Lange Zeit war die Auslagerung der Entgeltabrechnung nur für Konzerne und Global Player interessant. Doch gerade kleine und mittlere Betriebe können massiv vom hohen Automatisierungsgrad und der Expertise eines Dienstleisters profitieren. So können komplexe Personalaufgaben zeitsparender, akkurater und schneller ausgeführt werden. Dadurch fallen die Abrechnungskosten pro Mitarbeiter wesentlich niedriger aus als bei der internen Abwicklung. Dieses riesige Einsparpotenzial bringt viele Vorteile mit sich.
- Haftungssicherheit und Risikoauslagerung
Das wichtigste bei der Auslagerung der Entgeltabrechnung ist die Verlagerung des eigenen unternehmerischen Risikos bei gleichzeitiger Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen und Verordnungen hinsichtlich der Lohnabrechnung der Mitarbeiter. In diesem Bereich gibt es unzählige Regelungen und Vorgaben, die zwingend einzuhalten sind. Andernfalls drohen empfindliche Strafzahlungen. Spezialisierte HR-Dienstleister garantieren die Einhaltung aller aktuellen Bestimmungen zur Lohn- und Gehaltabrechnung, und berücksichtigen darüber hinaus alle relevanten Steuer- und Arbeitsvorschriften, Regelungen zu Tarifverträgen sowie individuelle Betriebsvereinbarungen. Selbst kommende Änderungen in der Gesetzgebung werden automatisch eingepflegt und berücksichtigt. - Mehr Zeit für das Kerngeschäft
In vielen kleinen Unternehmen wird die Abwicklung der Entgeltabrechnung oft nebenbei durch einen Mitarbeiter im Backoffice oder vom Chef selbst erledigt. Überwiegend handelt es sich hier um keinen voll ausgebildeten Entgeltabrechner, sondern um jemanden, der dieses »nebenbei« mit abwickelt. Statt sich mit aufwendigen administrativen Routinetätigkeiten herumzuplagen, bleibt bei einer Auslagerung der Entgeltabrechnung mehr Zeit, sich zum Beispiel um die Kundenkommunikation oder den Vertrieb zu kümmern. - Wachstum durch Flexibilität
Für wachstumsorientierte Unternehmen ist es eine enorme Herausforderung, parallel zum Tagesgeschäft die erforderlichen Verwaltungsstrukturen mit aufzubauen. Gerade in der Lohnbuchhaltung muss bei steigender Mitarbeiterzahl fachlich und technisch aufgerüstet werden. Bei einer Partnerschaft mit einem HR-Dienstleister ist rasantes Wachstum hingegen risikolos. Neue Märkte und neue Geschäftsfelder können bei einer ausgelagerten Entgeltabrechnung simpel und kosteneffizient hinzugefügt werden. Organisches und anorganisches Wachstum wie z. B. Zukäufe, sind komfortabel umsetzbar – ohne unvorhergesehene Mehrkosten. - Kosten optimieren und senken
Bei der eigenen Abwicklung der Entgeltabrechnung fallen erhebliche Kosten an, die das Betriebsergebnis gerade von kleinen Unternehmen enorm schmälern. Die Auslagerung der Entgeltabrechnung wirkt dabei in mehrfacher Hinsicht kostenoptimierend.
Einerseits werden Kosten gespart, da HR-Dienstleister oft nur eine günstige Servicepauschale inklusive Nebenkosten berechnen, die sich auf die Abrechnungsfallanzahl bezieht. Dadurch entfallen Investitionen in Hard- und Software. Auch die Pflege- und Wartungskosten des Systems sind überflüssig, da diese genauso wie Updates und Releasewechsel bereits in der Servicepauschale enthalten sind. Somit verwandeln sich fixe in variable Kosten. Andererseits kann Geld gespart werden, da der HR-Dienstleister sich um alle abrechnungsrelevanten Tätigkeiten kümmert. Das nötige Fachwissen und die Expertise sind hier gebündelt. Dadurch entfallen Nebenkosten für die Bereitstellung von entgeltabrechnungsrelevanten Systemschulungen sowie vorgeschriebene Fort- und Weiterbildungsseminare. - Ausfallrisiko minimieren
Die Entgeltabrechnung wird in kleinen Unternehmen oftmals von einem Mitarbeiter erledigt. Fällt dieser aus oder kündigt unerwartet, kommt es zu ungeahnten Engpässen. Im schlimmsten Fall kommt es zu Verzögerungen bei den Gehaltsüberweisungen. Dadurch können unangenehme Dominoeffekte auftreten, wie die plötzliche Fluktuation durch Kündigungen. Das ist nicht nur unangenehm, sondern spricht sich auch schnell herum. Mit einem HR-Dienstleister ist dieses Szenario ausgeschlossen, da ausgeklügelte Disaster-Recovery-Szenarien vorhanden sind. Eine pünktliche und akkurate Überweisung der Gehälter ist zu jeder Zeit gewährleistet. - Modulare Erweiterbarkeit wichtiger HR-Tools
Gerade kleine und mittelständische Unternehmen müssen mit vielen Medienbrüchen innerhalb Ihres Unternehmens kämpfen. Nehmen wir beispielsweise die Daten der Mitarbeiterarbeitszeit, die oftmals in separaten Systemen oder in komplexen Excel-Listen gepflegt werden. Diese Daten werden dann händisch in das Entgeltabrechnungssystem übertragen. HR-Dienstleister hingegen bieten umfängliche integrierte Servicetools wie Zeitwirtschaft, Reisekostenadministration, Personaleinsatzplanung oder HR-Dokumentenmanagement inklusive der E-Akte und dem E-Payslip und machen wiederholte Dateneingaben überflüssig. - Grenzenlose Erweiterbarkeit
Folglich profitieren gerade kleine Unternehmen von der Auslagerung ihrer Entgeltabrechnung und das über Grenzen hinweg. Wird die Entgeltabrechnung weiterhin durch einzelne Mitarbeiter oder durch den Chef selbst im »Nebenberuf« abgewickelt – geht dies zulasten wichtigerer Aufgaben. Beim Outsourcing der Abrechnung entstehen beachtliche betriebswirtschaftliche Skaleneffekte. Ein Spezialist bearbeitet den Job nicht nur schneller, sondern darüber hinaus auch noch absolut rechtssicher und das überall auf der Welt.
Tobias W. Goers, Vertriebsleiter KMU HR Solutions der ADP Employer Services GmbH
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