Der Bundesgerichtshof hat klargestellt, dass im unternehmerischen Geschäftsverkehr eine E-Mail als zugestellt gilt, sobald sie auf dem Mailserver des Empfängers bereitgestellt wird – auch im Spam- und Quarantäne-Ordner. Werden E-Mails dort übersehen, drohen erhebliche wirtschaftliche Schäden.
In dem Urteil (AZ. VII ZR 895721) hat der Bundesgerichtshof (BGH) klargestellt, wann eine E-Mail im unternehmerischen Geschäftsverkehr als zugegangen gilt. Der BGH entschied, dass E-Mails, die innerhalb der üblichen Geschäftszeiten auf dem Mailserver des Empfängers zum Abruf bereitgestellt werden, dem Empfänger grundsätzlich in diesem Zeitpunkt als zugestellt gelten. Das schließt selbstverständlich auch Spam- und Quarantäne-Ordner ein. Auf einen tatsächlichen Abruf der E-Mail oder eine Kenntnisnahme komme es nicht an, so der BGH. Folglich werden auch solche E-Mails, die in besagten Ordnern vergessen oder nicht gefunden werden, juristisch als zugestellt angesehen.
Der konkrete Fall
Gegenstand des oben genannten Verfahrens war im Kern die Frage, wann ein per E-Mail versandtes Vergleichsangebot rechtswirksam zugegangen ist. Das BGH bestätigte, dass ein per E-Mails gesendetes Schreiben mit dem Zeitpunkt der erfolgreichen Zustellung der E-Mail rechtswirksam ist. In der Begründung schließt sich das Gericht der herrschenden Meinung an, wonach eine E-Mail im geschäftlichen Verkehr dann dem Empfänger zugehe, wenn sie abrufbereit in seinem elektronischen Postfach – also auch in etwaigen Spam- oder Quarantäne-Ordnern – eingegangen sei. Auf die tatsächliche Kenntnisnahme durch den Empfänger komme es dabei nicht an.
Spam- und Quarantäneordner sind ein Risiko
Da der Absender keinerlei Kontrolle darüber hat, ob beziehungsweise welchen Spam-Schutz der Empfänger einsetzt, liegt es ausschließlich in der Verantwortung des Empfängers, sich um die Überprüfung der Spam- und Quarantäneordner zu kümmern. Tut er dies nicht in ausreichendem Maße, drohen unangenehme Folgen.
Dass E-Mails im Spam-Ordner rechtliche Wirkung entfalten können, zeigt auch ein Fall aus Österreich: Der Oberste Gerichtshof Österreichs (OGH) hat in einer aktuellen Entscheidung (3 Ob 224/18i) festgehalten, dass der Spam-Ordner überprüft werden muss und rechtlich relevante Unterlagen auch dann als empfangen gelten, wenn sie im Spam-Ordner landen.
Nutzende und IT-Verantwortliche in Unternehmen und anderen Organisationen stellen sich daher zu Recht die Frage, was eine Mail-Security-Lösung bringt, die Spam und potentielle Malware nur in entsprechende Ordner verlagert, wenn diese doch täglich bearbeitet und kontrolliert werden müssen.
Die Lösung: Spam- und Malware-Schutz ohne Spam- und Quarantäne-Ordner
Abwehren statt sortieren – das war schon immer die Leitidee hinter der Mail-Security-Suite NoSpamProxy des Paderborner Unternehmens Net at Work. Die Lösung arbeitet völlig ohne Spam- und Quarantäneordner. Als einzige Lösung am Markt wehrt NoSpamProxy E-Mails mit Spam oder Malware bereits am Gateway ab, so dass diese E-Mails gar nicht erst angenommen werden. Mit anderen Worten: Diese E-Mails sowie auch geschäftsrelevante, die versehentlich als Spam eingestuft werden und als »False Positives« bezeichnet werden – gelangen gar nicht in den Kontrollbereich des Empfängers, werden also nicht zugestellt und können somit keine rechtliche Wirkung entfalten.
Wird eine E-Mail nicht angenommen, sorgt NoSpamProxy dafür, dass der Absender über die verhinderte Zustellung informiert wird. Damit ist NoSpamProxy eines der wenigen Produkte auf dem Markt, die volle Konformität mit dem anspruchsvollen deutschen Recht bieten (insbesondere gemäß §206 StGB, §88 Telekommunikationsgesetz).
Zur Vermeidung von E-Mails, die fälschlicherweise abgewiesen werden, arbeitet NoSpamProxy mit selbstlernenden Allowlists auf der Basis eines einzigartigen Level-of-Trust-Ansatzes. Damit lernt das System ständig auf der Basis zahlreicher Reputationsindikatoren über gewünschte Kommunikationsbeziehungen dazu.
Der Verzicht auf Spam- und Quarantäne-Ordner ist nicht nur aus rechtlicher Sicht mehr als sinnvoll. Auch die Nutzenden sparen erhebliche Aufwände für die Kontrolle ihrer Spam-Ordner ein.
Stefan Cink, Business Unit Manager NoSpamProxy