Immer mehr Unternehmen wechseln zu hybriden Arbeitsmodellen. Damit Mitarbeitende trotzdem miteinander verbunden bleiben, muss eine nahtlose Kommunikation über verschiedene Standorte und Geräte hinweg gewährleistet werden. Unified Communications as a Service (UCaaS) macht dies möglich.
Hybride Arbeitsmodelle sind inzwischen in aller Munde: Nach zwei Jahren Pandemie gibt es bei zahlreichen Unternehmen kein Entweder-oder mehr zwischen Büro und Homeoffice. Stattdessen wechseln viele Mitarbeitende nun häufig zwischen Büro, zu Hause und anderen Arbeitsplätzen hin und her. Immer mehr ist ein multimodales Arbeiten gefragt – über verschiedene Geräte und Standorte hinweg. Möglich wird dies über cloudbasierte Kommunikations- und Kollaborationslösungen.
Diesen Trend bestätigt auch eine Studie, die das Marktforschungsunternehmen Ipsos im Auftrag von RingCentral im August 2021 unter 1.000 deutschen Arbeitnehmern durchgeführt hat: Mehr als ein Drittel der Befragten geht demnach davon aus, dass sie sich 2022 weiterhin in hybriden Arbeitsmodellen oder Remote Work befinden werden. 60 Prozent gaben an, dass sie aufgrund von Covid-19 heute stärker auf Kollaborationstools angewiesen sind. Knapp die Hälfte glaubt zudem, dass letztere die Kommunikation während der Pandemie verbessert haben. Die meisten Arbeitnehmer (73 Prozent) nutzen dabei täglich mehr als ein Tool.
Um Produktivität in hybriden Teams sicherzustellen und zu verhindern, dass Mitarbeitende ständig zwischen verschiedenen, in der Pandemie eingeführten Anwendungen hin und her wechseln, ist es essenziell, dass Unternehmen ihre Kommunikations- und Kollaborationssysteme nun konsolidieren und auf einer einheitlichen Plattform zusammenführen. Unified Communications as a Service (UCaaS) ist die Antwort, um dieser Herausforderung möglichst effizient zu begegnen.
Mit UCaaS in die Cloud. Bei Unified Communications as a Service handelt es sich um ein cloudbasiertes Bereitstellungsmodell, das verschiedene Kommunikations- und Kollaborationsanwendungen zentral auf einer Plattform vereint. Dazu zählen Funktionen wie Messaging, Videokonferenzen und Cloud-Telefonie. Über eine offene API-Struktur können Unternehmen Kommunikationsfunktionen zudem in Geschäftsanwendungen von Drittanbietern, die sie täglich verwenden, integrieren. Dies führt zu einer All-in-one-Lösung, die für Unternehmen zahlreiche Vorteile bietet.
So vereinheitlicht UCaaS nicht nur die Kommunikation in einem Unternehmen, sondern ist dabei auch kostengünstiger und einfacher zu handhaben als herkömmliche PBX-Anlagen. UCaaS vereinfacht beispielsweise die Verwaltung und Wartung von Telefonsystemen an mehreren Standorten. Da das neue System in der Cloud liegt, können IT-Administratoren von jedem Standort aus zugreifen. Dabei punktet UCaaS auch mit Skalierbarkeit: Wächst ein Unternehmen, ist es über die Cloud-Plattform einfach, neue Mitarbeitende oder auch weitere Standorte hinzuzufügen. Investitionen in PBX-Hardware oder Gebäudeverkabelung für Telefone fallen zudem weg.
New Normal: Fünf Trends im Fokus. UcaaS kann also zur reibungslosen Kommunikation zwischen Mitarbeitenden beitragen. Vor allem in hybriden Arbeitsmodellen unterstützt dieser Ansatz die räumlich getrennten Arbeitnehmer. Beim Wechsel zum New Normal zeichnen sich aktuell außerdem folgende fünf Trends und Entwicklungen ab.
Erstens: Die Gleichberechtigung der Mitarbeitenden.
Ob zu Hause oder im Büro – alle Mitarbeitenden müssen den gleichen Zugang zu digitalen Technologien haben und auf dieselbe Weise am Unternehmensalltag partizipieren können. Dafür müssen, zum Beispiel über Videokonferenzsysteme wie RingCentral Rooms, auch hybride Konferenzen möglich gemacht werden – sprich Konferenzen, an denen sowohl Mitarbeitende in Konferenzräumen vor Ort als auch Mitarbeitende, die remote arbeiten, teilnehmen können.
Zweitens: Kommunikations-APIs.
Mithilfe einer UCaaS-Plattform und einer offenen API-Struktur (Application Programming Interface) können Unternehmen auch auf Integrationen aus dem Bereich CRM (Salesforce, Microsoft Dynamics) oder Speicher-Tools (Google Drive, Box) zurückgreifen oder eigene Anwendungen für die Unternehmens- und Kundenkommunikation entwickeln, die ihren individuellen Bedürfnissen entsprechen. Das steigert die Produktivität.
Drittens: Künstliche Intelligenz (KI).
Unternehmen werden weiterhin auf KI setzen, um Geschäftsabläufe zu rationalisieren. KI kann beispielsweise dabei unterstützen, bestimmte Prozesse im Call Center zu automatisieren oder die Komplexität von bestimmten Kundenanfragen zu reduzieren. Darüber hinaus kann KI dabei helfen, die Zusammenarbeit von Teams in Videomeetings zu verbessern. Live-Transkriptionen von Meeting-Gesprächen oder automatische generierte Meeting-Zusammenfassungen helfen Mitarbeitenden dabei, schnell auf den neuesten Stand zu kommen.
Viertens: Sprache.
Sprache und damit das Telefon werden auch in Zukunft unverzichtbar bleiben. Auch laut der Ipsos-Studie sind 89 Prozent der deutschen Arbeitnehmer überzeugt, dass Teams, die Sprachkommunikation nutzen, besser miteinander verbunden sind. Über Cloud-Telefonie und Unified Communications kann das Telefon mit Funktionen wie Messaging und Videokonferenzen integriert werden. Der Wechsel zwischen verschiedenen Kanälen, zum Beispiel von Video auf Telefon oder andersherum, wird für Mitarbeitende damit noch einfacher.
Fünftens: Datenschutz.
Gerade im deutschen Markt ist Datenschutz in der Cloud-Kommunikation das A und O. Unternehmen müssen sich mit einer sicheren Software ausstatten. Dynamische End-to-End-Verschlüsselung, Identitätsmanagement sowie eine Zugangskontrolle der Teilnehmer, bevor diese einen virtuellen Meetingraum betreten können, sind unverzichtbar. Darüber hinaus ist es entscheidend, einen Cloud-Anbieter zu wählen, der in Bezug auf Datenschutz die notwendige Transparenz bietet und über entsprechend offizielle Zertifizierungen verfügt. Bei RingCentral sorgt zum Beispiel ein eigens in Frankfurt am Main eröffnetes Rechenzentrum für Datensicherheit in Deutschland und hilft dabei, europäische Gesetze und Richtlinien einzuhalten.
Fazit. Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel. Über hybride Modelle versuchen Unternehmen eine gute Balance zwischen Remote Work und Präsenzkultur im Unternehmen zu schaffen. Mithilfe von UCaaS können sie sich für die Transformation zu diesem »New Normal« rüsten und sicherstellen, dass ihre Mitarbeitenden zu jeder Zeit und über jedes Kommunikationsmittel miteinander agieren und damit weiterhin produktiv zusammenarbeiten können.
Marco Meier,
Regional Vice President Sales
für die DACH-Region
bei RingCentral