Eine Studie unter 1475 Führungskräften weltweit zeigt, dass im Durchschnitt rund 35 Prozent der Ausgaben für digitale Transformation (DX) die Erwartungen nicht erfüllen . Was tun? Christian Scheuring, Senior CSM, WalkMe Germany, über die Vorteile von Digital-Adoption-Plattformen.

 

Die wirtschaftliche Stagnation in Deutschland könnte noch weiter anhalten: Nach Einschätzung des Internationalen Währungsfonds (IWF) zeichnet sich 2023 ein Minus von 0,3 Prozent der Wirtschaftsleistung im Vergleich zum Vorjahr ab . Dazu kommen geopolitische Spannungen, höhere Kapitalkosten, teure Energie, grassierende Personalengpässe und eine Verschlechterung des Verbraucherklimas. Unter diesen Rahmenbedingungen sehen sich Unternehmen gezwungen, ihre Strategien zur Produktivitätssteigerung überdenken. Dabei steht die digitale Transformation (DX) zur Produktivitätssteigerung schon lange ganz oben auf der To-do-Liste.

Allerdings führen IT-Initiativen oft nicht zu den erwarteten Ergebnissen: Das kann viele Gründe haben. In der Praxis ist die Umsetzung digitaler Strategien meist komplexer als erwartet, u. a., wenn Mitarbeiter aufgrund von mangelnder Kommunikation oder Change Management nur halbherzig dabei sind. Die Gefahr besteht, dass kostspielige Investitionen brachliegen, während das Unternehmen auf erheblichen ungenutzten digitalen Kapazitäten – und Lizenzkosten – sitzt und der Wettbewerbsnachteil zunimmt. Was tun, um diese Situation zu vermeiden?

 

Meilenstein digitaler Wandel.

Letztes Jahr gaben Unternehmen weltweit 1,6 Billionen Dollar für digitale Transformation (DX) aus; im Jahr 2026 könnten sich die jährlichen DX-Ausgaben auf rund 3,4 Billionen Dollar belaufen . Zum Vergleich: Diese Summe entspricht knapp 80 Prozent des heutigen deutschen Bruttosozialprodukts. Dieser branchenübergreifende Trend beschleunigt sich aktuell. Er prägt Arbeitsprozesse, Geschäftsmodelle und Organisationsstrukturen. Die jeweils angestrebten Veränderungen sind meist tiefgreifend, und für einen reibungslosen Übergang müssen die Entscheidungsträger alle wichtigen Aspekte einer digital ausgerichteten Umgebung in Einklang bringen: IT-Anwendungen, Prozesse und Menschen.

 

Stolperstein digitale Akzeptanz.

Das ist leichter gesagt als getan. Eine Studie unter 1475 Führungskräften weltweit zeigt, dass im Durchschnitt rund 35 Prozent der DX-Ausgaben die Erwartungen nicht erfüllen . Zu den konjunkturellen Hürden zählen fehlendes Transformationswissen, knappe Budgets, ein negatives Geschäftsklima und ein Mangel an qualifizierten Arbeitskräften. Dazu gibt es noch strukturelle Faktoren, wie z. B. eine lückenhafte oder mangelhafte Datenqualität sowie bestehende – aber nur teilweise oder sub-optimal genutzte – Systeme, die den Digitalisierungsvorhaben den Glanz rauben.

Auch werden Mitarbeiter mit ständigen Software-Updates und neuen Funktionen konfrontiert und müssen sich täglich in einer Vielzahl von Anwendungen und Arbeitsabläufen zurechtfinden. Die daraus resultierende »Softwarefatigue« ist ein echtes Problem in der schönen neuen Welt der digitalen Transformation. Selbst die beste Software kann keine guten Ergebnisse liefern, wenn die Endnutzer sie nicht oder nur bedingt nutzen.

Umso erstaunlicher ist es, dass 64 Prozent der Unternehmen den Grad ihrer internen digitalen Akzeptanz nicht zu kennen scheinen . Sie erkennen zwar die Notwendigkeit, die digitalen Fähigkeiten ihrer Angestellten zu verbessern, verlassen sich dabei aber häufig auf veraltete Schulungsmethoden (PowerPoint-Präsentationen oder PDFs), die mit häufigen Aktualisierungen oder den veränderten Nutzeranforderungen nicht Schritt halten können.

Angestellte arbeiten in der Regel täglich mit Dutzenden von Anwendungen und verbringen wertvolle Zeit mit der Suche nach Daten und dem Wechsel von Kontexten. Nicht selten werden so IT-Abteilungen oder eh schon überlastete Fachkräfte mit Hilfeanfragen überhäuft, oder es wird Zeit damit verbracht, Rat bei Kollegen und nach Umgehungslösungen zu suchen. Bekannte Sorgenkinder dabei sind zum Beispiel Prozesse, die mangels Routine immer wieder dieselben Fragen aufwerfen, wie zum Beispiel die jährliche HR-Performance-Review oder häufig genutzte und komplexe Abläufe, in denen die Optimierung besonders große Gewinne abwirft, wie die Automatisierung von Arbeitsschritten im Vertriebsbereich.

