Automatisierte Prozesse sind kein Monopol der Industrie. Auch administrative Abläufe in Unternehmen eignen sich für eine Automatisierung, was zu wesentlich reibungsloseren Geschäftsprozessen führt und ein hohes Optimierungs- und Einsparungspotenzial bietet. Erfolgreich umsetzen lassen sich entsprechende Vorhaben mit Dokumentenaustauschlösungen auf Basis von Unified Communications.
Wiederkehrende und regelbasierte Aufgaben wie der Austausch und die Bearbeitung von Dokumenten sind prädestiniert für eine automatisierte Abwicklung. Diese fordert allerdings ein gewisses Maß an Vorarbeit. Automatisierung folgt auf Digitalisierung, das heißt, Prozesse können nur automatisiert werden, wenn die dafür benötigten Dokumente digital vorliegen und auslesbar sind. Des Weiteren ist eine sorgfältige Analyse der bestehenden Unternehmensabläufe erforderlich. Nur so lassen sich Schwachstellen wie auch Potenziale erkennen und ein umfassendes und integriertes Gesamtkonzept erarbeiten, statt weitere branchenspezifische Insellösungen zu implementieren.
Ein derartig umfassender Transformationsprozess kommt nicht ohne entsprechende IT-seitige Unterstützung aus. Bestmögliche Ergebnisse lassen sich mit softwarebasierten Unified-Communications-Lösungen erziehen. Sie führen verschiedenste Kommunikationsdienste in einer einheitlichen, digitalen Arbeitsumgebung zusammen und legen die Basis für integrierte Abläufe mit durchgängigen Standards, Schnittstellen und digitalen Prozessen. Eine optimale Ausgangslage auch für zahlreiche Digital-Workplace-Projekte, deren Abwicklung eine homogene Arbeitsumgebung erfordert.
Isolierte Strukturen bündeln. Eine auf dieses Anwendungsszenario zugeschnittene Unified-Communications-Lösung ist die OfficeMaster Suite des Berliner Herstellers Ferrari electronic. Sie lässt sich nahtlos in bereits vorhandene Groupware oder E-Mail-Clients integrieren, ermöglicht einen DSGVO-konformen, manipulationssicheren Dokumentenaustausch in IP-Umgebungen und legt die Basis für zahlreiche digital integrierte Prozesse. Verschiedenste Kommunikationsdienste werden in einer einheitlichen Arbeitsumgebung zusammengeführt und isolierte Strukturen gebündelt.
Den rechtssicheren Dokumentenaustausch realisiert die OfficeMaster Suite über den Standard Next Generation Document Exchange (NGDX). Dokumente werden als PDF direkt und mehrfach verschlüsselt in das E-Mail-Postfach des Empfängers übertragen. Formatierungen, Farben und selbst hohe Auflösungen bleiben erhalten. Der Datentransfer selbst erfolgt in sehr hoher Geschwindigkeit: Bei reiner IP-Übertragung können die Dokumente bis zu hundertfach schneller als per Fax übermittelt werden – selbst ohne NGDX-Gegenstelle. Quittiert wird der erfolgreiche Transfer mit einem qualifizierten Sendebericht, der auch vor Gericht Bestand hat.
Automatisiertes Auslesen und Verarbeiten. Für vollständig automatisierte Prozesse reicht es nicht aus, Dokumente lediglich digital abzubilden. Diese erscheinen zwar auf dem Bildschirm, vereinfachen aber nicht die Abläufe. Entscheidend ist, dass die Daten und Metadaten eines Dokuments mit übertragen und im Anschluss automatisiert ausgelesen und verarbeitet werden. Auch das ermöglicht die OfficeMaster Suite. Gehen Dokumente ein, die nicht per NGDX übertragen wurden, greift die Funktion Optical Character Recognition (OCR), versieht die Dokumente mit einem Textlayer zur Texterkennung und bereitet sie so für die digitale Verarbeitung vor. Gehen über Upload-Portale Dokumente, gescannte oder abfotografierte Texte ein, müssen diese nicht mehr händisch übertragen werden, sondern können automatisiert ausgelesen, in Dokumentenmanagementsysteme übertragen und digital weiterverarbeitet werden.
Workflow remote fortführen. Dank einer neuen Web-API-Komponente der OfficeMaster Suite ist es nun auch möglich, 3rd-Party-Produkte remote anzusteuern. Vorhandene Workflows bleiben so auch ortsunabhängig bestehen und können nahtlos fortgeführt werden. Vollautomatisiert läuft auch das Konvertieren von Rechnungen in die Formate ZUGFeRD und XRechnung ab, die anschließend versendet oder über eine Web-Schnittstelle direkt ins Portal der Bundesdruckerei hochgeladen werden können.
Automatisierte Prozesse, eingebettet in ein durchgängiges, digitales Gesamtkonzept, sind der Erfolgsfaktor zukunftsfähiger Unternehmen. Unterstützung bei der technischen Umsetzung bieten softwarebasierte Unified-Communications-Lösungen wie die OfficeMaster Suite von Ferrari electronic.
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