Der Offenburger Anlagenbauer setzt mit zukunftsweisenden Plug-ins und Apps Kundenwünsche schneller um und stärkt das »Wir-Gefühl« durch eine einheitliche Unternehmenssoftware. Bei seinem starken Wachstum greift das badische Unternehmen auf eine nachhaltige IT-Infrastruktur zu, um die weltweiten Standorte am Stammsitz zu integrieren.
Es ist eine klassische Erfolgsgeschichte, die 1927 beginnt: Aus einer kleinen 5-Mann-Werkstatt formt sich ein weltweites Industrieunternehmen mit über 2.300 Mitarbeitern. Vom Stammsitz in Offenburg erobern die Spül- und Desinfektionsanlagen von MEIKO den Weltmarkt. In Sachen Reinigen, Spülen und Desinfektion avanciert MEIKO zum Weltmeister. MEIKO Spülmaschinen stehen in den Küchen von Luxusdampfern, noblen Hotels, großen Restaurants und Kantinen. MEIKO Reinigungs- und Desinfektionsanlagen sorgen in Krankenhäusern, Labors und Pflegestationen für Keimfreiheit. Bei seinen Produkten setzt MEIKO auf Nachhaltigkeit, Ressourcenschonung und Effizienz.
2007 stößt die Unternehmenssoftware bei MEIKO an ihre Grenzen. Der stark ins Ausland expandierende Mittelständler aus Baden-Württemberg entscheidet sich für einen Wechsel der ERP-Software und Umbau der IT-Infrastruktur. Das Ziel ist, leistungsfähige, sichere und mitwachsende Strukturen zu schaffen, damit zum Beispiel neue Standorte im In- und Ausland im Rechenzentrum in Offenburg leichter integriert werden können. Die neue IT-Struktur und ERP-Software sollen einerseits eine sichere Plattform für den betrieblichen Alltag bilden, andererseits aber auch neue Trends wie Mobilität aktiv unterstützen.
Auf der Suche nach einem neuen ERP-System, mit einer intensiven Präqualifikationsphase, hält der Anlagenbauer für drei ausgewählte ERP-Hersteller jeweils mehrtägige und intensive Workshops ab. »Das war viel Aufwand, aber wir wollten die Systeme sehr sorgfältig prüfen, um eine Software zu finden, die für die nächsten Jahre tragfähig ist«, berichtet Walter Armbruster, CIO der MEIKO Gruppe global. MEIKO entscheidet sich für abas ERP und setzt auf die Flexibilität von abas hinsichtlich Anpassungen bei gleichzeitiger Release-Fähigkeit. »Ein wesentlicher Grund, diese Software auszuwählen. Mit der zuvor genutzten Software haben wir in dieser Hinsicht nicht die besten Erfahrungen gemacht«, resümiert Walter Armbruster.
Mittelstandsorientierung und Partnernetzwerk geben den Ausschlag. Die ausgeprägte Mittelstandsorientierung war ein weiteres wichtiges Kriterium für die Entscheidung. »Auch, dass abas über zertifizierte Partner in 27 Ländern verfügt, die vor Ort die Lokalisierung und den Support für die ERP-Software durchführen, gefiel uns«, erinnert sich Andreas Wetzel, Leiter Business Consulting, MEIKO.
Dr.-Ing. Stefan Scheringer, CEO der MEIKO Group global, fasst die Vergabe an abas so zusammen: »Den Ausschlag für abas ERP gab ein rundes Gesamtbild. Die Koordination des gesamten Vertriebsprozesses lief bei abas am besten. Wir bekamen zeitnah Antworten auf unsere Fragen, die Präsentation bei uns im Haus beeindruckte das gesamte Auswahlteam und auch die Einbeziehung der internationalen abas-Partner – schon zu einem frühen Zeitpunkt – signalisierte, dass abas über ein weltweites Software-Partner-Netzwerk verfügt. Ein ausschlaggebendes Argument war auch die Möglichkeit der hohen Individualisierung unter Beibehalt der Release-Fähigkeit sowie die Möglichkeiten einer ausgeprägten Konfigurationstechnik.«
Von Offenburg in die Welt. MEIKO installiert abas ERP zunächst am Stammsitz in Offenburg, dann in allen Niederlassungen in Deutschland. Parallel zum Stammsitz wurden auch Australien und China in vereinfachter Ausprägung eingeführt. Nach der deutschlandweiten Einführung ging es international weiter mit Österreich, den Niederlanden, Polen und der Türkei. Danach stand Malaysia auf dem Programm, USA ist in Planung. Aktuelle Plug-ins, wie eine Mobile App für den Vertriebsaußendienst (bei MEIKO Mobile Sales genannt) kam ergänzend hinzu. Dies gilt auch für die individuell programmierte MEIKO Kontingentplanung für die Fertigung. Die Kontingentplanung erlaubt eine genaue Fertigungsplanung und prognostiziert verlässliche Lieferzeiten. Welche Maschinengruppen sind ausgelastet und wo sind noch freie Kapazitäten vorhanden?
Die neuen Software-Anwendungen bringen MEIKO Wettbewerbsvorteile bei der Erstellung von Angeboten, Entwicklung von Projekten, Einhaltung von Lieferversprechen und bei der schnellen Abwicklung von Service-Anfragen. So greifen die Vertriebskräfte mit der mobilen App bereits beim ersten Kundengespräch auf viele ERP-Daten (beispielsweise Kundendaten, Preise, Angebote) zu und sind somit in der Lage schnell und kompetent den Kunden zu beraten.
