In Zeiten des digitalen Wandels hält eine Fülle an Technologien im Büro Einkehr, die den Arbeitsalltag effizienter gestalten sollen. Doch nicht alle technischen Anwendungen sind auf den ersten Blick verständlich und ohne Vorwissen zu nutzen – mit folgeschweren Konsequenzen, wie eine aktuelle Studie des Büroexperten Sharp Business Systems in Zusammenarbeit mit dem Marktforschungsinstitut Censuswide ergab [1]. Demnach meiden viele Büroangestellte komplizierte Technik und – schlimmer noch – dichten ihr teilweise sogar einen Defekt an, um sie nicht weiter nutzen zu müssen. Produktives Arbeiten? Mitnichten.
Schummeln statt Einarbeitung: Jeder Dritte gibt den Defekt eines Gerätes vor
Alltagsszenario im Büro: Eine Konferenz findet mit Teilnehmern an verschiedenen Standorten statt, Dokumente und Bildschirme müssen untereinander geteilt werden. Da macht sich schon einmal Panik breit: Wie funktioniert das noch gleich? Gerade einmal 26 Prozent der befragten Büroangestellten wüssten sich selbst zu helfen und beherrschen die Technik. Mehr als ein Drittel (35 Prozent) ziehen es vor, das Problem ganz grundsätzlich zu umgehen und die komplizierte Bürotechnik einfach nicht zu nutzen. 40 Prozent der Befragten verwenden lieber eigene Geräte, wie Smartphones oder Laptops im Büro, weil es dabei keiner neuen Einarbeitung bedarf. Und sogar jeder dritte Befragte (37 Prozent) gibt vor, ein Gerät sei defekt, nur, um es nicht weiter verwenden zu müssen.
Informationsaustausch unter Kollegen? 41 Prozent könnten mitteilungsbedürftiger sein
Rund die Hälfte aller Befragten (52 Prozent) ist überzeugt, dass sie produktiver arbeiten würden, wenn bessere Technologien zur Verfügung stünden. Weitere 41 Prozent räumen ein, dass sie dem Austausch mit Kollegen anderer Abteilungen mehr Priorität einräumen würden, wären nur die technischen Hürden nicht so hoch. Neben mangelndem Informationsaustausch leidet ganz eindeutig die Produktivität unter dem Technik-Chaos.
Auf den Digitalisierungs-Zug aufspringen! Aber wie?
»Wenn wir auf den Digitalisierungs-Zug aufspringen wollen, müssen wir drei entscheidende Dinge beachten: Erstens: Auf die Mitarbeiter hören. Wenn Technik nicht sinnvoll und umfassend genutzt wird, ist sie offenbar erklärungsbedürftig. Zweitens: Weiterbildungen anbieten. Gerade in Zeiten der Digitalisierung haben sich die Mitarbeiter einer Vielzahl von neuen Technologien zu stellen. Durch Weiterbildungen und lebenslanges Lernen kann ihnen jedoch die Scheu vor der Nutzung genommen werden. Und drittens: Weniger ist manchmal mehr. Bedienungsanleitungen sollten keine Doktorarbeit sein. Die Technik, die wir jeden Tag im Büro nutzen, muss intuitiv sein und uns den Arbeitsalltag effizienter machen und darf uns nicht zusätzlich einen großen Aufwand bereiten«, so Professor Dr. Sascha Stowasser, Direktor des Instituts für angewandte Arbeitswissenschaft e.V.
»Bestenfalls sind die Technologien des Büroalltags selbsterklärend und es bedarf keiner weiterführenden Erläuterungen oder gar Trainings«, ergänzt Alexander Hermann, Vice President bei Sharp Information Systems Europe. »Lösungen müssen so konzipiert sein, dass die einfache Handhabung durch den Nutzer im Vordergrund steht. Unternehmen können es sich einfach nicht leisten, derart viel produktives Potenzial zu verschenken.«
[1] Die Ergebnisse sind Teil der Studie »IT-Zufriedenheit in europäischen Unternehmen«: Befragung von 6.045 Bürokräften in 9 Ländern: Frankreich, Deutschland, UK, Italien, Schweden, Polen, Niederlande, Tschechien, Ungarn; davon 1.015 in Deutschland. Weitere Informationen zur europaweiten Studie: www.sharp.de/Unlock