innovationen und sich schnell verändernde Dienstleistungen zu unterstützen. Das ist die große Challenge. Sichtbarkeit, Prognosen, Rechnungsstellung, Planung und nahezu Echtzeit-Finanzinformationen sowie die Geschwindigkeit der Finanzverwaltungsprozesse sind dabei der Schlüssel zu einem modernen IT Financial Management.
IT Financial Management als Teil des IT Service Managements. Der Service steht im Fokus eines integrierten IT Financial Management und ist im besten Fall Teil eines bestehenden IT-Service-Management-Systems. Der Servicekatalog verbindet die ITFM-Prozesse mit dem ITSM-System. Während im IT Service Management der Fokus auf der Service-Entstehung, -Bestellung und -Beschaffung, -Bereitstellung und -Monitoring liegt, thematisiert das IT Financial Management die Planung, Kalkulation und Bepreisung der Services aus strategischer beziehungsweise Marktperspektive sowie auch die Verrechnung aus Kundenperspektive.
Die ersten Schritte in Richtung TBM. Das Technology Business Management (TBM) ist ein Rahmenwerk und eine Methodik, die entwickelt wurden, um Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre IT-Kosten und IT-Investitionen besser zu verwalten und den Wert der IT für das gesamte Unternehmen zu maximieren. TBM ermöglicht eine transparente und datengesteuerte Sicht auf die Kosten, Leistung und den Nutzen der IT in einer Organisation. Das Ziel von TBM ist es, die Verwaltung der IT in Unternehmen zu transformieren, indem es eine datengetriebene, transparente und geschäftszentrierte Herangehensweise fördert. Insgesamt kann die Implementierung von TBM dazu beitragen, die Effizienz, Transparenz und den geschäftlichen Nutzen der IT erheblich zu steigern. Dies ist besonders wichtig in einer Zeit, in der die IT eine zentrale Rolle in nahezu allen Geschäftsbereichen spielt.
Ein TBM Dashboard ermöglicht einfaches zielgruppenorientiertes CxO Reporting.
Unternehmen, die TBM einführen, können besser informierte Entscheidungen über ihre IT-Investitionen treffen, Ressourcen effizienter zuweisen und letztendlich den Geschäftswert steigern. Die Implementierung von TBM wird durch den Einsatz von spezieller Software und Tools, um Daten zu sammeln, zu analysieren und verursachergerecht zu verrechnen, ideal unterstützt.
Die Bedeutung von FinOps für das IT Financial Management. Fundierte Entscheidung, warum welche IT-Services in der Cloud laufen, um X-Summe zu sparen, treffen Unternehmen kaum. Oft wird aus dem Bauch heraus entschieden. Es fehlt die Top-down-Betrachtung. Die meisten Firmen sind froh, wenn sie transparente Cloud-Kosten erheben und diese Kosten einschätzen können. Wie wirkt sich die Verlagerung von Servern in die Cloud auf meine Business-Services aus? Können wir dadurch den Service schneller bereitstellen und sogar günstiger? Wie verändern sich Reaktionszeiten oder Change-Zeiten? Büßen wir sogar Effizienz in manchen Bereichen ein? FinOps ist daher ein wichtiges Framework in Bezug auf die Wertschöpfung der Kosten aus Cloud-Services.
FinOps und TBM sind zwei verwandte Ansätze, die sich darauf konzentrieren, die Kosten und die finanzielle Transparenz im Zusammenhang mit IT und Technologie in Unternehmen zu verbessern. Während FinOps sich auf Cloud-spezifische Kostenoptimierung konzentriert, bietet TBM eine breitere Sicht auf die IT-Ausgaben und ermöglicht eine umfassendere Verwaltung und Steuerung der IT-Finanzdaten. Obwohl sie unterschiedliche Schwerpunkte und Herangehensweisen haben, können sie effektiv zusammenarbeiten und ergänzen sich in vielen Aspekten.
Der Start in ein modernes IT Financial Management. Unternehmen können unterschiedliche Einstiegspunkte oder auch Zielsetzungen an ein modernes und zukunftssicheres IT Financial Management haben. Dies können Unternehmen sein, die beispielsweise
- bereits ein bestehendes und gut etabliertes Servicemanagement haben, aber nun ein deutlich erhöhter Kostendruck besteht.
- eine klassische ERP-Sicht nach Kostenstellen und Kontenplan als Basis für die Budgetplanung verwenden, aber zu wenig Transparenz auf die Kostenstrukturen der IT-Services haben.
- ein IT-Financial-Management-Modell eingeführt haben, aber nun den Schritt der Value-Betrachtung oder des Benchmarkings angehen wollen.
Je nach Einstiegspunkt können dann verschiedene Quelldaten genutzt werden. In der Regel starten Unternehmen mit den ERP-Daten sowie den Stammdatenstrukturen für Kostenstellen. Hinzu kommen diese bei einem vorhandenen Servicekatalog aus dem integrierten ITSM-Tool. Auch bestehende ITFM-Strukturen werden als Datenquelle herangezogen sowie Informationen aus Zeiterfassungstools oder Asset-Management-Tools.
Toolgestütztes IT Financial Management. USU bietet mit dem USU IT Financial Management eine flexible Lösung für Unternehmen an, egal welches Kostenmodell dort existiert. Mit dem ITFM-Tool können nicht nur verschiedene Kostenmodelle unterstützt werden, es dient auch der Vereinheitlichung von Daten. Es ermöglicht einen einfachen Start, kann flexibel aktuelle Kostenstrukturen abbilden und ermöglicht das Vorantreiben von nötigen Transformationsprozessen. So können Unternehmen von bestehenden Kostenmodellen in eine Standardisierung mit TBM wechseln. Die Mehrwerte durch TBM sind durch die Darstellung der unterschiedlichen Perspektiven wie Finance, IT oder Business View sehr schnell sichtbar. Hierzu ermöglichen verschiedene KPIs in der jeweiligen Perspektive einen guten Überblick in den entsprechenden Bereich beziehungsweise in die Kostenstruktur.
Frauke Hübner-Kirsch,
Produktexpertin für Enterprise
Service Management Lösungen,
USU Software AG
Ingrid Riedel (r.), Executive Consultant
für IT Financial Management,
USU Software AG