Geschwindigkeit und Planungssicherheit werden bei MEIKO groß geschrieben. Damit die Geschäfts- und Betriebsleitung schnell auf die Entwicklungen im Unternehmen reagieren kann, nutzt MEIKO sein eigenes Business-Intelligence-Tool. Die abas-Daten werden periodisch in das Data Warehouse transferiert. Daten, die zuvor normalerweise nur in Großkonzernen erhoben und von spezialisierten Analysten aufbereitet wurden, stehen jetzt der Geschäftsleitung und den Fachabteilungen von MEIKO im Tagesgeschäft zur Verfügung. Entweder als vordefinierte Reports, die über wichtige Kennzahlen und Trends im jeweiligen Bereich informieren oder als intuitiv konfigurierbare Ad-hoc-Auswertungen, die ohne das Zutun der IT-Fachabteilung durch den Anwender selbst erstellt werden. So entstehen mit wenigen Klicks Pivot-Tabellen oder KPI-Abfragen.
Es wächst zusammen, was zusammen gehört. Nach der Installation von abas ERP im Stammhaus in Offenburg startet MEIKO 2011 den abas Rollout in der Werksvertretung Rhein-Main, die im April 2012 in den Echtbetrieb geht. Die Umsetzung gilt als Pilotprojekt. Hier wird die Basisarbeit für die weiteren Einführungen geleistet. Das einheitliche Konzept mit Einführungsleitfaden, Schulungsunterlagen, Vorgaben für die Datenübernahme und die IT-Infrastruktur, Schulungsplänen und vielem mehr wird erarbeitet. Dadurch kann das weitere Rollout erheblich beschleunigt werden. Noch im gleichen Jahr, im Dezember 2012, werden die Werksvertretungen Nordbayern und München umgestellt. 2013 dann fünf Werksvertretungen auf einen Streich. Im Mai Stuttgart und Mannheim, im November Hannover sowie im Dezember Leipzig und Berlin. »Die gründliche Vorbereitung zahlte sich aus«, erinnert sich Andreas Wetzel.
Neben der Einführung des abas-ERP-Systems wird auch nahezu die gesamte IT-Infrastruktur der Werksvertretungen auf die neue Technologie umgestellt. IT-Chef Walter Armbruster beschreibt das gerne als »Anbindung mit Haut und Haar.« Was bedeutet, dass nahezu alle Programme der Werksvertretungen im MEIKO Rechenzentrum in Offenburg laufen: das abas-System, die MS-Office-Programme, das digitale Archiv-System »Habel«, in dem MEIKO Dokumente ablegt, der digitale Servicebericht (DSB) und die Personalsoftware »MIP« (Mitarbeiter Informations Portal).
Der Zugriff der Werksvertretungen auf die Programme im MEIKO-Rechenzentrum erfolgt durch die Software »Citrix«. Sie macht es möglich, von nahezu jedem Ort der Welt mit den Programmen im MEIKO-Rechenzentrum zu arbeiten. Man braucht dazu nur einen PC und eine Internetverbindung. Diese Technologie nutzen nicht nur die Werksvertretungen, sondern auch die Mitarbeiter, die für MEIKO rund um den Globus unterwegs sind. Die Verbindung der Werksvertretungen zum MEIKO-Rechenzentrum in Offenburg erfolgt durch die Netzwerktechnik MPLS (Multi Protocol Label Switching). Es ist eine Art eigenes MEIKO-Internet, die »MEIKO Cloud«, mit permanenter und garantierter Übertragungsbandbreite sowie einem Höchstmaß an Ausfallsicherheit. Ebenso ist die Softwarepflege deutlich vereinfacht worden: Software wird in der Regel nur noch einmal im Rechenzentrum installiert und steht sofort für alle angebundenen Standorte zur Verfügung.
Doppelarbeiten sind Geschichte. Parallel zur Einführung von abas ERP hat MEIKO seine Abläufe stark optimiert, vom Angebot über die Aufträge, der Auftragsabwicklung bis zum After-Sales-Service – es wurden zentrale Strukturen etabliert und Doppelarbeit minimiert. Neu angelegte oder geänderte Stammdaten von Kunden, Preise und Artikel müssen nur noch einmal erfasst werden und stehen gruppenweit allen abas-Anwendern zur Verfügung. »So wurden die Außenlager stark reduziert und durch einen schnellen Zugriff auf das Offenburger Zentrallager ersetzt, auf dessen Bestand der Service in Echtzeit von überall zugreifen kann, um beispielsweise dem Kundenservice Ersatzteile just-in-time zu garantieren. Neben den effizienteren Geschäftsprozessen stehen den Mitarbeitern in den Niederlassungen nun die gleichen Informationen wie den Offenburger Kollegen zur Verfügung«, sagt Andreas Wetzel.
Das Wir-Gefühl wurde gestärkt. Ein unerwarteter Aspekt bei der Einführung der neuen IT-Struktur samt ERP war das Aufeinandertreffen unterschiedlicher Kulturkreise wie Australier, Badener, Chinesen, Schwaben, Sachsen und Hamburger. »Nicht nur bei den Projektmeetings und Installationsarbeiten, sondern in der einen oder anderen kleinen Feier wurde wesentlich zur Völkerverständigung und damit dem so wichtigen Wir-Gefühl beigetragen. Das war echtes MEIKO-Teamwork: Zahlreiche erfolgreiche ERP/IT-Umstellungen ohne nennenswerte Probleme. So konnte jede Werksvertretung am ersten Tag des Echtbetriebs ihr Tagesgeschäft bewältigen. Dazu die Integration der ersten internationalen Niederlassungen. »Zusammenfassend können wir sagen, dass an diesen Aufgaben und Herausforderungen unterschiedlichste Teams aus verschiedensten Fachbereichen in positiver Weise zusammengewachsen sind«, sagt Andreas Wetzel.
Till Konstanty,
freier Journalist
Illustrationen: © Stanisic Vladimir/shutterstock.com; abas; MEIKO
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