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Eine EU-Initiative (ViDA) sowie ein Gesetzesentwurf des BMF weisen den Weg: Derzeit wird in Deutschland intensiv über ein flächendeckendes E-Invoicing im B2B ab 2025 diskutiert. Softwarehersteller xSuite bietet die Technologie zur automatisierten Rechnungseingangsbearbeitung – seit kurzem auch auf der SAP Business Technology Platform.

Wenn viele Unternehmen ihre Rechnungen inzwischen lieber per PDF/E-Mail schicken, hat das auch damit zu tun, dass im B2B-Geschäft die Empfänger immer häufiger auf die Zustellung per Briefpost verzichten wollen und einen elektronischen Rechnungsempfang einfordern. Dann aber hat man es noch nicht mit richtigem E-Invoicing zu tun. Dies besteht vielmehr darin, elektronische Rechnungen in einem strukturierten XML-Datenformat (z.B. XRechnung) auszustellen, zu übermitteln und so zuzustellen, dass der Empfänger sie automatisiert und digital annehmen sowie verarbeiten kann. 

Gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU ist elektronischer Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Hand in Deutschland seit einiger Zeit möglich und wird vom Bund und ersten Ländern sogar verlangt. Mit ViDA (VAT in the Digital Age) würde gleiches dann für das grenzüberschreitende B2B-Geschäft innerhalb der EU gelten. Im Kern geht es bei ViDA um eine Modernisierung der bisherigen Umsatzsteuer-Richtlinie, mit der künftig transnationale Hürden wie die lokale Mehrwertsteuer-Registrierung überwunden werden sollen. Möglich ist dies aber nur über eine EU-weite Pflicht zum transaktionsbasierten E-Invoicing in einem einheitlichen Standard. Deshalb lässt sich die Richtlinie als lupenreiner Entwurf zur Umsetzung einer E-Rechnungspflicht lesen. 

Software für E-Invoicing

Um Eingangsrechnungen automatisiert empfangen und verarbeiten zu können, gibt es geeignete Software auf dem Markt. Sie liest die Rechnungsinhalte aus und transferiert die relevanten Informationen automatisch in die entsprechenden Felder des ERP-, Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssystems. So minimieren sich Fehler, da wiederkehrende Routineaufgaben im Rechnungswesen wie manuelle Datenerfassung entfallen. Bis zu 60 Prozent schnellere Durchlaufzeiten lassen sich bei einer elektronischen, automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung erzielen. 

Mit standardisierten Prozessen in die Cloud

Der Hersteller xSuite ist Spezialist für die Eingangsrechnungsverarbeitung und hat im Frühjahr 2023 einen standardisierten Out-of-the-Box Rechnungsworkflow auf Basis der SAP Business Technology Platform (BTP) vorgestellt. Das Kernprodukt »xSuite Invoice« wurde dafür um einen komplett neuen Cloud-native Technologie-Stack erweitert. In dieser Lösung vereinen sich nun umfangreiche Prozess-Expertise im Bestell- und Rechnungsprozess von xSuite mit innovativer Technologie, optimal auf die Bedürfnisse von SAP-Anwenderunternehmen abgestimmt.

Der Gang in die Cloud wird damit vereinfacht und CIOs können ihre Cloud-First-Strategie umsetzen. Denn standardisierte Prozesse und Systeme sorgen für den gewünschten Clean Core und bieten Fachabteilungen die Tools, die sie kennen und benötigen, wie eben einen Rechnungsworkflow.

Jan Schulze, Head of Product Management bei der xSuite Group, sagt dazu: »Viele Unternehmen verfolgen eine solche Clean-Core-Strategie. Dies ist oft eine Reise von On-Premises-Systemen über die Private bis zur Public Cloud. Unsere Lösung sorgt hier für Unabhängigkeit: Wenn es um die Eingangsrechnungsverarbeitung geht, deckt der Workflow alles ab. Das macht unsere Kunden zukunftsfähig.« Für sehr viele SAP-Kunden nämlich steht die Umstellung auf SAP S/4HANA noch an, und damit eine Entscheidung über das Betriebsmodell. Die xSuite-Lösung auf der BTP eignet sich für alle Varianten: SAP S/4HANA Cloud Public Edition, Cloud Private Edition und für On-Premises-Installationen. Dies erleichtert SAP-Anwenderunternehmen den Umstieg, denn die xSuite-Lösung bietet hier größtmögliche Flexibilität. 

Dina Haack,
Head of Marketing,
xSuite Group GmbH

xSuite ist Softwarehersteller von Anwendungen für dokumentenbasierte Prozesse und stellt weltweit standardisierte, digitale Lösungen bereit, die ein einfaches, sicheres und schnelles Arbeiten ermöglichen. Die Automatisierung wichtiger Arbeitsprozesse in Verbindung mit einem durchgängigen Dokumentenmanagement stehen im Mittelpunkt. Kernkompetenz ist die Eingangsrechnungsverarbeitung innerhalb von SAP für den Mittelstand, Konzerne und öffentliche Auftraggeber. Ergänzt wird dies durch Anwendungen für Einkaufs- und Auftragsprozesse sowie Archivierung. Die Software wird in der Cloud, on-premises oder hybrid betrieben. xSuite liefert alles aus einer Hand (Softwarekomponenten und Dienstleistungen). Regelmäßige SAP-Zertifizierungen bestätigen den hohen Qualitätsstandard. Sie gelten für verschiedene Lösungen und Einsatzumgebungen von SAP. Mit xSuite werden pro Jahr mehr als 80 Millionen Dokumente verarbeitet. Über 300.000 User nutzen die Software.