Ein Bild sagt bekanntlich mehr als tausend Worte. Gerade wenn es um komplexe Sachverhalte geht, ist es sehr hilfreich, sich diesen visuell zu nähern. Konkret: Je komplizierter und vielschichtiger die Aufgabenstellung, desto wichtiger die Aufbereitung der Inhalte. 

Die Darstellung in Form von Mindmaps kann hier wahre Wunder bewirken, wissen zahlreiche Projektmanagement-Experten. Wer die Mindmapping-Methode noch nicht kennt, sollte sie deshalb unbedingt kennenlernen und sich von der intuitiven und flexiblen Arbeitsweise überzeugen.

Projektmanager müssen sich immer öfter parallel um mehrere Projekte kümmern – und das bei gekürzten Budgets, limitiertem Personal und starkem Zeitdruck. Gleichzeitig will die Unternehmensleitung regelmäßig über den Stand eines Projekts informiert werden, um sicher zu stellen, dass die Termin- oder Budgetplanung nicht aus dem Ruder läuft. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, entscheiden sich viele Unternehmen für einen agilen Projektmanagement-Ansatz, bei dem die Visualisierung – beispielsweise in Form von Mindmaps – eine große Rolle spielt.

Warum Mindmapping für schnelle Erfolge sorgt. Die Mindmapping-Methode basiert auf dem Wissen über die Funktionsweise des menschlichen Gehirns. Sie bedient sich der Tatsache, dass wir Menschen uns Inhalte im Kontext von Bildern besser merken und auch verstehen können. Deshalb werden etwa beim Gedächtnistraining bestimmten Themen oder Wörtern auch Bilder zugeordnet, aus denen man dann eine Geschichte entwickelt, die man sich leichter merken kann.

Durch Hervorhebung des Wesentlichen in der Map- oder Gantt-Ansicht, erfolgt eine Visualisierung der relevanten Aufgaben für alle Beteiligten.

Eine Mindmap ist im Grunde eine Art »Gedanken- oder Wissenslandkarte«: In der Mitte steht das zentrale Thema und diesem sind Zweige mit verschiedenen Inhalten zugeordnet. Optisch können die Zweige mit verschiedenen Farben, Symbolen oder Icons gestaltet werden, so dass man sich innerhalb der Map leichter orientieren, gegebenenfalls nach bestimmten Kriterien filtern und sich die Inhalte auch leichter merken kann. Den einzelnen Zweigen lassen sich wiederum weitere Zweige unterordnen und es entsteht eine weitgreifende Map, die sämtliche Inhalte darstellt und alle Informationen in Beziehung zueinander setzt. Dieses Bild ist einprägsam und intuitiv verständlich, bietet verschiedene Überblicke und Detailansichten und erlaubt damit, eine komplexe und vielschichtige Aufgabenstellung oder Thematik übersichtlich und verständlich darzustellen.

»Digital Business-Mapping«. Dank der spürbaren Vorteile dieser Vorgehensweise, setzt sich die Methode zunehmend auch im Projektmanagement durch. Softwarelösungen wie beispielsweise MindManager tragen dazu bei, dass Projektmanager Mindmapping nicht nur für ihr initiales Brainstorming nutzen, sondern das gesamte Projekt über eine solche Plattform abwickeln.

• Brainstorming: Ideen und Argumente sammeln
• Strukturieren: per Drag & Drop Inhalte in der Map sortieren
• Visualisieren: Zweige mit Farben, Icons, Prioritäten und Abhängigkeiten versehen
• Planen: Themen in Aufgabenpakete aufteilen und Ressourcen zuordnen
• Umsetzen: Aufgaben abarbeiten, Status markieren, Dokumente beifügen, Kalkulationen erstellen
• Dokumentation: Aufwand, Budgets und Freigaben festhalten

Seiner Zeit voraus. Dadurch, dass Aufgaben und Projekte immer schneller und mit weniger Ressourcen gemanagt und durchgeführt werden müssen, liegen die Vorteile von Mindmaps auf der Hand. Wer lernen möchte, wie visuelle Projektplanung funktioniert und was zu beachten ist, kann einen entsprechenden Leitfaden von Mindjet hier downloaden.

Annette Großer,
Marketingleiterin,
Mindjet

Bilder: © Alena Hovorkova/shutterstock.com; Mindjet