Instant Messaging im Unternehmenskontext: Ist Ihr Mailing effizient?

Instant Messaging Dienste wie Whatsapp, Telegram oder Viber sind mittlerweile Alltag vieler Smartphone-User. Die einfache Art, miteinander zu kommunizieren und die Möglichkeit, Bilder, Dateien und Dokumente schnell auszutauschen, haben mittlerweile dazu geführt, dass Whatsapp über eine Milliarde User zählt. Diese sollen dem Unternehmen zufolge rund 42 Milliarden Nachrichten pro Tag versenden – allen Bedenken hinsichtlich der Datenweitergabe an Facebook zum Trotz, die gerade angekündigt wurde. Eine nicht unerhebliche Anzahl dieser Nachrichten beinhaltet sicherlich auch berufliche Belange, die »mal eben« schnell per Whatsapp geklärt werden – ohne Zweifel nicht ganz ohne Risiko, aber: Der User sucht sich seinen Weg.

Bietet das eigene Unternehmen nämlich keine adäquate, compliance-gerechte Lösung zur Kommunikation an, bildet sich eine Schatten-IT, die die Bedürfnisse der User abdeckt. Ähnliches ließ sich bereits bei der Entwicklung von Filesharing-Diensten beobachten.

Klassische E-Mail-Kommunikation am Limit

Dabei ist festzustellen, dass vielerorts sehr viel Zeit für das Suchen von Informationen sowie das Verfassen von E-Mails verschwendet wird und die Kommunikation eher schleppend als zielführend verläuft, da die Mails Links zu externen Dateien enthalten, Dinge wie Nachfragen, Terminvereinbarungen oder Ideen ellenlang totdiskutiert werden oder oftmals auch einfach Personen erreichen, die gar nicht involviert sein müssten. Die Folge: Die Postfächer laufen über, E-Mails gehen unter, Informationen sind nur mühselig auffindbar, und der schnelle Austausch erfolgt eher über Instant Messaging beziehungsweise im persönlichen Gespräch. Die Masse an Informationen, die gegenwärtig miteinander geteilt werden, und die Art und Weise, wie mittlerweile in Unternehmen kommuniziert wird, scheint die klassische E-Mail-Kommunikation doch stark an ihre Grenzen zu bringen.

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Aus Consumer-Lösungen werden Business Apps

Gewiefte Unternehmen haben diese Entwicklungen, die im starken Zusammenhang zu Themen der Digitalisierung, des Digital Workspace sowie Social Business stehen, längst erkannt. Ähnlich wie Dropbox, das mittlerweile Business/Enterprise Suiten anbietet, entwickeln sich auch im Umfeld des Instant Messaging gerade Lösungen, die auch für Unternehmen und deren spezielle Bedürfnisse hinsichtlich Compliance und Security geeignet sind. Eine Lösung davon, die seit einiger Zeit stark diskutiert wird und zweifelsohne große Prominenz besitzt, möchten wir Ihnen heute beispielhaft vorstellen.

Slack – »Be less busy«

Slack Technologies, ursprünglich aus Kanada – mittlerweile, wie sollte es anders sein, in San Francisco beheimatet – wurde 2009 gegründet. Grundsätzlich ermöglicht Slack das Chatten mit Einzelpersonen und in Gruppen – der Team-Gedanke hinsichtlich Collaboration steht jedoch klar im Vordergrund. Slack erlaubt es, öffentliche und private Gruppen (etwa Marketing, Sales, Backoffice oder ähnliches) anzulegen und in diesen über einen Live-Stream miteinander zu kommunizieren. Bilder oder Dokumente lassen sich einfach in den Stream ziehen, kommentieren und bearbeiten. Das Besondere ist dabei, dass sich Dateien aus anderen Online-Diensten wie Dropbox oder GoogleDrive direkt in den Stream einfügen lassen und somit zur Verfügung stehen – und zwar an den Orten, an denen sie tatsächlich gespeichert sind. Das verhindert zeitintensives Versenden von Links/Dokumenten und ermöglicht die Live-Zusammenarbeit an besagten Dateien.

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Quelle: slack.com

Ein weiterer Vorteil ist sicherlich der Gedanke, dass sich Informationen im Unternehmen damit besser zur Verfügung stellen lassen und damit Wissen- und Informationssilos abgebaut werden. Oftmals lohnt es sich nicht, eine eigene Mail zu verfassen, es wäre aber durchaus sinnvoll, wenn andere Mitarbeiter über bestimmte Information verfügen oder die Antwort auf eine Frage sehen, die ein anderer bereits gestellt hat, um mehrfache Nachfragen zu vermeiden, die wiederum Zeit kosten würden. Die effiziente Bereitstellung von Informationen wird somit durch Slack in großer Einfachheit gewährleistet, natürlich über alle (mobilen) Devices hinweg – das moderne Arbeiten wird wirklich verbessert. Das Ende der E-Mail?

Der Erfolg gibt Recht

Kein Wunder, dass es Anfang des Jahres bereits Übernahmegerüchte von Microsoft gab (angeblich wäre Vorstandsmitglied Qi Lu bereit gewesen, acht Milliarden US-Dollar für Slack zu bezahlen – Bill Gates und Vorstandschef Satya Nadella legten jedoch ihr Veto ein) und mittlerweile namenhafte Unternehmen wie Samsung, Ebay oder die New York Times zur zahlenden Kundschaft zählen. Insgesamt stehen die Zeichen bei Slack weiter auf Wachstum: Man kann mittlerweile rund drei Millionen tägliche User verzeichnen, wovon rund 950.000 inzwischen kostenpflichtige Accounts nutzen. Durch neues, frisches Risikokapital in Höhe von 200 Millionen US-Dollar, stieg die Bewertung des Startups auf 3,8 Milliarden US-Dollar – Tendenz steigend.

Die Basisversion – etwa mit eingeschränkten Suchfunktionen – gibt es zum Testen in kleinen Teams bereits im Freemium-Modell. Wer jedoch erweiterte Funktionen wie etwa 99,99 Prozent garantierte Uptime SLAs oder eine Realtime-Active-Directory-Synchronisierung mit OneLogin, Okta & Ping haben möchte, muss dafür bezahlen. Noch für dieses Jahr wurde bereits eine »Enterprise«-Version angekündigt, die weitere Funktionen hinsichtlich Security und Compliance Policies sowie erweiterte Reporting und Analytics beinhaltet. Es bleibt spannend.

Oliver Giering, Experton Group, www.experton-group.de


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