Das Projektmanagement spielt in der vernetzten, digitalen Welt, insbesondere im Bereich IT-Service-Management (ITSM) und Enterprise-Service-Management (ESM), eine immer größere Rolle. Für ein wirksames IT-Servicemanagement ist ein klarer Projektmanagementprozess unerlässlich. Zudem ist es von zentraler Bedeutung, potenzielle kritische Entwicklungen in Projekten rechtzeitig zu identifizieren.

 

Problemzonen: Warum PM-Tools oft nicht den Erwartungen entsprechen

In der Geschäftswelt von heute kann die richtige Wahl und Implementierung eines Projektmanagement-Tools maßgeblich über den Erfolg entscheiden. Dennoch stoßen viele Unternehmen auf Hürden, wenn sie versuchen, die optimale Software für ihre Projekte zu finden und effektiv zu nutzen. Eines der Hauptprobleme ist die system- und abteilungsübergreifende Kommunikation hinsichtlich der Koordination der Aufgaben. Denn einige PM-Tools können nicht nahtlos mit einem ITSM-System interagieren. Das führt dazu, dass diese Informationen manuell übertragen werden müssen. Dies ist jedoch fehleranfällig und kostet Zeit.

Es ist auch bemerkenswert, dass trotz umfangreicher Funktionen in vielen dieser Tools nur ein Bruchteil davon tatsächlich genutzt wird. Dies könnte entweder auf eine zu große Komplexität des Tools oder eine unzureichende Schulung der Nutzer hindeuten.

Des Weiteren wird das Projektmanagement häufig getrennt vom Service Desk in verschiedenen Systemen dargestellt. Diese Trennung kann die Abstimmung der Prozesse erheblich erschweren, weshalb eine nahtlose Kommunikation zwischen den beiden essenziell ist.

Feedback von Endbenutzern, vor allem bei erhöhten Serviceanfragen oder Störungen, kann IT-Projekte maßgeblich beeinflussen. Daher ist es von großer Bedeutung, solches Feedback unmittelbar und wirksam in die Projektplanung und Umsetzung einzubeziehen.

Abschließend sollte man die Bedeutung eines Projektmanagements für das Change Management nicht vernachlässigen. Jede noch so kleine Änderung erfordert eine gründliche Planung und Dokumentation. Was es dafür braucht, ist vor allem ein standarisiertes Vorgehen mit vorgefertigten Projekttemplates. Mit einer integrierten Projektmanagement-Lösung im ESM können Firmen gewährleisten, dass alle Prozesse ordnungsgemäß ablaufen und dokumentiert werden, wodurch das Projekt insgesamt erfolgreicher wird.

Warum Drittanbieter-Tools ineffizient sind

Im vorherigen Abschnitt haben wir die vielfältigen Herausforderungen beleuchtet, die bei der Wahl und Implementierung von Projektmanagement-Tools auftreten können. Ein weiteres Problem stellt der Einsatz von Drittanbieter-Tools dar.

Diese können oft ineffizient sein, da sie eine händische Datenpflege und -übertragung erfordern, insbesondere wenn Projekte Daten im ESM-System nutzen oder reflektieren. Solche Prozesse sind nicht nur fehleranfällig, sondern verbrauchen auch wertvolle Ressourcen, die stattdessen besser direkt im Projekt eingesetzt werden könnten.

Aber was ist die Alternative zu diesen Drittanbieter-Tools? Die Lösung: Projektmanagement in der Matrix42 Digital Workspace Plattform

Die Matrix42 Digital Workspace Platform (DWP) bietet mit exakt auf das System abgestimmten Projektmanagement-Tools, wie beispielsweise dem Labtagon Projektmanagement für Matrix42, nicht nur die bewährten Methoden des klassischen Projektmanagements, sondern vereint damit auch die Anforderungen des agilen Projektmanagements. Das Ergebnis ist eine intuitiv gestaltete Oberfläche, die den Benutzern eine vertraute Arbeitsumgebung bietet. Anstatt sich mit dem Wechsel zwischen verschiedenen Systemen oder Tools herumzuschlagen, können Benutzer ihre Projekte direkt innerhalb dieser Plattform erstellen und verwalten, wodurch ein nahtloser Workflow ermöglicht wird.

Ein besonderes Merkmal dieser Plattform sind Dashboards. Diese bieten den Benutzern eine klare Sicht auf sämtliche kritische Aspekte eines Projekts: Ob es sich um anstehende Termine, wichtige Meilensteine oder andere entscheidende Faktoren handelt, alles wird auf einen Blick sichtbar. Dies trägt nicht nur dazu bei, den Fortschritt zu überwachen, sondern ermöglicht auch eine frühzeitige Identifizierung von potenziellen Problembereichen.

Das wichtigste Merkmal des Projektmanagements für die Matrix42 DWP ist ihre Anpassungsfähigkeit. Mit verschiedenen Projektansichten, wie dem Grid, dem Kanban Board und dem Gantt Diagramm, können Benutzer die Projektansicht wählen, die am besten zu ihrem spezifischen Arbeitsstil und den Anforderungen des Projekts passt. Dadurch wird sichergestellt, dass Teams und Einzelpersonen ihre Arbeit in einer Art und Weise organisieren können, die für sie am sinnvollsten ist.

Doch jetzt stellt sich natürlich die Frage, wie diese Eigenschaften in der Praxis eingesetzt werden können. Es ist nicht nur eine Frage der Anpassungsfähigkeit, sondern auch der praktischen Anwendung und Vereinigung verschiedener Ansätze im Projektmanagement.

