Illustration Absmeier foto freepik

Die Digitalisierung hat die Geschäftswelt grundlegend verändert. Täglich entstehen in Unternehmen enorme Mengen an Informationen. Doch laut dem internationalen Marktforschungs- und Beratungsunternehmen IDC sind bis zu 90 Prozent dieser Daten unstrukturiert. Dadurch sind sie faktisch wertlos für Prozesse, Entscheidungen oder künstliche Intelligenz. ABBYY erörtert, warum Unternehmen 80 Prozent ihres Dokumentenwissens ungenutzt lassen und wie intelligente Analyse neue Potenziale erschließt.

Unerschlossene Informationsquellen hemmen Fortschritt

Verträge, Rechnungen, Berichte, E-Mails oder handschriftliche Notizen enthalten wertvolles Wissen. Trotzdem werden diese Dokumente bislang nur in Einzelfällen systematisch ausgewertet. Gerade einmal rund 20 Prozent der Inhalte fließen tatsächlich in operative Entscheidungen, Automatisierungen oder strategische Projekte ein. Damit gehen nicht nur Effizienzpotenziale verloren, sondern auch wichtige Wettbewerbsvorteile. Denn Unternehmen können dadurch ihre Abläufe nicht optimal steuern und reagieren langsamer auf Marktveränderungen.

Ein zentrales Problem liegt in der Struktur der Daten. Die meisten Dokumente liegen in schwer verwertbaren Formaten wie PDFs, Scans oder Bilddateien vor und sind über verschiedene Systeme verteilt. Diese Fragmentierung behindert eine konsistente Auswertung. Fehlende Analysetools verschärfen das Problem zusätzlich.

Daten als strategischen Wert erkennen

Ein weiterer Stolperstein ist kultureller Natur. Dokumenteninformationen werden oft nicht als strategisches Asset wahrgenommen. Stattdessen bleiben sie auf Verwaltungs- oder Rechtsbereiche beschränkt und spielen in der übergreifenden Datenstrategie kaum eine Rolle. Ohne eine klare Governance fehlen Regeln und Zuständigkeiten für Sicherheit, Nutzung und Verwaltung.

Die Auswirkungen reichen weit über reine Speicherkosten hinaus. Mitarbeitende verlieren täglich wertvolle Zeit, weil sie Dokumente mühsam suchen oder Informationen mehrfach aufbereiten müssen. Das senkt die Produktivität und erhöht das Fehlerrisiko. Auch die Einhaltung von Datenschutzgesetzen wie der DSGVO oder regulatorischer Rahmenwerke wie dem AI Act kann ohne funktionierende Dokumentensteuerung gefährdet sein.

Document Intelligence als Schlüssel zur Innovation

Gerade auf strategischer Ebene entstehen für Unternehmen erhebliche Kosten. Wenn die Datenbasis für Künstliche Intelligenz, prädiktive Analysen oder Digitalisierungsprojekte fehlt, bleiben zentrale Chancen für Fortschritt und Wachstum ungenutzt. Diese fehlende Sichtbarkeit verhindert die schnelle Anpassung an neue Anforderungen.

»Document Intelligence muss als Teil der gesamten Datenstrategie verstanden werden, um ihr Potenzial wirklich auszuschöpfen«, erklärt Maxime Vermeir, Senior Director of AI Strategy beim Softwareanbieter ABBYY. »Technologien wie intelligente OCR (Optical Character Recognition), Natural Language Processing oder Prozessautomatisierung (RPA, IDP) ermöglichen schon heute, unstrukturierte Informationen zuverlässig und sicher zu erschließen. Damit können Unternehmen ihre Prozesse beschleunigen, Risiken senken und nachhaltige Wettbewerbsvorteile erreichen.«

Gleichzeitig braucht es mehr als Technik. Mitarbeitende müssen geschult und sensibilisiert werden, um eine agile, skalierbare und inklusive Dokumentensteuerung zu etablieren. Nur so kann dokumentenbasiertes Wissen dauerhaft verfügbar und gewinnbringend genutzt werden.

Weichen für die Zukunft stellen

Schon die konsequente Nutzung von 30 bis 40 Prozent der vorhandenen Dokumente könnte spürbare Fortschritte bei Effizienz, Anpassungsfähigkeit und regulatorischer Sicherheit bringen. Document Intelligence entwickelt sich damit zu einem unverzichtbaren Baustein für die innovativen und widerstandsfähigen Unternehmen von morgen. Wer seine Datenreserven systematisch erschließt, stärkt nicht nur die eigene Wettbewerbsposition, sondern schafft auch die Grundlage für nachhaltigen digitalen Erfolg.

3074 Artikel zu „Dokument Daten“

News | Business | Lösungen | Ausgabe 11-12-2022

Dokumentenmanagementsysteme im Fokus – Datenmanagement oft vernachlässigt

1. Dezember 2022

Immobilienunternehmen haben erhebliche Lücken was das Management ihrer Daten und Dokumente angeht, so das Fazit einer Analyse des IT-Unternehmens docunite. Erschwerend kommt hinzu, dass die Immobilienbranche in Sachen Digitalisierung lange nicht so gut aufgestellt ist, wie andere Branchen. Nach rund zehn erfolgsverwöhnten Jahren schlittert der Immobiliensektor erstmals in eine echte Krise: Effizienzsteigerung in den Prozessen ist angesagt. Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements bietet für diese Herausforderungen einen zentralen Lösungsansatz.