 

DAP als Beschleuniger.

Eine »Digital Adoption Platform« (DAP) hilft zunächst beim Erlernen und Navigieren von Software. Sie wird auf andere Softwareprodukte, Anwendungen oder Websites aufgeschnallt, um Nutzer durch sanfte und relevante digitale Hinweise auf die richtige Spur zu führen. Das erhöht die digitale Akzeptanz und ermöglicht einen nachhaltigeren Gebrauch von Software.

Einfach gesagt könnte man sie mit einem Navigationsgerät vergleichen, das die Software (=Landkarte) mit KI-gestützten Kontextinformationen (Demnächst links abbiegen) anzeigt; Nutzer erhalten relevante Information zum weiteren Vorgehen direkt in der Software, beispielweise digitale Mini-Touren für neue Mitarbeiter oder Erstnutzer (Hier klicken und Gehaltskonto eintragen), einleuchtende Infos zu rätselhaften Formularen (Die Laptop-ID finden Sie auf der Unterseite des Computers) oder Pop-up-Hinweise zu dringlichen Themen (Bitte dringend Browser-Update durchführen). Allerdings ist all dies erst der Anfang: Eine DAP kann dazu die digitale Frustration reduzieren, Softwarekenntnisse ohne Extraschulungen vertiefen und damit teure Ressourcen optimal nutzen. Dabei hilft sie, das menschliche Element der Digitalisierung ernst zu nehmen.

 

Daten zeigen Sparpotenzial auf.

Auf strategischer und analytischer Ebene ermöglicht die DAP-Technologie den Entscheidungsträgern konkrete datengestützte Erkenntnisse zur Anwendung von Software im Unternehmen: Welche Applikationen werden am meisten angewandt? Wo, wie oft und wie lange? Welche Software kommt kaum zum Einsatz? Gibt es Verdoppelungen von bestimmten Funktionalitäten? Wo brechen Nutzer einen Prozess am häufigsten ab? Antworten auf diese und andere Fragen werfen ein Licht auf die digitale Akzeptanz, decken Sparpotenzial bei Lizenzen auf und helfen, maßgeschneiderte Arbeitsabläufe zu entwickeln oder bestehenden einen digitalen Feinschliff zu geben.

Wenn Organisationen es schaffen, die Balance zwischen technischem Fortschritt und der digitalen Akzeptanz der Mitarbeiter zu finden, steht dem versprochenen Mehrwert der großen Anwendungen wie Salesforce, SAP, ServiceNow oder Workday nichts mehr im Weg. Eine DAP hilft dabei, die Nutzung von Software transparenter zu machen und mit modernen, skalierbaren und unmittelbaren Kommunikations-Tools den Nutzern digital unter die Arme zu greifen.

Das ist bisher aus meiner Sicht das fehlende Puzzlestück für eine erfolgreiche Digitalisierung: Die ROI-Versprechen der neu angeschafften Softwarelösungen werden nur wahr, wenn die digitale Akzeptanz akkurat gemessen und gezielt gesteigert werden kann. So gesehen könnte sich dieses Segment schnell als Überflieger entpuppen: Bis 2030 rechnen Experten mit einer jährlichen Wachstumsrate von über 23 Prozent für den globalen DAP-Markt. Damit könnten sich die Ausgaben für digitale Plattformen in 2030 weltweit auf über 3 Milliarden belaufen (Prognose 2023: 702 Millionen Dollar) .

Als Beschleuniger der digitalen Transformation hilft eine DAP dabei, Arbeitgeber zukunftsfähig und die Versprechen der digitalen Transformation zur Realität zu machen: Sie verbessert das Mitarbeiterengagement, führt zu schnelleren Reaktionszeiten und erlaubt eine optimierte Nutzung der teuren und knappen Ressourcen. Die damit verbundene Steigerung der Produktivität kann endlich das versprochene ROI aus den funkelnden neuen Softwarepaketen herausholen, da nun auch endlich der menschliche Aspekt der Transformation effektiv adressiert werden kann.

In Anbetracht der aktuellen Wirtschaftslage dürfte dies zu zufriedeneren Mitarbeitern führen und ein willkommener Lichtblick für die Chefetage sein.

 

 

Christian Scheuring, Senior Customer Success Manager, WalkMe

 

Christian Scheuring ist Senior Customer Success Manager bei WalkME. Dort ist er für einige der größten WalkMe-Kunden in der EMEA-Region verantwortlich. Zudem fungiert er als Post-Sales-Berater und den Vertrieb und den Support unter anderem. Scheuer blickt auf eine langjährige internationale Karriere zurück, die ihn von London über Singapur zurück nach Deutschland zu WalkMe geführt hat. Seine Erfahrung umfasst die Beratung von multinationalen Unternehmen, die Implementierung von SaaS-Lösungen sowie Digital Adoption und Change Management in großen Organisationen.