Vereinigung von klassischem und agilem Projektmanagement

Das Projektmanagement-Tool stellt genau diese Kombination bereit, in der Modelle für eine Vielzahl von Projektszenarien vereint werden. Dies ermöglicht es Teams, Projekte auf unterschiedliche Weise zu organisieren, je nach den spezifischen Anforderungen und Herausforderungen. Das Resultat sind klare Vorteile, insbesondere in Bezug auf Zeiteffizienz und Datenaktualität, die durch die enge Integration mit dem Service Desk der Matrix42 DWP erzielt werden. Doch wie gelingt die Integration in bestehende, komplexe Systeme?

Integration und Interoperabilität im Fokus

Die Antwort darauf liegt in der Interoperabilität. In unserer heutigen digitalen Landschaft ist es unerlässlich, dass Systeme reibungslos miteinander interagieren können. Ein solches Maß an Interaktion und Kompatibilität gewährleistet nicht nur eine effiziente Nutzung der Ressourcen, sondern minimiert auch potenzielle Störungen und Fehlerquellen.

Einer der zentralen Gründe für die Notwendigkeit einer integrierten Projektmanagement-Lösung innerhalb eines ITSM oder ESM-Tools liegt in der Frage der Interoperabilität. Systeme, die miteinander arbeiten können, sparen nicht nur Zeit, sondern auch wertvolle Ressourcen.

In komplexen IT-Umgebungen, in denen mehrere Systeme gleichzeitig betrieben werden, können Inkompatibilitäten zwischen diesen Systemen eine echte Herausforderung darstellen. Die Nutzung einer integrierten Lösung reduziert nicht nur den Aufwand für die Pflege von Schnittstellen, sondern auch die Fehleranfälligkeit.

Doch diese Integration reicht nicht alleine aus, wenn die Daten, auf die wir zugreifen, nicht aktuell sind.

Die Relevanz von Echtzeitdaten

Hier wird die Bedeutung von Echtzeitdaten deutlich. Die Fähigkeit, Informationen in Echtzeit abzurufen und darauf zu reagieren, ist von unschätzbarem Wert, besonders in dynamischen Projektumgebungen. Ein solches Maß an Aktualität und Transparenz versetzt Teams in die Lage, vorausschauend und zielgerichtet zu agieren, wodurch die Qualität der Projektumsetzung entscheidend verbessert wird. Echtzeitdaten können einen entscheidenden Einfluss auf den Erfolg oder Misserfolg eines Projekts haben.

Durch die Verwendung von Echtzeitdaten kann das Projektteam proaktiv handeln und nicht nur reaktiv auf entstehende Probleme reagieren. Dies ermöglicht es, mögliche Stolpersteine oder Engpässe frühzeitig zu erkennen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, bevor sie zu echten Problemen werden.

User Experience und Akzeptanz

Die Benutzerakzeptanz ist oft ein unterschätzter, aber kritischer Faktor für den Erfolg von IT-Tools. Ein Tool, das intuitiv und benutzerfreundlich ist, wird eher akzeptiert und genutzt als eines, das kompliziert und schwer verständlich ist.

Die Integration des Projektmanagements in die Matrix42 DWP stellt sicher, dass Benutzer nicht zwischen verschiedenen Tools wechseln müssen. Dies fördert nicht nur die Produktivität, sondern auch die Zufriedenheit der Benutzer, da sie in einer vertrauten Umgebung arbeiten können. Das bringt uns zu einem anderen wichtigen Aspekt: der Fähigkeit eines Tools, sich an verändernde Geschäftsanforderungen anzupassen.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist Flexibilität ein Muss. Unternehmen müssen in der Lage sein, sich an veränderte Bedingungen anzupassen und ihre Prozesse und Werkzeuge entsprechend zu modifizieren.

Wie bereits erwähnt, bietet das Projektmanagement-Tool sowohl klassische als auch agile Projektmanagement-Methoden. Dies gibt Unternehmen die Freiheit, die für sie am besten geeignete Methode auszuwählen oder sogar eine Kombination aus beiden zu verwenden, je nach Bedarf. Aber selbst das beste Tool ist nutzlos, wenn es nicht die Kollaboration zwischen den Teammitgliedern unterstützt und fördert.

Kollaboration und Teamarbeit

Projektmanagement ist nicht nur eine Frage der richtigen Tools, sondern auch der Menschen, die diese Tools nutzen. Die Förderung von Kollaboration und Teamarbeit ist daher entscheidend.

Ein integriertes Tool wie die Matrix42 DWP ermöglicht es Teams, in einer einheitlichen Umgebung zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Dies verhindert Informationsverlust und fördert die Zusammenarbeit im Team.

Fazit

Die Digitalisierung des Projektmanagements und die Integration in Plattformen wie Matrix42 DWP sind nicht nur notwendig, sondern auch von unschätzbarem Wert für Unternehmen, die nach Effizienz und Präzision in ihren Projekten suchen. Mit dem richtigen Tool an ihrer Seite können sie sicherstellen, dass sie immer einen Schritt voraus sind und ihre Projekte zum Erfolg führen.

Sven Mawby, Head of Software Solutions & DevOps Architect, Labtagon GmbH

https://www.labtagon.com/

https://marketplace.matrix42.com/de/produkt/sharepoint-activities-fur-matrix42/